Apostila, Registro de ocorrência

Metodologia

Para que você possa aprimorar seus conhecimentos e utilizar o sistema com segurança, a empresa fornecedora do software desenvolveu os materiais didáticos, com módulos que lhe possibilitará conhecer as principais funções do sistema.

Material didático

Este material contém de forma resumida a explicação das principais funções relacionadas ao tema em estudo. A leitura deste material deve ser acompanhada da leitura da Wiki de cada tela aqui citada, para complementação do estudo. Lá você encontrará uma descrição do funcionamento da tela, regras, dicas de utilização e tutoriais (vídeos sobre a navegação). Para acessá-la, basta clicar no botão “WIKI” disponível na própria tela.

Vale ressaltar que todo o material didático utilizado nas capacitações está disponível para download no menu principal do sistema, através do botão "GWiki".

Introdução

Uma ocorrência pode ser tanto um ato cometido por um aluno ou grupo de alunos, quanto uma resposta da instituição a esses atos. Antes de efetuar o registro de ocorrências no sistema, é preciso prepará-lo para receber e tratar essas informações. Neste módulo você aprenderá a realizar estes registros.

Parâmetros

Os parâmetros definem os tipos de ocorrência e os correspondem aos setores da instituição que irão realizar o atendimento.

Setor de Atendimento

Na tela Cadastro de setor de atendimento são cadastrados os setores da instituição (secretaria, tesouraria). Esses setores são vinculados aos usuários da instituição, o que permite a identificação de cada um e faz com que cada setor visualize e trate apenas as ocorrências correspondentes a ele.

Tipo de Ocorrência

Na tela Cadastro de tipo de ocorrência são registradas todas as ocorrências que o aluno pode cometer e todas as respostas que a instituição pode dar a esses atos.

Saiba mais! A notificação de uma ocorrência pode ser feita por e-mail. Caso se opte por não enviar email, uma carta pode ser enviada posteriormente aos responsáveis com a descrição das ocorrências cometidas pelo aluno.

Parâmetros por Série

A função Parâmetros por série vincula os tipos de ocorrência possíveis de acontecer a cada série da instituição.

Para cada ocorrência vinculada à série, é possível estipular um número limite de incidências para gerar o atendimento. Ou seja, após quantos registros de determinada ocorrência o aluno ela irá para atendimento do setor responsável.

Setores Envolvidos

A função Cadastro de setores envolvidos vincula cada ocorrência ao setor que irá tratá-la.

É possível inserir uma linha para cada setor que terá acesso à ocorrência. Um setor pode ser responsável por atender a ocorrência ou apenas receber um aviso de que ela foi tratada.

Ocorrência Individual

Na tela Registro individual, ao informar o código do aluno, aparecerão apenas as ocorrências pertinentes à sua série.

Feito o registro da ocorrência, caso tenha sido solicitado o envio de e-mail, será apresentada uma mensagem confirmando o envio.

Se com este registro o aluno atingir o limite de ocorrências, ele será encaminhado para atendimento.

Ocorrência por Turma

A tela Registro por turma é utilizada quando uma ocorrência foi cometida por mais de um aluno ou por toda a turma.

Atendimento

Na tela Atendimento de ocorrência, o usuário do sistema pode ver apenas as ocorrências que estão vinculadas ao seu setor. Assim, um usuário de secretaria tem acesso apenas às ocorrências que a secretaria pode efetuar atendimento ou receber aviso.

Lembre-se que se uma ocorrência chegou para atendimento é porque ela excedeu o limite de registros. Estes acontecimentos que motivaram o atendimento podem ser tratados de forma agrupada ou separadamente.

Também através desta tela, é possível encaminhar a ocorrência para ser tratada por outro setor, ou ainda agendar uma nova data para o atendimento.

Enviar Email

Na tela Envia E-mail é possível enviar ou reenviar e-mails referentes às ocorrências registradas. Só receberão os e-mails os responsáveis que optarem por este meio de comunicação no momento da matrícula do aluno.

Carta

Através da função Emissão de carta, é possível emitir cartas para serem enviadas aos responsáveis pelos alunos. Estas cartas abordam ocorrências registradas, ocorrências já atendidas ou ambas.

No item Recebimento de cartas, o usuário pode registrar a data de recebimento das cartas pelos responsáveis. Ao marcar uma carta como Entregue, ela deixa de aparecer nesta tela.

O sistema permite emitir alguns relatórios relacionados às cartas geradas pelo sistema. A tela Relatório de carta apresenta um resumo das cartas já entregues a um determinado aluno, série ou turma, bem como um resumo das cartas que ainda não foram entregues.

Relatórios

A tela Gráfico de ocorrência oferece relatórios de verificação com gráficos de ocorrências.

Na tela Ocorrência de aluno é possível emitir extratos das ocorrências cometidas por determinado aluno. Para facilitar a visualização, análise e controle das ocorrências, você pode emitir gráficos por turma ou série. Dessa forma, as ocorrências cometidas com maior frequência na instituição são facilmente identificadas.