Apostila, Registro de ocorrência

Metodologia

Para que você possa aprimorar seus conhecimentos e utilizar o sistema com segurança, a empresa fornecedora do software desenvolveu os materiais didáticos, com módulos que lhe possibilitará conhecer as principais funções do sistema.

Material didático

Este material contém de forma resumida a explicação das principais funções relacionadas ao tema em estudo. A leitura deste material deve ser acompanhada da leitura da Wiki de cada tela aqui citada, para complementação do estudo. Lá você encontrará uma descrição do funcionamento da tela, regras e dicas de utilização. Para acessá-la, basta clicar no botão “WIKI” disponível na própria tela.

Introdução

Uma ocorrência pode ser tanto um ato cometido por um aluno ou grupo de alunos, quanto uma resposta da instituição a esses atos. Antes de efetuar o registro de ocorrências no sistema, é preciso prepará-lo para receber e tratar essas informações. Neste módulo você aprenderá a realizar estes registros.

Parâmetros

Os parâmetros definem os tipos de ocorrência e os correspondem aos setores da instituição que irão realizar o atendimento.

Setor de Atendimento

Na tela Cadastro de setor de atendimento são cadastrados os setores da instituição (secretaria, tesouraria). Esses setores são vinculados aos usuários da instituição, o que permite a identificação de cada um e faz com que cada setor visualize e trate apenas as ocorrências correspondentes a ele.

Tipo de Ocorrência

Na tela Cadastro de tipo de ocorrência são registradas todas as ocorrências que o aluno pode cometer e todas as respostas que a instituição pode dar a esses atos.

Saiba mais! A notificação de uma ocorrência pode ser feita por e-mail. Caso se opte por não enviar email, uma carta pode ser enviada posteriormente aos responsáveis com a descrição das ocorrências cometidas pelo aluno.

Parâmetros por Série

A função Parâmetros por série vincula os tipos de ocorrência possíveis de acontecer a cada série da instituição.

Para cada ocorrência vinculada à série, é possível estipular um número limite de incidências para gerar o atendimento. Ou seja, após quantos registros de determinada ocorrência o aluno ela irá para atendimento do setor responsável.

Setores Envolvidos

A função Cadastro de setores envolvidos vincula cada ocorrência ao setor que irá tratá-la.

É possível inserir uma linha para cada setor que terá acesso à ocorrência. Um setor pode ser responsável por atender a ocorrência ou apenas receber um aviso de que ela foi tratada.

Ocorrência Individual

Na tela Registro individual, ao informar o código do aluno, aparecerão apenas as ocorrências pertinentes à sua série.

Feito o registro da ocorrência, caso tenha sido solicitado o envio de e-mail, será apresentada uma mensagem confirmando o envio.

Se com este registro o aluno atingir o limite de ocorrências, ele será encaminhado para atendimento.

Ocorrência por Turma

A tela Registro por turma é utilizada quando uma ocorrência foi cometida por mais de um aluno ou por toda a turma.

Atendimento

Na tela Atendimento de ocorrência, o usuário do sistema pode ver apenas as ocorrências que estão vinculadas ao seu setor. Assim, um usuário de secretaria tem acesso apenas às ocorrências que a secretaria pode efetuar atendimento ou receber aviso.

Lembre-se que se uma ocorrência chegou para atendimento é porque ela excedeu o limite de registros. Estes acontecimentos que motivaram o atendimento podem ser tratados de forma agrupada ou separadamente.

Também através desta tela, é possível encaminhar a ocorrência para ser tratada por outro setor, ou ainda agendar uma nova data para o atendimento.

Enviar Email

Na tela Envia E-mail é possível enviar ou reenviar e-mails referentes às ocorrências registradas. Só receberão os e-mails os responsáveis que optarem por este meio de comunicação no momento da matrícula do aluno.

Carta

Através da função Emissão de carta, é possível emitir cartas para serem enviadas aos responsáveis pelos alunos. Estas cartas abordam ocorrências registradas, ocorrências já atendidas ou ambas.

No item Recebimento de cartas, o usuário pode registrar a data de recebimento das cartas pelos responsáveis. Ao marcar uma carta como Entregue, ela deixa de aparecer nesta tela.

O sistema permite emitir alguns relatórios relacionados às cartas geradas pelo sistema. A tela Relatório de carta apresenta um resumo das cartas já entregues a um determinado aluno, série ou turma, bem como um resumo das cartas que ainda não foram entregues.

Relatórios

A tela Gráfico de ocorrência oferece relatórios de verificação com gráficos de ocorrências.

Na tela Ocorrência de aluno é possível emitir extratos das ocorrências cometidas por determinado aluno. Para facilitar a visualização, análise e controle das ocorrências, você pode emitir gráficos por turma ou série. Dessa forma, as ocorrências cometidas com maior frequência na instituição são facilmente identificadas.