Apostila, Financeiro, Caixa

Bem-vindo à GWiki da Gennera | Apostila Financeiro: Caixa Nesta página você encontra informações sobre a utilização do Portal acadêmico e financeiro da Gennera, para que possa aprimorar seus conhecimentos e utilizar o sistema com segurança.

Metodologia

A Gennera busca, por meio das capacitações no formato assíncrono , proporcionar flexibilidade de horário e acesso ao curso, pois aprendente e instrutor não necessitam estar ao mesmo tempo e no mesmo local físico para participarem.

Os materiais didáticos são subdivididos em módulos, visando disponibilizar de maneira mais detalhada cada um dos processos trabalhados dentro do sistema, sendo que cada módulo/apostila contém, de forma resumida, a explicação das principais funções relacionadas ao tema em estudo.

A leitura da apostila deve ser acompanhada da navegação e leitura da Wiki de cada tela aqui citada, para complementação do estudo (a ligação entre as páginas é feita nas palavras apresentadas em azul, basta clicar e ser direcionado a tela). Lá você encontrará uma descrição do funcionamento da tela, regras e dicas de utilização. Vale lembrar que a página com descrição da tela também é acessada ao clicar no botão “WIKI” disponível na própria tela, assim, você poderá acessá-la sempre que precisar.

Recomendamos para o estudo que você mantenha uma janela do navegador aberta com a apostila e outra janela com o acesso ao sistema. Desta forma, você pode entrar na tela indicada e estudá-la diretamente no sistema para uma melhor compreensão. Você também pode imprimir a apostila, através do caminho "Arquivo > Imprimir" de seu navegador. Caso opte pela impressão, lembre-se de imprimir também a descrição de cada tela mencionada para que o material fique completo e você não perca nenhum detalhe.

Introdução

Neste módulo você vai aprender a utilizar a orientar os usuários quanto aos procedimentos para cadastro e utilização do Caixa.

Cadastro do caixa

Na tela de cadastro do caixa é feito o cadastramento dos caixas da Instituição de Ensino. Ao cadastrar os caixas, eles ficam vinculados a uma Instituição, não sendo possível que pessoas de outra Instituição tenham acesso a eles (caso haja mais de uma Instituição no grupo). Esse processo é efetuado apenas uma vez por caixa e a Instituição deverá cadastrar quantos caixas necessitar.

Liberação de Caixa

O segundo passo é a liberação de um caixa para operação. Nesta tela, o usuário informa o saldo inicial e usuário responsável pelo caixa. Desta forma, apenas esse usuário poderá efetuar a abertura e os recebimentos naquele caixa que está sendo aberto.

Abertura de Caixa

A abertura do caixa sinaliza para o sistema que o usuário responsável dará início à operação. O sistema irá vincular o caixa a um computador, que deverá obrigatoriamente ter um endereço de IP fornecido pelo provedor de acesso à internet da Instituição de Ensino. Caso o IP não seja fixo, ao sair do sistema o usuário que fez a abertura poderá não conseguir acessar o caixa aberto. Neste caso, deverá proceder com o bloqueio manual e novamente com a abertura daquele caixa. Vale ressaltar que, durante o período de abertura do caixa, o usuário poderá efetuar recebimentos apenas naquela máquina da abertura.

Movimentação do Caixa (Recebimentos e Estorno)

Permite efetuar todos os tipos de recebimento da Instituição (eventos financeiros, títulos a receber e outros tipos de receitas), assim como efetuar pagamentos e estorno de recebimentos.

• No grupo Detalhes do Recebimento consta o botão + Adicionar Recebimento. Por meio deste botão, é possível escolher a(s)s forma(s) de cobrança desejada(s), que deverão estar previamente cadastradas na tela Forma Cob. instituição
• As opções disponíveis são: receber e estornar. Primeiramente deverá ser escolhido o Tipo de documento que será recebido, dentre as opções existentes no sistema. Para encontrar o documento, informe um ou mais campos de filtro e clique em Pesquisar. Selecione a(s) parcela(s) que será(ão) baixada(s) e clique em Ir Para Lista. Se necessitar incluir parcelas de outro aluno ou responsável no mesmo recebimento, clique em Inserir Outros Itens e proceda com os passos anteriores para seleção das parcelas. Ao concluir a seleção das parcelas, poderá ser feita a alteração de valor de desconto, juros ou multa de eventos financeiros ou títulos. Observe que não se pode alterar a data de pagamento. É possível efetuar o recebimento de Tipos de Documentos diferentes (Eventos Financeiros, A Receber, A Pagar, Diversos).
• Caso alguma parcela tenha sido selecionada equivocadamente, você pode selecioná-la e, realizar as alterações necessárias. Em seguida clicar em Receber. Nesta tela, é apresentado o valos a ser recebido e caso as informações estejam corretas, clique em Adicionar recebimento definindo a forma(s) de cobrança(s) e a quantia correspondente.
• Só será possível finalizar o recebimento se o valor a ser recebido for o mesmo que o valor lançado. Verifique se todos os lançamentos corretos. Utilize o botão excluir para retirar lançamento e para encerrar o recebimento, clique em Finalizar. Feito isto, será emitido um recibo.
• O procedimento de estorno se dá na opção Estornar e este poderá ser feito de duas maneiras: se o caixa ainda estiver aberto utilizando a operação estorno ou se o caixa estiver encerrado através da tela Baixa Manual de Parcelas.

Emissão da 2ª via

Para reemissão do recibo, utilize a tela emissão de 2ª via.

Bloqueio do Caixa

Permite ao usuário responsável pelo caixa fazer o bloqueio da operação. O bloqueio do caixa é uma função comandada pelo próprio usuário para permitir uma interrupção temporária da operação e também para desvinculá-lo da máquina à qual foi vinculado no momento da abertura, liberando-o para ser aberto e operado em outras máquinas. O desbloqueio pode ser feito no momento em que o usuário deseja reabrir o caixa para retomada da movimentação. Vale ressaltar que este processo pode ser efetuado apenas pelo próprio usuário que fez a abertura.

Bloqueio Manual do Caixa

Utilizado por qualquer usuário com acesso aos caixas da Instituição para efetuar o bloqueio de um caixa. A interrupção da operação de um caixa, denominada Bloqueio Manual de Caixa, é uma operação alternativa ao bloqueio do caixa. Desta forma, possuem a mesma função. Quando um caixa for aberto em uma máquina sem IP fixo, é a esta tela que o usuário deverá recorrer para que possa novamente operar o caixa.

Reforço e Retirada

São procedimentos que objetivam tratar a falta ou o excesso de dinheiro no caixa. O reforço promove a entrada de dinheiro; a retirada, a saída para depósito em uma conta corrente. Lembrando que todas as movimentações ficarão registradas no Extrato de Caixa.

Encerramento do Caixa

Permite ao usuário responsável pelo caixa realizar o encerramento da operação e a destinação do valor do saldo das movimentações de recebimento, pagamento e/ou retirada do caixa, que será creditado na conta corrente vinculada a ele no momento da liberação. Ao ser encerrado, o caixa é desvinculado do usuário. Observação: No momento do encerramento do caixa os valores de saldo inicial (informado na abertura) e o reforço do caixa são automaticamente devolvidos para as contas correntes de origem, vinculados no momento da liberação. O usuário não tem permissão de destinar esses valores para outras contas correntes.

Importante: O bloqueio do caixa é pré-requisito para o seu encerramento. 

Extrato de caixa

O Relatório Extrato de caixa dispõe de vários modelos, apresentando a movimentação diária do caixa.

Auditoria

A auditoria permite consultar em tela informações de quantos documentos foram recebidos por caixa, assim como o valor movimentado dos caixas encerrados, abertos e bloqueados.

Dicas

• É recomendado que o caixa seja encerrado diariamente, para o melhor controle da Instituição.
• Após o cadastramento do caixa, ele seguirá sempre o fluxo: Cadastro (uma vez) -> Liberação (primeira vez e sempre que encerrado o caixa) -> Abertura

(primeira vez e sempre que bloqueado o caixa) -> Recebimento -> Reforço ou Retirada (se houver) -> Bloqueio (após finalização dos recebimentos ou também para as saídas durante o dia) -> Encerramento (se finalizado o dia) -> Liberação -> ...

• Para o Gestor do sistema:

• O sistema permite que a Instituição defina o valor ou percentual máximo que um usuário pode conceder de desconto no momento do recebimento. Na tela Usuário do Sistema, grupo "Baixa de Parcelas", campo "Desconto" informe quanto o usuário poderá conceder de desconto nos recebimentos que realizar.
• Caso o usuário informe um valor superior ao definido pela Instituição, o sistema solicitará a liberação da transação pelo gestor (será aberta uma tela para liberação do gestor com sua senha e somente após esta liberação o usuário poderá concluir o recebimento). Neste caso, o usuário poderá conceder de desconto, além daquele desconto já previsto na parcela do aluno, o percentual definido no cadastro de seu usuário (Ex. Se um aluno possui 20% de desconto em uma parcela e o usuário pode conceder 20%, no total ele poderá dar até 40% de desconto ao aluno).
• Para não permitir que um usuário retire o juro/multa do atraso no pagamento de uma parcela no momento do recebimento: utilize a tela Usuário do Sistema, grupo "Baixa de Parcelas", no campo "Juro/Multa" e faça a restrição.
• Para não permitir que um usuário altere a data de recebimento de parcelas ou que efetue estornos: o usuário não poderá ter acesso a estas aplicações. Para verificar a liberação de acesso, utilize a tela Usuário x Aplicação