Apostila público, Matrícula curricular

Metodologia

Para que você possa aprimorar seus conhecimentos e utilizar o sistema com segurança, a empresa fornecedora do software desenvolveu os materiais didáticos, com módulos que lhe possibilitará conhecer as principais funções do sistema.

Material didático

Este material contém de forma resumida a explicação das principais funções relacionadas ao tema em estudo. A leitura deste material deve ser acompanhada da leitura da Wiki de cada tela aqui citada, para complementação do estudo. Lá você encontrará uma descrição do funcionamento da tela, regras e dicas de utilização. Para acessá-la, basta clicar no botão “WIKI” disponível na própria tela.

Introdução

Neste módulo serão repassadas as informações necessárias para o registro de matrícula dos alunos no sistema.

Pré-requisito

Repasse ao sistema, através da tela montagem da série, o número de vagas por turma que a sua instituição definiu.

Matrícula

Ao realizar uma matrícula, você encontra várias informações que já foram repassadas ao sistema pelo Administrador, como cursos disponíveis, séries e turmas ofertadas. Para efetivar a matrícula, basta completar as informações que são relacionadas ao aluno.

Funções

Você vai conhecer as pastas existentes na tela de matrícula:

• Matrícula
• Documentação
• Integral
• Disciplina agrupada
• Dependência
• Transporte escolar

Matrícula

Na pasta “Matrícula” são informados os principais dados relacionados ao aluno, como o curso, a série e a turma na qual ele estudará, bem como quem será seu responsável acadêmico e a confirmação de sua matrícula.

Ainda nesta pasta, você pode cadastrar facilmente um aluno que não esteja registrado no sistema. Para isso, você deve pesquisar pelo nome do aluno. Se não encontrar um registro, você deve informar o nome completo do aluno e salvar. Assim, o sistema gera um código e você já pode efetuar a matrícula.

Vale lembrar que este registro é gerado de forma incompleta, apenas com o nome do aluno. Para a correta emissão da documentação, é preciso completar as informações na tela “Dados Cadastrais”, que foi estudada em Registro de Pessoas.

Saiba mais! Você pode registrar a matrícula como “Confirmada” ou “Não confirmada”. Matrículas não confirmadas são aquelas que ainda possuem alguma pendência, como entrega de contrato assinado, e devem ser feitas em uma turma do tipo “temporária”.

Documentação

A pasta Documentação abrange o registro da documentação entregue pelo aluno no ato da matrícula. A lista de documentos exigidos é apresentada de acordo com o que foi previamente estruturado pelo Administrador do sistema.

Lembre-se! O sistema pode gerar relatórios para verificação e cobrança dos documentos faltantes.

Integral

Há instituições que disponibilizam atividades extracurriculares como plano de permanência integral do aluno. Geralmente, são oferecidas aulas de artes, informática, reforço escolar, e atividades físicas. Por não serem disciplinas da grade curricular do aluno, a avaliação e cobrança de frequência são optativas e não passíveis de reprovação.

Se este é o caso da sua instituição, utilize a pasta Integral. Informe a(s) atividade(s) e a(s) turma(s) que o aluno irá frequentar quando não estiver em aula regular.

Atenção! O controle financeiro dessas atividades normalmente é tratado como um evento financeiro. Suas opções devem estar previamente registradas pelo Administrador do sistema, assim como a lista de disciplinas ofertadas como “integrais”.

Disciplina agrupada

Você só vai utilizar a pasta Disciplina agrupada caso sua instituição ofereça disciplinas agrupadas. Informe, dentre as opções possíveis, qual(is) das agrupadas o aluno irá cursar.

Dependência

Através da pasta Dependência, você registra em qual(is) turma(s) o aluno irá cursar a(s) disciplina(s) pendente(s) de anos anteriores.

Transporte escolar

Para garantir a segurança do aluno, o sistema possibilita o controle da empresa responsável pelo seu transporte. Tal controle envolve o motorista autorizado, o ônibus que faz o translado e o percurso efetuado diariamente.

O cadastro prévio destas informações é feito pelo administrador do sistema, de acordo com dados repassados pelas empresas de transporte escolar.

Após vincular o aluno ao transporte escolar, você deve emitir um relatório de autorização de saída para assinatura dos responsáveis e arquivamento na pasta física do aluno. Este relatório é emitido por meio da própria tela de matrícula.

Importante! Para agilizar o processo, caso seja do interesse da instituição, você pode fazer apenas a matrícula básica do aluno. Para isto, você deve preencher somente os dados da primeira pasta da tela matrícula, que são as informações consideradas imprescindíveis, e salvar. Assim, a matrícula do aluno adotará todas as informações (documentação, etc) cadastradas como “padrão” para a turma, que poderão ser alteradas posteriormente, de acordo com a necessidade.

Eventos esporádicos da matrícula

Existem alguns eventos relacionados à matrícula que não acontecem com regularidade, mas que você deve estar pronto a entender e tratar quando necessário. São eles:

Geração número de diário de classe

Após o registro das matrículas no sistema, faça a geração do número de diário para os alunos da turma. Caso algum aluno seja matriculado após a geração, será incluído automaticamente no final da lista. Se necessário, a numeração poderá ser alterada manualmente através da tela Altera Nº Diário.

Alterar situação de matrícula

Como o sistema não permite a exclusão de matrículas realizadas, trabalhe sempre com a alteração de situação de matrícula.

Saiba mais! A exclusão não é permitida, pois, por determinação do Ministério da Educação, tanto o cancelamento de matrícula quanto a transferência de instituição devem permanecer registrados no banco de dados do sistema, no qual a data da alteração da situação de uma matrícula serve de parâmetro para as alterações acadêmicas decorrentes.

• Esta situação pode acontecer, por exemplo, quando você efetua uma matrícula em série incorreta e necessita alterar o aluno para a situação “Erro de digitação”. Ou ainda quando um aluno se desliga da instituição e é necessário alterar sua situação de matrícula para “Transferido”.
• A alteração de situação do aluno o exclui de determinados relatórios acadêmicos e seu histórico escolar não poderá mais ser registrado.
• A alteração de situação não é um processo irreversível. Quando um aluno transferido retorna à instituição no mesmo ano letivo, você pode “reativar” sua matrícula.

Transferência de série

Quando um aluno é transferido para outra instituição da mesma mantenedora, utilize a tela “ Transferência de série”.

Dispensa de disciplina

O sistema possibilita dispensar o aluno de alguma disciplina (através da tela Dispensa de disciplina), seja por motivo de saúde ou qualquer outro que o impossibilite de cursá-la.

Relatórios

Você vai conhecer alguns relatórios que poderão ser emitidos no sistema após a matrícula de alunos.

Documentos relacionados à matrícula

A emissão de documentos relacionados à matrícula do aluno, como contrato e requerimento de matrícula, pode ser feita de três formas distintas:

• Diretamente pela tela de matrícula - quando finalizar o preenchimento, pesquise pelo registro realizado. As opções de emissão serão apresentadas na tela através de botões na pasta “Matrícula”.
• Por meio da tela “ Emissão de documento” - oferece a possibilidade de emitir a documentação para toda uma turma de uma única vez. Por exemplo: emitir todos os contratos de uma determinada turma.
• Por meio da tela “ Relatório GDoc” - caso o contrato, requerimento, etc tenha sido customizado na ferramenta GDOC, esta tela oferece a possibilidade de emitir a documentação por aluno ou para toda uma turma de uma única vez. Por exemplo: emitir todos os contratos de uma determinada turma.

Relatórios diversos

Listamos abaixo alguns relatórios que podem ser emitidos após o registro da matrícula:

• Lista base (tela Lista base): contém alguns modelos de relatório para recolhimento de assinaturas, listas de chamada, etc;
• Declarações (tela Relatório GDoc): contém alguns modelos de declaração de frequência, transferência, etc.. Caso necessário, outros modelos podem ser customizados através da ferramenta GDOC;
• Diário de classe (tela Relatório GDoc): contém alguns modelos de diário de classe para escolha do que melhor se adéqua às necessidades da instituição. Caso necessário, outros modelos podem ser customizados através da ferramenta GDOC. Pré-requisito para este relatório é a geração do número de diário, tratada no item “eventos esporádicos da matrícula”;
• Resumo de matrículas (tela Resumo de matrícula): contém relatórios para acompanhamento das matrículas realizadas no ano letivo.
• Gerais (menu Relatório\ Aluno\ ): este menu contém diversos relatórios para controle como documentos incompletos, aniversariantes, alunos feras, etiquetas de aluno, mala direta, fotograma, dentre outros.

Dica

Após o registro das matrícula, recomendamos que seja utilizada a tela Consulta genérica para acompanhar os dados do aluno como Notas, Situação da matrícula, Ocorrências, etc.