Apostila, Registro de ocorrência
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Metodologia
A Gennera busca, por meio das capacitações no formato assíncrono 
, proporcionar flexibilidade de horário e acesso ao curso, pois aprendente e instrutor não necessitam estar ao mesmo tempo e no mesmo local físico para participarem.
Os materiais didáticos são subdivididos em módulos, visando disponibilizar de maneira mais detalhada cada um dos processos trabalhados dentro do sistema, sendo que cada módulo/apostila contém, de forma resumida, a explicação das principais funções relacionadas ao tema em estudo.
O estudo da apostila deve ser acompanhada da navegação e leitura das explicações sobre cada tela, a partir do botão 
localizado no canto superior direito da tela. O conteúdo de cada tela citada deve ser utilizada para complementação do estudo (a ligação entre as páginas é feita nas palavras apresentadas em azul, basta clicar e ser direcionado a tela). Lá você encontrará uma descrição do funcionamento da tela, regras e dicas de utilização.
Recomendamos para o estudo que você mantenha uma janela do navegador aberta com a apostila e outra janela com o acesso ao sistema. Desta forma, você pode entrar na tela indicada e estudá-la diretamente no sistema para uma melhor compreensão. Você também pode imprimir a apostila. Caso opte pela impressão, lembre-se de imprimir também a descrição de cada tela mencionada para que o material fique completo e você não perca nenhum detalhe.
Introdução
Uma ocorrência pode ser tanto um ato cometido por um aluno ou grupo de alunos, quanto uma resposta da instituição a esses atos. Antes de efetuar o registro de ocorrências no sistema, é preciso prepará-lo para receber e tratar essas informações. Neste módulo você aprenderá a parametrizar e realizar estes registros.
Parâmetros
Envolve cinco telas do sistema, no qual são definidos os setores que atendem as ocorrências, os tipos de ocorrência, as configurações de atendimento para cada tipo de ocorrência e as medidas a serem tomadas, bem como restringir o acesso à ocorrências de acordo com as séries selecionadas.
Setor de Atendimento
O cadastro do setores de atendimento registra os setores que atenderão as ocorrências, como por exemplo: Secretaria, Tesouraria). Esses setores são vinculados aos usuários da instituição, a partir do campo Setor, o que permite que cada usuário visualize e trate apenas as ocorrências correspondentes ao setor vinculado.
Tipo de Ocorrência
Na tela Cadastro de tipo de ocorrência são registradas todas as ocorrências que o aluno pode cometer e todas as respostas que a instituição pode dar a esses atos.
| Saiba mais!
A notificação de uma ocorrência pode ser feita por e-mail. Caso se opte por não enviar email, uma carta pode ser enviada posteriormente aos responsáveis com a descrição das ocorrências cometidas pelo aluno. |
Parâmetros por Série
A função Parâmetros por série vincula os tipos de ocorrência possíveis de acontecer a cada série da instituição.
Para cada ocorrência vinculada à série, é possível estipular um número limite de incidências para gerar o atendimento. Ou seja, após quantos registros de determinada ocorrência o aluno ela irá para atendimento do setor responsável.
Setores Envolvidos
A função Cadastro de setores envolvidos vincula cada ocorrência ao setor que irá tratá-la.
É possível inserir uma linha para cada setor que terá acesso à ocorrência. Um setor pode ser responsável por atender a ocorrência ou apenas receber um aviso de que ela foi tratada.
Ocorrência Individual
Na tela Registro individual, ao informar o código do aluno, aparecerão apenas as ocorrências pertinentes à sua série.
Feito o registro da ocorrência, caso tenha sido solicitado o envio de e-mail, será apresentada uma mensagem confirmando o envio.
Se com este registro o aluno atingir o limite de ocorrências, ele será encaminhado para atendimento.
Ocorrência por Turma
A tela Registro por turma é utilizada quando uma ocorrência foi cometida por mais de um aluno ou por toda a turma.
Atendimento
Na tela Atendimento de ocorrência, o usuário do sistema pode ver apenas as ocorrências que estão vinculadas ao seu setor. Assim, um usuário de secretaria tem acesso apenas às ocorrências que a secretaria pode efetuar atendimento ou receber aviso.
Lembre-se que se uma ocorrência chegou para atendimento é porque ela excedeu o limite de registros. Estes acontecimentos que motivaram o atendimento podem ser tratados de forma agrupada ou separadamente.
Também através desta tela, é possível encaminhar a ocorrência para ser tratada por outro setor, ou ainda agendar uma nova data para o atendimento.
Enviar Email
Na tela Envia E-mail é possível enviar ou reenviar e-mails referentes às ocorrências registradas. Só receberão os e-mails os responsáveis que optarem por este meio de comunicação no momento da matrícula do aluno.
Carta
Através da função Emissão de carta, é possível emitir cartas para serem enviadas aos responsáveis pelos alunos. Estas cartas abordam ocorrências registradas, ocorrências já atendidas ou ambas.
No item Recebimento de cartas, o usuário pode registrar a data de recebimento das cartas pelos responsáveis. Ao marcar uma carta como Entregue, ela deixa de aparecer nesta tela.
O sistema permite emitir alguns relatórios relacionados às cartas geradas pelo sistema. A tela Relatório de carta apresenta um resumo das cartas já entregues a um determinado aluno, série ou turma, bem como um resumo das cartas que ainda não foram entregues.
Relatórios
A tela Gráfico de ocorrência oferece relatórios de verificação com gráficos de ocorrências.
Na tela Ocorrência de aluno é possível emitir extratos das ocorrências cometidas por determinado aluno. Para facilitar a visualização, análise e controle das ocorrências, você pode emitir gráficos por turma ou série. Dessa forma, as ocorrências cometidas com maior frequência na instituição são facilmente identificadas.
