GDOC
GDoc (Gennera Documentos), é um sistema que permite a criação, armazenamento e edição de documentos dinâmicos. Este sistema possui uma interface web especial que aceita a utilização das informações acadêmicas e financeiras registradas no banco de dados da Gennera.
Características gerais
Esta ferramenta possibilita à instituição de ensino criar e atualizar diversos tipos de documentos, como Contratos e seus Aditivos, Declarações, Boletins, etc. Com isto, o usuário tem maior independência para emissão de documentos, sem haver necessidade de solicitar à Gennera novos desenvolvimentos ou mesmo alteração nos modelos de relatórios já existentes. Ou seja, para os documentos criados no GDoc, o próprio usuário poderá:
- Incluir e alterar textos
- Incluir e alterar tabelas
- Incluir gráficos
- Incluir variáveis (tags)
- Gerar o relatório configurado em PDF ou HTML
Funcionamento
O GDoc é acessado no menu Utilitário\GDoc. Ao ser acessado, será aberta uma nova tela, conforme ilustra a imagem abaixo:
Nela, o usuário deverá selecionar uma das opções disponíveis:
- Abrir documento
- Criar documento
- Criar documento usando um template
Barra de ferramentas
A janela de edição do GDoc prevê funcionalidades básicas para a edição de documentos, como:
Liberação de acesso
Para que usuários do tipo 'Não Máster' tenham acesso as telas do GDoc para cadastro (Utilitário\GDoc), emissão de relatório (Relatório\ GDoc) ou envio de e-mail (Gerencial\ Envio de e-mail GDoc), é necessário liberar as aplicações listadas a seguir nas telas grupo de usuário por aplicação ou usuário por aplicação:
Pesquisar as aplicações:
- Editar Documentos - Gdoc
- Emitir Relatórios do Gdoc
- GDoc - Gerador de Documentos
- Envio de E-mail GDoc
Como criar um documento
A criação de um novo documento é feita através da tela inicial de acesso ao GDoc ou a qualquer momento, ao se clicar em Criar documento localizado na barra de ferramentas.
Na tela apresentada, informe o tipo de documento que deseja criar e clique no botão criar. Feito isto, será liberado o editor de texto que permitirá a elaboração do documento.
- Digite as informações necessárias ou copie de outro documento na área do editor.
- O GDoc não aceita algumas formatações e tabelas de outros editores. Para aproveitar o texto já digitado em outros editores, efetuar os seguintes procedimentos:
- 1. Copiar o conteúdo (texto) do relatório/modelo atual;
- 2. Colar o conteúdo no aplicatico 'Bloco de Notas' para limpar toda a formatação vinda do editor utilizado (Exemplo: Word);
- 3. Copiar o texto constante no aplicativo 'Bloco de Notas' e colar no NOVO documento aberto;
- 4. Efetue as devidas configurações/formatações no modelo (diretamente no GDoc);
- 5. As tabelas devem ser criadas dentro do GDOC.
- Podem ser incluídas variáveis, imagens, tabelas, gráficos, conforme necessidade.
- Clique em salvar para que o documento seja disponibilizado para acesso no sistema. Neste momento, será solicitado o nome do documento.
- O documento deve ser vinculado a, pelo menos, uma instituição através da permissão de acesso na barra de ferramentas. Na tela de emissão do relatório serão apresentados somente os modelos vinculados à instituição selecionada.
- Também poderá ser criado um novo documento baseado em um template no qual será baseado, caso deseje.
Como acessar documentos já criados
O acesso aos documentos do GDoc é feito através da tela inicial de acesso ao GDoc ou a qualquer momento, ao se clicar em Abrir documento localizado na barra de ferramentas.
Na janela apresentada estarão relacionados todos os documentos existentes agrupados por tipo de documento e listados em ordem alfabética.
- Clique no tipo de documento desejado para que sejam apresentados os documentos existentes.
- Clique no nome do documento para que ele seja aberto no editor.
- Edite o documento conforme necessidade e clique em salvar.
- Sempre que um documento estiver em uso e for solicitado um novo documento (através dos botões Abrir documento, Criar Documento ou Criar Documento usando um Template ou for solicitado o logoff (botão “Log off”), será exibida a mensagem "Você gostaria de salvar o documento antes de executar esta ação ?" com as seguintes opções:
- Cancelar: interrompe a ação solicitada, retornando para o documento que está aberto, sem salvá-lo
- Continuar: continua com a ação solicitada, sem salvar o documento. Qualquer alteração que tenha sido feita será perdida
- Salvar: salva o documento atual e continua com a ação solicitada
Como emitir um documento
Os relatórios customizados através do GDoc deverão ser emitidos através do menu Relatório\GDoc. A emissão poderá ser feita por série, com a opção de emissão por turma e aluno. Basta informar o Tipo, o modelo previamente criado e clicar no botão pesquisar.
Vínculo dos documentos com a série/curso: Os documentos também poderão ser vinculados à série através da tela Parâmetros da série, com exceção do histórico que é vinculado ao curso através da tela Competência, sendo que:
- Contratos customizados no GDoc poderão ser emitidos através da tela de Matrícula ou Relatório\GDoc. A tela Documentação da matrícula não possibilitará a emissão deste documento. Ao tentar emitir, o usuário receberá uma mensagem de que o documento não pode ser solicitado neste local e será apresentado um link para a tela Relatório\GDoc.
Atenção: O vínculo do aditivo contratual é feito de forma indireta, por meio do contrato. Assim, vinculando o contrato à série, o aditivo contratual também estará vinculado às séries.
- Boletins customizados no GDoc poderão ser emitidos através da tela Consulta genérica ou Relatório\GDoc. A tela Relatório boletim não possibilitará a emissão deste documento. Ao tentar emitir, o usuário receberá uma mensagem de que o documento não pode ser solicitado neste local e será apresentado um link para a tela Relatório\GDoc.
- Declarações customizadas no GDoc poderão ser emitidas através da tela Relatório declarações ou Relatório\GDoc.
Autenticação de documentos
Relatórios customizados no GDoc poderão ser validados através de um código de autenticação, possibilitando a verificação da veracidade do documento. Veja como funciona:
- No GDoc existem variáveis do grupo Autenticação, onde:
- Variável Identificador único: quando inserida no documento, apresenta na emissão um número que irá identificá-lo para pesquisa de autenticidade. Esta autenticação simples possibilita que o usuário efetue a validação do documento com base na data e hora de geração, no tipo de documento, na instituição e nos dados de identificação do aluno.
- Variável Identificador único com Reimpressão: quando inserida no documento, apresenta na emissão um número que irá identificá-lo para pesquisa de autenticidade. Esta autenticação com reimpressão possibilita, além da validação feita na autenticação simples, a reimpressão do documento no seu estado original. Caso outro documento com as mesmas características tenha sido emitido, este passará a ser o documento válido e o anterior não poderá mais ser reimpresso.
Formas de acesso a autenticação de documentos
Em posse do código de autenticação, o aluno, responsável, funcionário da instituição de ensino, ou qualquer pessoa que necessite, poderá pesquisar a autenticidade do documento através do site da Gennera, Serviço "Autenticação de Documentos" (http://www.gennera.com.br).
- A instituição também poderá disponibilizar em seu site institucional um local para a autenticação de documentos.
- Clique aqui e baixe um arquivo ".rar" com um modelo básico das necessidades a serem desenvolvidas. O exemplo inclui 2 arquivos HTML e 1 arquivo CSS com uma implementação funcional que poderá ser utilizada pelo desenvolvedor do site para facilitar o entendimento.
Todo desenvolvimento necessário para a autenticação de documentos no site da instituição é de responsabilidade do próprio cliente. Esta documentação visa apenas auxiliá-lo neste processo.
- O GDoc é compatível com os seguintes navegadores:
- Internet Explorer - versão 7 ou superior.
- Firefox - versão 3 ou superior.
- Google Chrome.
Dicas
- Variável não apresenta o dado: quando o texto for apresentado com o nome da variável, verifique se todos os caracteres da variável possuem o mesmo formato (tamanho, tipo, cor, etc). Quando mudar cor, letra, etc de uma variável, o nome inteiro dela, inclusive as chaves, devem ser marcados para que a alteração abranja tudo.
- Espaçamento entre linhas: Para que a linha de texto tenha comportamento de parágrafo, clique "Enter". Para que haja espaçamento entre as linhas, clique "Shift + Enter".
- Documento desconfigurado: Caso um documento criado no GDoc seja emitido desconfigurado, certifique-se de que a tabela existente é simples (sem linhas duplas), limpe todas as formatações conforme orientado no item Como criar um documento acima e realize novamente a emissão.
- Tamanho da Fonte (GDoc e Word): O tamanho da fonte do GDoc, por ser em codificação HTML é medido em pixels (px), enquanto o tamanho da fonte do Word é medida em pontos (pt). Para exemplificar melhor a diferença entre ambas, abaixo segue um comparativo entre as medidas:
| Pontos | Pixels | Pontos | Pixels |
|---|---|---|---|
| 6 | 8 | 12 | 16 |
| 7 | 9 | 13 | 17 |
| 7,5 | 10 | 13,5 | 18 |
| 8 | 11 | 14 | 19 |
| 9 | 12 | 14,5 | 20 |
| 10 | 13 | 15 | 21 |
| 10,5 | 14 | ... | ... |
| 11 | 15 | ... | ... |
- Gráfico:
- Gráfico Comparativo de Períodos: caso deseje incluir um gráfico de desempenho do aluno no boletim, é necessário utilizar a variável que exibe a média do período após a recuperação "listMediaP1" ao invés da "listMediaAntRecP1". Se sua instituição possui recuperação por período, pode utilizar normalmente as variáveis, "listMediaAntRecP1" para o momento anterior à recuperação do período e "listMediaP1" para somente após o cálculo da recuperação do período.
- Gráfico Comparativo Aluno / Turma, faz uso das variáveis de lista de médias no período e lista de nome das disciplinas, esperando que estas variáveis tenham pelo menos um valor válido. Caso no modelo sejam inseridas as variáveis de todos os períodos, a exemplo P1, P2, P3, P4, e apenas uma possuir valor, o gráfico será gerado em branco, em função das demais variáveis nulas. Neste caso então é necessário remover do modelo as variáveis de média ainda não cadastradas.
