Apostila, Encerramento letivo e histórico acadêmico, Ensino superior

De GWiki

Bem-vindo à GWiki da Gennera | Apostila Encerramento letivo e Histórico acadêmico: Sequencial
Nesta página você encontra informações sobre a utilização do Portal acadêmico e financeiro da Gennera,
para que possa aprimorar seus conhecimentos e utilizar o sistema com segurança.
Logo-gennera.png


Tabela de conteúdo

Metodologia

A Gennera busca, por meio das capacitações no formato assíncrono Assincrono.JPG, proporcionar flexibilidade de horário e acesso ao curso, pois aprendente e instrutor não necessitam estar ao mesmo tempo e no mesmo local físico para participarem.

Os materiais didáticos são subdivididos em módulos, visando disponibilizar de maneira mais detalhada cada um dos processos trabalhados dentro do sistema, sendo que cada módulo/apostila contém, de forma resumida, a explicação das principais funções relacionadas ao tema em estudo.

A leitura da apostila deve ser acompanhada da navegação e leitura da Wiki de cada tela aqui citada, para complementação do estudo (a ligação entre as páginas é feita nas palavras apresentadas em azul, basta clicar e ser direcionado a tela). Lá você encontrará uma descrição do funcionamento da tela, regras e dicas de utilização. Vale lembrar que a página com descrição da tela também é acessada ao clicar no botão “WIKI” disponível na própria tela, assim, você poderá acessá-la sempre que precisar.

Recomendamos para o estudo que você mantenha uma janela do navegador aberta com a apostila e outra janela com o acesso ao sistema. Desta forma, você pode entrar na tela indicada e estudá-la diretamente no sistema para uma melhor compreensão. Você também pode imprimir a apostila, através do caminho "Arquivo > Imprimir" de seu navegador. Caso opte pela impressão, lembre-se de imprimir também a descrição de cada tela mencionada para que o material fique completo e você não perca nenhum detalhe.

Introdução

Neste módulo serão repassadas as informações necessárias para realização do Encerramento letivo e quanto à impressão e registro de Históricos Acadêmicos para instituições de ensino superior.

Pré-requisitos

Antes de emitir um histórico você deve se assegurar de que alguns dados, estritamente necessários, já estejam configurados no sistema. São eles:

  • Competência - verificar se já existe competência cadastrada para o curso do qual queremos emitir histórico, assim como modelo de histórico selecionado.

Encerramento letivo

Este procedimento impede que as informações do aluno no ano/semestre que termina sofram alterações indesejadas e faz com que todas as informações dos registros realizados para o aluno durante o ano/semestre letivo, como notas, cargas horárias, percentual de frequência, entre outros, sejam carregados de forma automática no histórico acadêmico.

Conferências iniciais

Na tela Grade de notas, emita o relatório e verifique se todas as notas estão devidamente digitadas e calculadas, com a apresentação da situação final correta do aluno para cada disciplina (aprovado ou reprovado).

Encerramento letivo

O encerramento letivo deve ser feito no momento em que os alunos já tiverem resultado final gerado (situação de aprovado ou reprovado) na série/fase que cursou, assim você estará impossibilitando alterações indesejadas nas informações do aluno no ano que termina (notas, faltas e etc.).

Este procedimento deve ser feito através da tela Encerramento letivo e, ao realizá-lo, o ano letivo estará oficialmente encerrado, não podendo ser alterado (a não ser que o mesmo seja reaberto).

IMPORTANTE: A reabertura de um ano letivo não é recomendada, pois torna possível que notas sejam alteradas, cálculos já realizados sejam perdidos e relatórios sejam apresentados de forma diferente do que haviam sido apresentados anteriormente. O procedimento de reabertura do ano escolar é feito através desta mesma tela.




DICA: Sugerimos que o encerramento seja feito após cada período avaliativo na Instituição, quando há certeza de que todos os cálculos estão feitos corretamente e que os relatórios de notas estão correspondendo conforme desejado. O processo de encerramento de cada um dos períodos avaliativos facilita o encerramento letivo da instituição e ajuda a garantir a integridade das informações repassadas para o sistema.





Relatório

Para se certificar que o aluno já está com o ano letivo encerrado, basta emitir o relatório em Relatório de encerramento letivo.

Emissão de históricos

Após o término do ano /semestre letivo, quando você já tem em mãos todas as notas registradas, calculadas e o ano/semestre letivo encerrado, é hora de gerar o histórico acadêmico. O relatório será emitido através da tela Relatório GDoc.

Importante: As informações apresentadas no histórico são sempre carregadas das matrículas do aluno. Portanto, é necessário ter no sistema o registro das matrículas de todos os anos/semestres anteriores de cada aluno.




Dispensa por Validação

A dispensa por validação é utilizada em ocasiões como:

  • O aluno chega à instituição por meio de transferência externa
  • O aluno está em sua segunda graduação (em nova instituição)

Nestes casos, para uma correta emissão do histórico acadêmico, é preciso registrar no sistema, através da tela Dispensa de disciplina, informações dos períodos estudados na outra instituição de ensino, como as disciplinas já cursadas e suas respectivas notas e/ou equivalências.

Quando o aluno se transfere para uma nova instituição ele assume o currículo vigente no ato da matrícula. Na maioria dos casos, este currículo contém disciplinas equivalentes àquelas já cursadas na instituição anterior. É preciso validar as disciplinas já cursadas para depois dispensar o aluno das disciplinas correspondentes. Ao encerrar o período letivo, estas deixam de fazer parte do currículo pendente do aluno e são apresentadas no histórico com as notas que foram repassadas no momento da dispensa.

Informações adicionais ao histórico

Quando o Histórico Acadêmico estiver pronto para emissão, você pode inserir algumas informações extras que também sejam pertinentes, como:

Observações

Para incluir observações no histórico do aluno, utilize a tela Observação de histórico.

Atividade complementar

É comum apresentar no histórico acadêmico atividades extra curriculares frequentadas pelo aluno, como práticas de ensino ou seminários. Estas atividades são cadastradas por meio da tela Atividade complementar.

Registro de secretaria

Esta função informa onde ficou registrado o histórico do aluno dentro do livro de registros da secretaria. O cadastro abrange os números do livro, da folha e do registro, a data e sua relação, sendo feito por meio da tela Registro de secretaria.

Ferramentas pessoais