Mudanças entre as edições de "Apostila, Biblioteca"

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Os materiais didáticos são subdivididos em módulos, visando disponibilizar de maneira mais detalhada cada um dos processos trabalhados dentro do sistema, sendo que cada módulo/apostila contém, de forma resumida, a explicação das principais funções relacionadas ao tema em estudo.  
 
Os materiais didáticos são subdivididos em módulos, visando disponibilizar de maneira mais detalhada cada um dos processos trabalhados dentro do sistema, sendo que cada módulo/apostila contém, de forma resumida, a explicação das principais funções relacionadas ao tema em estudo.  
  
A leitura da apostila deve ser acompanhada da navegação e leitura da '''Wiki''' de cada tela aqui citada, para complementação do estudo (a ligação entre as páginas é feita nas palavras apresentadas em ''<font color="blue">azul</font>'', basta clicar e ser direcionado a tela). Lá você encontrará uma descrição do funcionamento da tela, regras e dicas de utilização. Vale lembrar que a página com descrição da tela também é acessada ao clicar no botão “'''WIKI'''” disponível na própria tela, assim, você poderá acessá-la sempre que precisar.
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O estudo da apostila deve ser acompanhada da navegação e leitura das explicações sobre cada tela, a partir do botão [[Imagem:Wiki.JPG|62px|link=]] localizado no canto superior direito da tela. O conteúdo de cada tela citada deve ser utilizada para complementação do estudo (a ligação entre as páginas é feita nas palavras apresentadas em ''<font color="blue">azul</font>'', basta clicar e ser direcionado a tela). Lá você encontrará uma descrição do funcionamento da tela, regras e dicas de utilização.  
  
 
Recomendamos para o estudo que você mantenha uma janela do navegador aberta com a apostila e outra janela com o acesso ao sistema. Desta forma, você pode entrar na tela indicada e estudá-la diretamente no sistema para uma melhor compreensão. Você também pode imprimir a apostila, através do caminho "''Arquivo > Imprimir''" de seu navegador. Caso opte pela impressão, lembre-se de imprimir também a descrição de cada tela mencionada para que o material fique completo e você não perca nenhum detalhe.
 
Recomendamos para o estudo que você mantenha uma janela do navegador aberta com a apostila e outra janela com o acesso ao sistema. Desta forma, você pode entrar na tela indicada e estudá-la diretamente no sistema para uma melhor compreensão. Você também pode imprimir a apostila, através do caminho "''Arquivo > Imprimir''" de seu navegador. Caso opte pela impressão, lembre-se de imprimir também a descrição de cada tela mencionada para que o material fique completo e você não perca nenhum detalhe.
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==Parâmetros==
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==Configuração==
  
A [[Configuração, Biblioteca | configuração da Setorial (Biblioteca)]] se dará através da:
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A '''parametrização do Biblioteca''' inicia-se com o cadastro da Setorial e o registro de dados nas tabelas básicas. Em seguida, são especificadas as regras de circulação de materiais para empréstimo, devolução e renovação, para que então possam ser incluídos os dados bibliográficos do acervo, bem como realizados os trâmites diários, incluindo as reservas e multas e por fim, a consulta de informações por meio de relatórios.
* Criação da Setorial e preenchimento das tabelas básicas;
 
* Definição de parâmetros de circulação de cada tipo de acervo para cada categoria de usuário;
 
* Cadastramento do acervo e exemplares.
 
 
 
Após configurar, será possível realizar:
 
* Registro de empréstimos, renovação e devoluções;
 
* Gerenciamento de reservas e multas;
 
* Emissão de relatórios diversos.
 
  
 
A imagem abaixo representa resumidamente, como está estruturado o software Biblioteca Gennera:
 
A imagem abaixo representa resumidamente, como está estruturado o software Biblioteca Gennera:
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[[Arquivo:Fluxo geral Biblioteca.png|700px|center|link=]]
 
[[Arquivo:Fluxo geral Biblioteca.png|700px|center|link=]]
  
'''Atenção !!''' Listamos abaixo os passos para estruturar a Setorial. É fundamental que os cadastros sejam realizados sequencialmente e que se observe quais são obrigatórios e quais são opcionais. Para ler as orientações detalhadas sobre os campos de cada tela, clique nos links.
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'''<font color="red">ATENÇÃO!!!</font>''' Listamos abaixo os passos para estruturar a Setorial. É fundamental que os cadastros sejam realizados sequencialmente e que se observe quais são obrigatórios e quais são opcionais.  
  
 
== Configuração da Biblioteca (Setorial) ==
 
== Configuração da Biblioteca (Setorial) ==
  
A '''parametrização do Biblioteca''' inicia-se com o cadastro da Setorial e o registro de dados nas tabelas básicas. Em seguida, são especificadas as regras de circulação de materiais para empréstimo, devolução e renovação, para que então possam ser incluídos os dados bibliográficos do acervo, bem como realizados os trâmites diários, incluindo as reservas e multas e por fim, a consulta de informações por meio de relatórios.
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=== Cadastro da Setorial (<font color="red">obrigatório</font>) ===
 
 
=== Cadastro da Setorial (*<font color="red">obrigatório</font>)===
 
  
 
A criação da [[Setorial, Cadastro|Setorial]] é o primeiro passo da configuração, e é nesta tela onde são configuradas as regras de funcionamento e informações mais gerais com relação à política de empréstimo. Também é onde são cadastradas as mensagens exibidas nos recibos de empréstimo, renovação e devolução. Essa é uma das principais telas do sistema, sendo imprescindível seu preenchimento.
 
A criação da [[Setorial, Cadastro|Setorial]] é o primeiro passo da configuração, e é nesta tela onde são configuradas as regras de funcionamento e informações mais gerais com relação à política de empréstimo. Também é onde são cadastradas as mensagens exibidas nos recibos de empréstimo, renovação e devolução. Essa é uma das principais telas do sistema, sendo imprescindível seu preenchimento.
  
=== Tabelas básicas (obrigatório)===
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=== Tabelas básicas (<font color="red">obrigatório</font>) ===
  
Neste menu estão disponíveis as telas de cadastro de informações básicas, que são pré-requisitos para que o sistema seja utilizado. A opção '''Administrativa, Operacional e Catalogação''' utilizadas para cadastrar os dados relacionados à rotina da Setorial. Veja o exemplo a seguir. Para catalogar o acervo, é necessário que antes cadastre o autor, para que em seguida, vincule o autor à obra.
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Neste menu estão disponíveis as telas de cadastro de informações básicas, que são pré-requisitos para que o sistema seja utilizado. As opções '''Administrativa, Operacional e Catalogação''' são utilizadas para cadastrar os dados relacionados à rotina da Setorial. Veja o exemplo a seguir.
  
 
[[Arquivo:Biblio autor.png|center|750px|link=]] <br>
 
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* Na opção '''administrativa''' deve-se cadastrar quais serão os [[Dia não trabalhado, Cadastro | dias não trabalhados]], ou seja, os dias que a Biblioteca não funcionará. Todas as outras telas desse menu já vem pré-cadastrados, ou seja, utilize-as apenas para consulta. A seguir, listamos as telas estas telas: [[Tipo de Empréstimo, Cadastro| Tipo de empréstimo]], [[Situação de multa, Cadastro| Situação de multa]], [[Situação do acervo, Cadastro| Situação do acervo]] e [[Situação do exemplar, Cadastro| Situação do exemplar]]. A tela [[Parâmetro institucional, Regras gerais 2|Parâmetro genérico - Dica para usuários do Biblioteca]] deve ser apenas para consulta das configurações do sistema que estão relacionados ao Portal acadêmico e financeiro no Sistema Gennera. Apenas o campo "Classificação decimal" poderá ter alterado.
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Para catalogar o acervo, é necessário que antes cadastre o autor, para que em seguida, vincule o autor à obra.
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* Na opção '''administrativa''' deve-se cadastrar quais serão os [[Dia não trabalhado, Cadastro | dias não trabalhados]], ou seja, os dias que a Biblioteca não funcionará. Todas as outras telas desse menu já vem pré-cadastrados, ou seja, utilize-as apenas para consulta. A seguir, listamos as telas estas telas: [[Tipo de Empréstimo, Cadastro| Tipo de empréstimo]], [[Situação de multa, Cadastro| Situação de multa]], [[Situação do acervo, Cadastro| Situação do acervo]] e [[Situação do exemplar, Cadastro| Situação do exemplar]]. A tela [[Parâmetro institucional, Regras gerais 2|Parâmetro genérico - Dica para usuários do Biblioteca]] deve ser apenas para consulta das configurações do sistema que estão relacionados ao [[Portal acadêmico e financeiro]] no Sistema Gennera. Apenas o campo "Classificação decimal" poderá ter alterado.
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* Na opção '''operacional''' podem ser cadastrados as informações relacionadas a localização do acervo [[Andar, Cadastro|andar]], [[Corredor, Cadastro|corredor]], [[Estante, Cadastro|estante]] e [[Prateleira, Cadastro| prateleira]]. Os demais cadastros são migrados do [[Portal acadêmico e financeiro]]: [[País, Cadastro| país]], [[Estado, Cadastro| estado]], [[Cidade, Cadastro|cidade]] e [[CEP]]. Assim, acesse-as apenas para consulta.
  
* Na opção '''operacional''' podem ser cadastrados as informações relacionadas a localização do acervo (Andar, Cadastro|andar]], [[Corredor, Cadastro|corredor]], [[Estante, Cadastro|estante]] e [[Prateleira, Cadastro| prateleira). Os demais cadastros são migrados do [[Portal acadêmico e financeiro]]: [[País, Cadastro| país]], [[Estado, Cadastro| estado]], [[Cidade, Cadastro|cidade]] e [[CEP]]. Assim, acesse-as apenas para consulta.
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* Na opção '''catalogação''', devem ser definidas todas as informações relacionadas a descrição bibliográfica do acervo: [[Modelo de referência, Cadastro|modelo de referência]], [[Tipo de acervo, Cadastro | tipo de acervo]], [[Autor, Cadastro | autor]], [[Coleção, Cadastro| coleção]], [[Idioma, Cadastro| idioma]], [[Palavra chave, Cadastro| palavra chave]], [[Assunto, Cadastro| assunto]], [[Gênero, Cadastro| gênero do acervo]], [[Nível bibliográfico| nível bibliográfico]], [[Tipo de suporte, Cadastro| tipo de suporte]], [[Área de conhecimento, Cadastro| área de conhecimento]], [[Classificação decimal, Cadastro| classificação decimal]], [[Periodicidade, Cadastro| periodicidade]]. Para maiores explicações sobre a funcionalidade de cada tela, clique no botão [[Imagem:Wiki.JPG|62px|link=]] localizado no canto superior direito da tela desejada.
  
* Na opção '''catalogação''', devem ser definidas todas as informações relacionadas a descrição bibliográfica do acervo: [[Modelo de referência, Cadastro|modelo de referência]], [[Tipo de acervo, Cadastro | tipo de acervo]], [[Autor, Cadastro | autor]], [[Coleção, Cadastro| coleção]], [[Idioma, Cadastro| idioma]], [[Palavra chave, Cadastro| palavra chave]], [[Assunto, Cadastro| assunto]], [[Gênero, Cadastro| gênero do acervo]], [[Nível bibliográfico| nível bibliográfico]], [[Tipo de suporte, Cadastro| tipo de suporte]], [[[Área de conhecimento, Cadastro| área de conhecimento]], [[Classificação decimal, Cadastro| classificação decimal]], [[Periodicidade, Cadastro| periodicidade]]. Para maiores explicações sobre a funcionalidade de cada tela, clique no botão [[Imagem:Wiki.JPG|62px|link=]] localizado no canto superior direito da tela desejada.
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'''Observação''': O cadastro de [[Editora, Cadastro| Editoras]] denominado no sistema de ''Fornecedores'' também é importante para a [[Exemplar, Cadastro | catalogação de exemplares]], sendo campo obrigatório, exigindo que essa informação seja incluída no ato do registro do exemplar. Nesta tela também permite vincular as classificações decimais às editoras.
  
=== Categoria e Perfil da categoria (obrigatório)===
+
=== Cadastro e configuração da Categoria de usuário e Perfil da Categoria de usuário (<font color="red">obrigatório</font>)===
  
 
Esta etapa está dividida em duas partes: O cadastro das [[Categoria, Cadastro|categorias de usuários]] e dos [[Perfil da categoria, Cadastro|perfis das categorias]]
 
Esta etapa está dividida em duas partes: O cadastro das [[Categoria, Cadastro|categorias de usuários]] e dos [[Perfil da categoria, Cadastro|perfis das categorias]]
 
* No primeiro passo são determinadas as quantidades máximas de empréstimos e de reservas por categoria de usuário.
 
* No primeiro passo são determinadas as quantidades máximas de empréstimos e de reservas por categoria de usuário.
* No segundo passo, são especificadas as políticas de empréstimo/devolução/renovação/reserva de cada tipo de material para cada categoria de usuário existentes no sistema. Além disto, é nesta tela que são definidos os parâmetros de penalidade (multas, suspensão).
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* No segundo passo, são especificadas as políticas de empréstimo/devolução/renovação/reserva de cada tipo de material para cada categoria de usuário existentes no sistema. Além disto, é nesta tela que são definidos os parâmetros de penalidade (multas, suspensão).  
  
'''Atenção!''' Essa etapa é <font color="red">essencial</font> para que possam ser realizadas as operações de circulação do acervo.
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[[Arquivo:Perfil da categoria.JPG|750px|center]]
  
[[Arquivo:Perfil da categoria.JPG|750px|center]]
+
* No exemplo acima, perceba que é necessário criar o perfil para a categoria de usuário '''aluno''' para os acervos ''livro'', ''periódico'' e ''DVD''. O mesmo procedimento deve ser realizado para a categoria '''professor''' e '''funcionário'''. Essa funcionalidade é interessante para especificar no sistema quais são as condições de empréstimo, renovação, devolução e reserva por categoria e tipo de acervo.  
  
=== Usuário e Parâmetro de usuário (obrigatório)===
+
'''<font color="red">ATENÇÃO!!!</font>''' Essas etapas são essenciais para que possam ser realizadas as operações de circulação do acervo.
  
* A tela de [[Usuário biblioteca, Cadastro|cadastro de usuário]], dentre outras funções é utilizada para: atualizar dados cadastrais, vincular grupo ao usuário e vincular a Setorial ao usuário.
+
=== Usuário e Parâmetro de usuário (<font color="red">obrigatório</font>) ===
'''Atenção''': o vínculo da Setorial ao usuário é pré-requisito para efetuar as operações de circulação do acervo (emprestar, renovar, reservar)
 
  
* A tela de [[Parâmetro do usuário, Cadastro|parametrização de usuários]] é utilizada para vincular o usuário às instituições de ensino. Caso tenha apenas uma instituição cadastrada, <font color="red">completar</font>
+
* A tela de [[Usuário biblioteca, Cadastro|cadastro de usuário]], dentre outras funções, é utilizada para: atualizar dados cadastrais, vincular grupo ao usuário e vincular a Setorial ao usuário.
 +
'''Atenção''': o vínculo da Setorial ao usuário é pré-requisito para realizar as operações de circulação do acervo (emprestar, renovar, reservar), ou seja, se um aluno não está vinculado a uma Setorial, não consegue efetuar as operações citadas.
  
=== Liberação de aplicações para usuários e grupos de usuários (obrigatório)===
+
* A tela de [[Parâmetro do usuário, Cadastro|parametrização de usuários]] é utilizada para vincular o usuário às instituições de ensino. Como padrão, ao matricular um aluno no [[Portal acadêmico e financeiro]], por padrão, o sistema já vincula à instituição do seu usuário. Assim, essa tela só deverá ser utilizada caso precise vincular à outras instituições.
  
Para que os funcionários comecem a utilizar deve-se liberar o acesso às telas. Esse procedimento é realizado nas telas [[Usuário X aplicação, Cadastro| liberação por usuário]] e [[Grupo X aplicação, Cadastro|liberação por grupo de usuário]]. Para pesquisar aplicações, utilize os caracteres coringas (+) ou três asteriscos (***) para pesquisar todas as aplicações disponíveis.
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=== Liberação de aplicações para usuários e grupos de usuários (<font color="red">obrigatório</font>)===
  
=== Perfil da categoria (obrigatório)===
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Para que os funcionários da instituição de ensino comecem a utilizar o sistema, deve-se liberar o acesso às telas. Esse procedimento é realizado nas telas [[Usuário X aplicação, Cadastro| liberação de aplicações por usuário]] e [[Grupo X aplicação, Cadastro|liberação de aplicações por grupo de usuário]].
  
Na tela [[Perfil da categoria, Cadastro | Perfil da categoria]] são especificadas as políticas de empréstimo/devolução/renovação/reserva de cada tipo de material para cada categoria de usuário existentes no sistema. Além disto, é utilizada para definir os parâmetros de penalidade (multas, suspensão).
+
==Cadastro de acervo e de exemplar ==
Esse passo também é essencial para que possam realizadas as operações de circulação do acervo.
 
  
==Cadastro de acervo==
+
A tela [[Acervo, Cadastro | Cadastro de acervo]] é utilizada para cadastrar as obras da Setorial, incluindo os dados bibliográficos (autor, edição, resumo, número de páginas etc) e vincular as informações complementares (assunto, palavra-chave e idioma). Após as obras serem catalogadas, os exemplares poderão ser gerados pelo botão ''exemplar''
  
A tela [[Acervo, Cadastro | Cadastro de acervo]] é utilizada para cadastrar as obras da Setorial, incluindo os dados bibliográficos e ainda, vincular as informações complementares (autor, assunto, palavra-chave e idioma). Após as obras serem catalogadas, os exemplares poderem ser gerados na tela [[Exemplar, Cadastro | Cadastro de exemplar]].
+
A tela [[Exemplar, Cadastro | Cadastro de exemplar]] disponibiliza campos que complementam a descrição do acervo, porém são específicos do exemplar (fornecedor, dados de aquisição, localização no acervo). Atenção para o campo [[Situação do acervo | situação]] que, por padrão, é preenchido com a opção "Em catalogação". Atualize-o assim que concluir a catalogação do acervo.
Na tela de [[Acervo, Cadastro | Cadastro de acervo]], o campo [[Nível do acervo | '''Nível''']] especifica qual a "patamar" que a obra se enquadra em relação à catalogação. No caso de cadastro de periódicos, a opção de escolha para o campo ''nível'' de acervo deve ser '''AP - acervo principal'''. Após salvar o cadastro, utilize o botão [[Arquivo:Livros.png|30px|link=]] para realizar a geração dos fascículos (volumes) pela tela [[Ficha Kardex]]. Além de disponibilizar os campos que descrevem o acervo, a tela dá acesso à função de inclusão de exemplares e materiais adicionais.
 
Atenção para o campo [[Situação do acervo | situação]] que, por padrão, é preenchido com a opção "Em catalogação". Atualize-o assim que concluir a catalogação do acervo.
 
  
 
== Circulação ==
 
== Circulação ==
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[[Arquivo:Circulação.png|400px|center|link=]]
 
[[Arquivo:Circulação.png|400px|center|link=]]
  
== Consulta de acervo==
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== Consulta de acervo ==
  
 
Para visualizar o acervo, a tela [[Consulta de acervo]] disponibiliza vários filtros de pesquisa. As mais utilizadas dizem respeito a pesquisa por título, por autor, por palavra-chave e por assunto. É possível filtrar a pesquisa por [[Tipo de acervo, Cadastro|tipo de acervo]] e ainda por Setorial. A tela oferece a opção de ordenar o resultado por título, autor, etc.
 
Para visualizar o acervo, a tela [[Consulta de acervo]] disponibiliza vários filtros de pesquisa. As mais utilizadas dizem respeito a pesquisa por título, por autor, por palavra-chave e por assunto. É possível filtrar a pesquisa por [[Tipo de acervo, Cadastro|tipo de acervo]] e ainda por Setorial. A tela oferece a opção de ordenar o resultado por título, autor, etc.
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  Veja mais orientações sobre [[Argumento de pesquisa|como fazer pesquisas no acervo]]!
 
  Veja mais orientações sobre [[Argumento de pesquisa|como fazer pesquisas no acervo]]!
  
== Lista de espera==
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== Lista de espera ==
  
Em relação às reservas, a tela [[Lista de espera, Cadastro|Lista de espera ]] permite o registro, acompanhamento, atendimento e cancelamento das solicitações para entrar na lista de espera. Para cadastrar a reserva, é necessário que todos os exemplares estejam indisponíveis/emprestados. Para cada registro de reserva, o sistema gera um número de solicitação (código). Para consultar o status da reserva, informe o código da reserva, o aluno ou o número/título do acervo e pesquise. Observe a informação apresentada no campo [[Lista de espera, Situação | situação]], que indicará o status da reserva.
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Em relação às reservas, a tela [[Lista de espera, Cadastro|Lista de espera ]] permite o registro, acompanhamento, atendimento e cancelamento das solicitações para entrar na lista de espera. Para cadastrar a reserva, é necessário que todos os exemplares estejam indisponíveis/emprestados. Para cada registro de reserva, o sistema gera um número de solicitação (código). Observe a informação apresentada no campo [[Lista de espera, Situação | situação]], que indicará o status da reserva.
  
== Multas==
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== Multas ==
  
 
A tela de [[Multa, Cadastro|Cadastro de multa]] possibilita administrar as multas geradas para o usuário. Também utilizada para realização das baixas, a tela permite a inclusão manual de multas. Se sua instituição possui integração financeira com o [[Portal acadêmico e financeiro]], os recebimentos de multas podem ser realizados pelo [[Caixa, Recebimento|Caixa]] ou pela tela [[Títulos a pagar e receber, Registro|Títulos a pagar e a receber]].
 
A tela de [[Multa, Cadastro|Cadastro de multa]] possibilita administrar as multas geradas para o usuário. Também utilizada para realização das baixas, a tela permite a inclusão manual de multas. Se sua instituição possui integração financeira com o [[Portal acadêmico e financeiro]], os recebimentos de multas podem ser realizados pelo [[Caixa, Recebimento|Caixa]] ou pela tela [[Títulos a pagar e receber, Registro|Títulos a pagar e a receber]].
  
== Relatórios==
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== Relatórios ==
  
O sistema oferece diversos modelos de relatórios que podem se emitidos utilizando variadas opções de filtros. Os relatórios estão organizados por: Usuário, Financeiro, Circulação e Catalogação, dispostos conforme a imagem a seguir.  
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O sistema oferece diversos modelos de relatórios que podem ser emitidos utilizando variadas opções de filtros. Os relatórios estão organizados por: Usuário, Financeiro, Circulação e Catalogação, dispostos conforme a imagem a seguir.  
  
 
[[Arquivo:Biblio relatório.png|550px|center|link=]]
 
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# A última opção é '''Catalogação''', subdivido em Acervo e Exemplar. No submenu ''Acervo'' estão disponíveis quatro opções: [[Ficha cadastral, Relatório | Ficha cadastral do acervo]], [[Situação do acervo, Relatório | Situação do acervo]], [[Tipo e Classificação Decimal, Relatório | Tipo e Classificação decimal]] e [[Acervo X Exemplar, Relatório | Acervo X Exemplar]]. Já o submenu ''Exemplar'' oferece dois relatórios: [[Etiqueta, Relatório | Etiqueta]] e [[Situação do exemplar, Relatório | Situação do exemplar]].  
 
# A última opção é '''Catalogação''', subdivido em Acervo e Exemplar. No submenu ''Acervo'' estão disponíveis quatro opções: [[Ficha cadastral, Relatório | Ficha cadastral do acervo]], [[Situação do acervo, Relatório | Situação do acervo]], [[Tipo e Classificação Decimal, Relatório | Tipo e Classificação decimal]] e [[Acervo X Exemplar, Relatório | Acervo X Exemplar]]. Já o submenu ''Exemplar'' oferece dois relatórios: [[Etiqueta, Relatório | Etiqueta]] e [[Situação do exemplar, Relatório | Situação do exemplar]].  
  
== Vídeo tutorial==
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== Vídeo tutorial ==
  
 
Listamos a seguir todos os tutoriais disponíveis para a utilização do sistema.  
 
Listamos a seguir todos os tutoriais disponíveis para a utilização do sistema.  
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* [http://geduc.gennera.com.br/mdl/Biblioteca/2Utilizacao/25Troca%20senha/bb_trocasenha_070713.htm Como efetuar a troca de senha]
 
* [http://geduc.gennera.com.br/mdl/Biblioteca/2Utilizacao/25Troca%20senha/bb_trocasenha_070713.htm Como efetuar a troca de senha]
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== Dicas ==
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No caso de cadastro de periódicos, a opção de escolha para o campo ''nível'' de acervo deve ser '''AP - acervo principal'''. Após salvar o cadastro, utilize o botão [[Arquivo:Livros.png|30px|link=]] para realizar a geração dos fascículos (volumes) pela tela [[Ficha Kardex]].
  
 
== Dúvidas ==
 
== Dúvidas ==

Edição atual tal como às 15h27min de 3 de julho de 2014

Bem-vindo à GWiki da Gennera | Apostila Biblioteca
Nesta página você encontra informações sobre a utilização do sistema para Biblioteca da Gennera,
para que possa aprimorar seus conhecimentos e utilizar o sistema com segurança.
Logo-gennera.png


Metodologia

A Gennera busca, por meio das capacitações no formato assíncrono Assincrono.JPG, proporcionar flexibilidade de horário e acesso ao curso, pois aprendente e instrutor não necessitam estar ao mesmo tempo e no mesmo local físico para participarem.

Os materiais didáticos são subdivididos em módulos, visando disponibilizar de maneira mais detalhada cada um dos processos trabalhados dentro do sistema, sendo que cada módulo/apostila contém, de forma resumida, a explicação das principais funções relacionadas ao tema em estudo.

O estudo da apostila deve ser acompanhada da navegação e leitura das explicações sobre cada tela, a partir do botão Wiki.JPG localizado no canto superior direito da tela. O conteúdo de cada tela citada deve ser utilizada para complementação do estudo (a ligação entre as páginas é feita nas palavras apresentadas em azul, basta clicar e ser direcionado a tela). Lá você encontrará uma descrição do funcionamento da tela, regras e dicas de utilização.

Recomendamos para o estudo que você mantenha uma janela do navegador aberta com a apostila e outra janela com o acesso ao sistema. Desta forma, você pode entrar na tela indicada e estudá-la diretamente no sistema para uma melhor compreensão. Você também pode imprimir a apostila, através do caminho "Arquivo > Imprimir" de seu navegador. Caso opte pela impressão, lembre-se de imprimir também a descrição de cada tela mencionada para que o material fique completo e você não perca nenhum detalhe.

Introdução

Este módulo objetiva oferecer uma visão geral do Biblioteca, apresentando um panorama e direcionando às principais funções para operá-lo. Se propõe a orientar os usuários quanto aos conceitos e a utilização de processos, ou seja, às atividades de montagem da Biblioteca (Setorial), cadastro de acervo, consulta e circulação de materiais e emissão de relatórios.

Biblio-Fluxo1.PNG

Configuração

A parametrização do Biblioteca inicia-se com o cadastro da Setorial e o registro de dados nas tabelas básicas. Em seguida, são especificadas as regras de circulação de materiais para empréstimo, devolução e renovação, para que então possam ser incluídos os dados bibliográficos do acervo, bem como realizados os trâmites diários, incluindo as reservas e multas e por fim, a consulta de informações por meio de relatórios.

A imagem abaixo representa resumidamente, como está estruturado o software Biblioteca Gennera:

Fluxo geral Biblioteca.png

ATENÇÃO!!! Listamos abaixo os passos para estruturar a Setorial. É fundamental que os cadastros sejam realizados sequencialmente e que se observe quais são obrigatórios e quais são opcionais.

Configuração da Biblioteca (Setorial)

Cadastro da Setorial (obrigatório)

A criação da Setorial é o primeiro passo da configuração, e é nesta tela onde são configuradas as regras de funcionamento e informações mais gerais com relação à política de empréstimo. Também é onde são cadastradas as mensagens exibidas nos recibos de empréstimo, renovação e devolução. Essa é uma das principais telas do sistema, sendo imprescindível seu preenchimento.

Tabelas básicas (obrigatório)

Neste menu estão disponíveis as telas de cadastro de informações básicas, que são pré-requisitos para que o sistema seja utilizado. As opções Administrativa, Operacional e Catalogação são utilizadas para cadastrar os dados relacionados à rotina da Setorial. Veja o exemplo a seguir.

Biblio autor.png


Para catalogar o acervo, é necessário que antes cadastre o autor, para que em seguida, vincule o autor à obra.

Observação: O cadastro de Editoras denominado no sistema de Fornecedores também é importante para a catalogação de exemplares, sendo campo obrigatório, exigindo que essa informação seja incluída no ato do registro do exemplar. Nesta tela também permite vincular as classificações decimais às editoras.

Cadastro e configuração da Categoria de usuário e Perfil da Categoria de usuário (obrigatório)

Esta etapa está dividida em duas partes: O cadastro das categorias de usuários e dos perfis das categorias

  • No primeiro passo são determinadas as quantidades máximas de empréstimos e de reservas por categoria de usuário.
  • No segundo passo, são especificadas as políticas de empréstimo/devolução/renovação/reserva de cada tipo de material para cada categoria de usuário existentes no sistema. Além disto, é nesta tela que são definidos os parâmetros de penalidade (multas, suspensão).
Perfil da categoria.JPG
  • No exemplo acima, perceba que é necessário criar o perfil para a categoria de usuário aluno para os acervos livro, periódico e DVD. O mesmo procedimento deve ser realizado para a categoria professor e funcionário. Essa funcionalidade é interessante para especificar no sistema quais são as condições de empréstimo, renovação, devolução e reserva por categoria e tipo de acervo.

ATENÇÃO!!! Essas etapas são essenciais para que possam ser realizadas as operações de circulação do acervo.

Usuário e Parâmetro de usuário (obrigatório)

  • A tela de cadastro de usuário, dentre outras funções, é utilizada para: atualizar dados cadastrais, vincular grupo ao usuário e vincular a Setorial ao usuário.

Atenção: o vínculo da Setorial ao usuário é pré-requisito para realizar as operações de circulação do acervo (emprestar, renovar, reservar), ou seja, se um aluno não está vinculado a uma Setorial, não consegue efetuar as operações citadas.

  • A tela de parametrização de usuários é utilizada para vincular o usuário às instituições de ensino. Como padrão, ao matricular um aluno no Portal acadêmico e financeiro, por padrão, o sistema já vincula à instituição do seu usuário. Assim, essa tela só deverá ser utilizada caso precise vincular à outras instituições.

Liberação de aplicações para usuários e grupos de usuários (obrigatório)

Para que os funcionários da instituição de ensino comecem a utilizar o sistema, deve-se liberar o acesso às telas. Esse procedimento é realizado nas telas liberação de aplicações por usuário e liberação de aplicações por grupo de usuário.

Cadastro de acervo e de exemplar

A tela Cadastro de acervo é utilizada para cadastrar as obras da Setorial, incluindo os dados bibliográficos (autor, edição, resumo, número de páginas etc) e vincular as informações complementares (assunto, palavra-chave e idioma). Após as obras serem catalogadas, os exemplares poderão ser gerados pelo botão exemplar

A tela Cadastro de exemplar disponibiliza campos que complementam a descrição do acervo, porém são específicos do exemplar (fornecedor, dados de aquisição, localização no acervo). Atenção para o campo situação que, por padrão, é preenchido com a opção "Em catalogação". Atualize-o assim que concluir a catalogação do acervo.

Circulação

Na tela Circulação são realizadas as operações de emprestar, devolver, renovar, lista de espera e cancelar. A opção "emprestar" é a operação padrão, ou seja, sempre que a tela for acessada essa opção será apresentada. A opção "devolver" é informada automaticamente quando é digitado o número do tombo. Já a opção "lista de espera" é preenchida quando o material a ser emprestado está no topo da lista de espera. Utilize a opção "cancelar" para apagar o lançamento no campo Tombo.

Circulação.png

Consulta de acervo

Para visualizar o acervo, a tela Consulta de acervo disponibiliza vários filtros de pesquisa. As mais utilizadas dizem respeito a pesquisa por título, por autor, por palavra-chave e por assunto. É possível filtrar a pesquisa por tipo de acervo e ainda por Setorial. A tela oferece a opção de ordenar o resultado por título, autor, etc.

Veja mais orientações sobre como fazer pesquisas no acervo!

Lista de espera

Em relação às reservas, a tela Lista de espera permite o registro, acompanhamento, atendimento e cancelamento das solicitações para entrar na lista de espera. Para cadastrar a reserva, é necessário que todos os exemplares estejam indisponíveis/emprestados. Para cada registro de reserva, o sistema gera um número de solicitação (código). Observe a informação apresentada no campo situação, que indicará o status da reserva.

Multas

A tela de Cadastro de multa possibilita administrar as multas geradas para o usuário. Também utilizada para realização das baixas, a tela permite a inclusão manual de multas. Se sua instituição possui integração financeira com o Portal acadêmico e financeiro, os recebimentos de multas podem ser realizados pelo Caixa ou pela tela Títulos a pagar e a receber.

Relatórios

O sistema oferece diversos modelos de relatórios que podem ser emitidos utilizando variadas opções de filtros. Os relatórios estão organizados por: Usuário, Financeiro, Circulação e Catalogação, dispostos conforme a imagem a seguir.

Biblio relatório.png
  1. Na opção Usuário, tem disponíveis os relatórios Extrato de usuário e Carteira da Biblioteca .
  2. Na opção Financeiro, o relatório de Multas .
  3. A opção Circulação estão disponíveis quatro telas: Lista de espera, Empréstimos (com dois modelos disponíveis), Empréstimos em atraso (Modelo etiqueta ou Modelo carta), Ranking da Biblioteca (com cinco modelos disponíveis).
  4. A última opção é Catalogação, subdivido em Acervo e Exemplar. No submenu Acervo estão disponíveis quatro opções: Ficha cadastral do acervo, Situação do acervo, Tipo e Classificação decimal e Acervo X Exemplar. Já o submenu Exemplar oferece dois relatórios: Etiqueta e Situação do exemplar.

Vídeo tutorial

Listamos a seguir todos os tutoriais disponíveis para a utilização do sistema.

Montagem da Setorial

Cadastro de acervos

Consultas de acervos, multas e reservas

Relatórios e Troca de senha

Dicas

No caso de cadastro de periódicos, a opção de escolha para o campo nível de acervo deve ser AP - acervo principal. Após salvar o cadastro, utilize o botão Livros.png para realizar a geração dos fascículos (volumes) pela tela Ficha Kardex.

Dúvidas

Tem dúvidas? Acesse a lista de perguntas mais frequentes sobre o Biblioteca.