Apostila, Exportação genérica

Bem-vindo à GWiki da Gennera | Apostila Exportação genérica Nesta página você encontra informações sobre a utilização do Portal acadêmico e financeiro da Gennera, para que possa aprimorar seus conhecimentos e utilizar o sistema com segurança.

Metodologia

A Gennera busca, por meio das capacitações no formato assíncrono , proporcionar flexibilidade de horário e acesso ao curso, pois aprendente e instrutor não necessitam estar ao mesmo tempo e no mesmo local físico para participarem.

Os materiais didáticos são subdivididos em módulos, visando disponibilizar de maneira mais detalhada cada um dos processos trabalhados dentro do sistema, sendo que cada módulo/apostila contém, de forma resumida, a explicação das principais funções relacionadas ao tema em estudo.

O estudo da apostila deve ser acompanhada da navegação e leitura das explicações sobre cada tela, a partir do botão localizado no canto superior direito da tela. O conteúdo de cada tela citada deve ser utilizada para complementação do estudo (a ligação entre as páginas é feita nas palavras apresentadas em azul, basta clicar e ser direcionado a tela). Lá você encontrará uma descrição do funcionamento da tela, regras e dicas de utilização.

Recomendamos para o estudo que você mantenha uma janela do navegador aberta com a apostila e outra janela com o acesso ao sistema. Desta forma, você pode entrar na tela indicada e estudá-la diretamente no sistema para uma melhor compreensão. Você também pode imprimir a apostila, através do caminho "Arquivo > Imprimir" de seu navegador. Caso opte pela impressão, lembre-se de imprimir também a descrição de cada tela mencionada para que o material fique completo e você não perca nenhum detalhe.

Introdução

Este módulo objetiva orientar os usuários quanto procedimentos para exportação de arquivos através da ferramenta Exportação genérica. Esta função permite a exportar dados existentes no sistema, gerando arquivos em formato texto (.txt), possibilitando que a instituição crie fontes com dados de sua necessidade para usos diversos.

Criação de layout

Na tela Layout deverá ser configurado o layout (informações que deverão ser exportadas do sistema).

Você vai conhecer as três pastas desta tela:

Layout

Na pasta "layout" deverá ser selecionada a Visão de acordo com as informações que deverão ser exportadas do sistema. Por exemplo, para exportar dados relacionados à matrícula do aluno, como lista de e-mails, deverá ser selecionada a visão "Dados alunos matriculados".

Campos

Na pasta "campos" será montado o arquivo com os tipos de dados que serão exportados. É necessária a definição dos dados que serão gerados (por exemplo: código do aluno, nome do aluno, telefone do aluno, etc) e se haverá ou não cabeçalho com o nome das colunas, ou seja:

Para melhor entendimento, veja o exemplo abaixo:

Filtro

A pasta "filtro" tem por finalidade indicar o campo de filtro que deverá ser apresentado na tela de emissão do arquivo, caso necessário (por exemplo: se a instituição deseja informações apenas do ano letivo corrente, deverá selecionar nesta pasta a opção COD_ANO_EXERCICIO).

Geração do arquivo TXT

A geração do arquivo configurado será feita através da tela Geração de arquivo. Nela, deverá ser indicada a 'Visão' e o 'Layout' que iremos gerar o arquivo (conforme cadastrado anteriormente). Ao informar a 'Visão', o campo 'Layout' será atualizado automaticamente para que apareçam apenas os layouts criados para a opção selecionada. Após escolher o Layout, o sistema atualizará a tela novamente mostrando apenas os campos de filtro cadastrados anteriormente (além dos dados da instituição, que já vem por default pelo sistema).

Depois de indicadas as informações desejadas e clicar em "Pesquisar" para geração do arquivo, o sistema mostrará em tela uma janela para fazer o download do arquivo. Neste momento temos duas opções: salvar o arquivo gerado no computador (o mais recomendável) ou apenas abrir o arquivo para verificar os dados gerados e depois salvar.

Edição do layout

Caso os dados que foram gerados não estejam exatamente na ordem que queremos ou faltou algum campo que tenhamos esquecido, podemos voltar à tela de Layout e modificar o layout do arquivo.

Importação de dados externos

Planilha Excel através do TXT

Se o arquivo gerado e salvo no computador corresponder ao desejado, poderá ser feita a importação dos dados em uma planilha Excel, o que possibilitará manipulá-los. Para isto, abra um documento Excel vazio e em "Arquivo / Abrir" selecione o arquivo TXT gerado pelo sistema.

Ao abrir o arquivo, o Excel irá abrir uma nova janela chamada “Assistente de importação de texto”, onde você deverá informar como deseja que os dados sejam importados, conforme etapas abaixo:

• 1ª etapa – aqui deverá ser definido o tipo de campo. Neste caso será a opção “Delimitado”. Depois de selecionado, clicar em Avançar.

• 2ª etapa – aqui deverá ser informado o tipo de delimitador existente no arquivo que será importado (verificar o que foi utilizado na confecção do arquivo, por exemplo, “Ponto e vírgula”). Depois de selecionado, clicar em Avançar.

• 3ª etapa – por último informar o formato dos dados de cada coluna existente. Neste caso, deixar como Geral. Depois de selecionado, clicar em Concluir.

Após a conclusão das 3 etapas mencionadas acima, você terá o arquivo no formato de planilha Excel. Esta planilha poderá ser salva no computador ou rede, e editada conforme necessidade.

Etiqueta através do TXT

Se o arquivo gerado e salvo no computador corresponder ao desejado, poderá ser feita a importação dos dados em um documento Word, o que possibilitará manipulá-los para geração de etiquetas, por exemplo. Para isto, siga as orientações em Geração de etiqueta.