FAQ Biblioteca

Perguntas e Respostas Frequêntes (FAQ) relacionadas com o ASP Biblioteca:

Parametrização

1. É possível definir níveis de acesso para funcionários, ou seja o que cada funcionário pode realizar no sistema?

Sim. Esta definição pode ser efetuada individualmente, ou seja, ‘por usuário’ ou coletivamente, por ‘grupo de usuário’. Além do acesso, poderão ser limitadas também as ações dos mesmos, quanto a inclusão, exclusão, consulta e atualização de dados.

Cadastro

1. Tem como diferenciar alunos do ensino médio, fundamental, faculdade, pós-graduação?

É possível somente criando categorias diferentes para alunos do ensino fundamental, médio, faculdade e pós-graduação, sendo que o usuário deverá estar vinculado na respectiva categoria na tela Cadastro de usuário - campo Categoria.

2. O aluno matriculado em dois ou mais cursos (Exemplo: graduação/técnico/pós-graduação), qual prevalece?

No Portal acadêmico e financeiro é possível definir na parametrização que gere códigos de matrícula diferentes para cada curso. Normalmente o código de usuário é único. Se não for único e os dois registros estiverem ativos, o aluno poderá utilizar qualquer um dos códigos.

3. O aluno que está matriculado no Portal acadêmico e financeiro será incluído automaticamente no Biblioteca?

Sim, sendo necessário apenas vinculá-lo a Setorial. Caso haja somente uma Setorial (Biblioteca) cadastrada, o vínculo acontecerá automaticamente. A setorial a ser vinculada para o aluno é àquela subordinada à Instituição padrão do funcionário que está matriculando o aluno.

4. O RA poderá ser o código do aluno?

Sim, poderá ser o código do aluno ou da matrícula.

5. O que fazer para que o aluno NÃO consiga efetuar reservas?

Configurando o número máximo de reservas para zero nas telas cadastro de usuário - campo "Max. Res" e Cadastro do perfil da categoria - campo "Qt. Max. Reserva".

6. Qual a diferença entre assunto e palavra-chave?

Assunto é o tema geral do acervo. Palavras-chave são termos que descrevem mais minuciosamente o conteúdo do acervo.

7. Quais os tipos de Classificação Decimal que podem ser utilizados no sistema?

Podem ser dois: - CDU = Classificação Decimal Universal
- CDD = Classificação Decimal Dewey

8. É necessário correlacionar editora e classificação decimal?

Não é obrigatório, pois várias editoras publicam obras nas mais diversas áreas do conhecimento. Caso opte por vincular, faça-o em Cadastro de fornecedor/editora.

9. Como é feito o cadastro de funcionários?

O cadastro é realizado na tela Cadastro de usuário. Porém, vale lembrar que o cadastro dos usuários no Portal acadêmico e financeiro é aproveitado no Biblioteca. Porém o inverso não acontece, ou seja, cadastros efetuados diretamente no Biblioteca não são atualizados no Portal acadêmico e financeiro. Por isso, sugerimos que o cadastro seja feito no Portal acadêmico e financeiro.

Catalogação

1. Existe campo para determinar qual exemplar pertence a cada Unidade?

Sim. O cadastro do acervo é único para todo o grupo, todavia o cadastro dos exemplares é efetuado por Instituição/Setorial (Unidade).

2. Quais tipos de acervo existem?

Os tipos de acervo não são pré-definidos pelo sistema. Dispomos de uma tela específica para o cadastro desta informação, com isso, cada Instituição pode cadastrar os nomes os quais já está habituada a utilizar.

3. É possível cadastrar material adicional de uma obra, a partir do registro da mesma?

Sim. É possível a partir do acervo inserir o registro de material adicional.

4. É possível o empréstimo somente do material adicional? Nesse caso, ele tem que contar como mais uma obra?

Sim. Este registro contará efetivamente como uma nova obra.

5. Como está estruturada a etiqueta com código de barras?

O código de barras corresponde ao número do tombo do exemplar, que é um número gerado automaticamente pelo sistema.

7. É possível informar assuntos/temas do exemplar (título de matéria publicada por edição)?

Sim. No sistema é tratado como Conteúdo do exemplar e o esse cadastro está vinculado a um periódico de acervo principal (PA) que por sua vez está vinculado a um acervo principal (AP). Mais informações acesse a tela Nível do acervo

Consulta do acervo

1. Quais os campos de pesquisa para localizar o acervo no sistema?

Na tela de Consulta de acervo, o sistema dispõe dos seguintes filtros de pesquisa:
- Título
- Autor
- Classificação Decimal
- ISBN/ISSN
- Tombo
- Editora
- Idioma
- Gênero
- Palavra Chave
- Assunto
- Tipo Acervo

Circulação

1. Na tela de Circulação, quando pesquiso o nome do usuário porém não aparece nesta tela, informando a mensagem "Nenhum Registro Encontrado". O que devo fazer neste caso?

Verificar se o usuário está vinculado a alguma Setorial, pela tela Cadastro da Setorial- Pasta "Setorial". E se o usuário está vinculado a Instituição em parâmetro do usuário.

2. Qualquer pessoa pode realizar uma devolução?

Sim, pode ser devolvido por qualquer pessoa, mas o vínculo desta devolução ficará com o usuário que solicitou o empréstimo.

3. O aluno pode, depois de renovar uma vez o exemplar, emprestar novamente no mesmo dia?

Sim, pois são duas operações diferentes, sendo parametrizadas na tela Cadastro do Perfil da Categoria.

4. Aluno com débito na biblioteca referentes à multa ou de materiais em atraso consegue realizar matrícula?

Depende. O sistema oferece campo para parametrização. Neste caso, é verificado se o aluno tem pendências com a Biblioteca (sejam multas ou materiais em atraso) e permite realizar ou não empréstimos, reservas etc.

Penalidades

Multa

1. O sistema gera os valores de multa automaticamente?

Dependo que foi parametrizado. Se for definido como penalidade "multa" ocorre da seguinte forma: Para cada registro de empréstimo em atraso será gerada uma multa, e esta está relacionada a um documento (título a receber) que poderá ser emitido pelo Biblioteca e baixado no Portal acadêmico e financeiro.

2. Quando o aluno paga a multa, o sistema já desbloqueia o cadastro do aluno ou é necessário que façamos alguma atualização?

Não, primeiro o aluno deverá devolver o exemplar atrasado para que então seja feita a devolução no sistema. Em seguida, é efetuada a baixa na multa. Após a multa ser baixada, aí sim o sistema automaticamente atualizará o status do aluno para "ativo".

3. O sistema calcula automaticamente a multa?

Sim, poderá gerar automaticamente desde que estejam parametrizadas as configurações na tela Cadastro do Perfil da Categoria.

4. Se o aluno reservar e não for buscar, pode gerar multa? É possível configurar isso?

Não será multado, apenas será excluído da lista de espera.

5. O aluno, devolvendo a obra em atraso e pagando a multa, o sistema libera para novos empréstimos? E a suspensão como fica?

Sim, marcados os campos "Bloqueio Autom" e "Desbloqueio" na tela de Perfil da Categoria, a liberação é automática. Quanto à suspensão, ocorrerá normalmente de acordo com a pré-definição e após transcorrer os dias da penalidade.

6. Aluno com multa pendente fica bloqueado na biblioteca e só é liberado após pagamento? Esse processo é automático?

Depende do que for definido no perfil da categoria . A baixa da multa pode ser realizada: no Portal acadêmico e financeiro, especificamente pelo Caixa ou Títulos a pagar/receber. Caso haja integração do Biblioteca com o financeiro a atualização é automática. Caso não haja, o recebimento deve ser feito na tela de Multa.

7. Como são gerenciadas as multas?

Se o Biblioteca estiver integrado com o financeiro, é gerado um título ‘a receber’ para cada multa processada. Se optar pela baixa através do Portal acadêmico e financeiro, as informações são atualizadas também no Biblioteca e os valores recebidos entram no fluxo de recebimentos da Instituição. Se a baixa for realizada apenas no Biblioteca, os dados não serão atualizados no Portal acadêmico e financeiro. Essa opção é para ser usada apenas quando não há integração financeira entre módulos.

8. As multas constarão no extrato financeiro do aluno?

Não, no extrato somente aparecem os eventos financeiros (como mensalidade, matrícula, material didático). No sistema, a multa é considerada um tipo de receita.

Suspensão

1. Como configurar a penalidade: "se aluno atrasa um dia, fica dois dias suspenso"?

Quando a penalidade for suspensão o usuário ficará suspenso por tempo determinado, não podendo emprestar, renovar ou reservar nenhum exemplar. Deverá ser configurado na tela Perfil da categoria - campo Penalidade com "Suspensão" e Dias Susp com "2".

Relatórios

1. Onde emitir etiquetas com código de barras e carteirinha de aluno?

O relatório de etiquetas com código de barras poderá ser emitido na tela Relatório Etiqueta e a carteirinha para os usuários na tela Carteirinha da Biblioteca.