Apostila, Configurações iniciais

Metodologia

Para que você possa aprimorar seus conhecimentos e utilizar o sistema com segurança, a empresa fornecedora do software desenvolveu os materiais didáticos, com módulos que lhe possibilitará conhecer as principais funções do sistema.

Material didático

Este material contém de forma resumida a explicação das principais funções relacionadas ao tema em estudo. A leitura deste material deve ser acompanhada da leitura da Wiki de cada tela aqui citada, para complementação do estudo. Lá você encontrará uma descrição do funcionamento da tela, regras, dicas de utilização e tutoriais (vídeos sobre a navegação). Para acessá-la, basta clicar no botão “WIKI” disponível na própria tela.

Vale ressaltar que todo o material didático utilizado nas capacitações está disponível para download no menu principal do sistema, através do botão "GWiki".

Introdução

Neste módulo serão repassadas as informações iniciais necessárias para que o administrador do sistema compreenda a sistemática do sistema e esteja habilitado a efetuar a liberação do mesmo para os demais usuários da Instituição. Desta forma, serão tratados aqui alguns tópicos considerados básicos para a utilização inicial.

Estrutura Organizacional

O sistema trabalha com três níveis hierárquicos relacionados à estrutura da Instituição de Ensino. Estes são distribuídos de forma a promover o melhor controle e organização das instituições. Para o completo entendimento repassamos abaixo uma breve explicação sobre cada um destes níveis.

1. Órgão Regulador: É a mantenedora das instituições, órgão principal de controle e nível mais alto da estrutura organizacional, cadastrado através da tela Cadastro de órgão regulador.

2. Regional: Nível intermediário da estrutura organizacional, permite que as instituições pertencentes à mantenedora sejam separadas por regiões operacionais, cadastrado através da tela Cadastro de regional.

3. Instituição: Refere-se à Instituição de Ensino em si, à qual serão associados os usuários (funcionários), alunos e professores. Este é o cadastro mais completo, no qual são inseridos todos os dados pertinentes à instituição para que sejam carregados em relatórios e afins, através da tela Dados cadastrais da instituição.

Estes cadastros são normalmente realizados durante a entrega do sistema, de acordo com as informações repassadas pela instituição neste processo. Caso, após este momento, seja necessário o cadastro de novas regionais e instituições, esta estruturação será de responsabilidade do administrador do sistema.

Com a separação das unidades de trabalho em regionais e instituições é possível também separar os usuários, para que cada grupo tenha acesso e consiga visualizar informações somente da Instituição em que trabalha, não podendo dessa forma manipular dados de outras instituições a que não tenha acesso, mesmo que estas estejam vinculadas a mesma regional.

Importação de Fotos

É possível a visualização de fotos no portal aluno e professor, assim como em algumas telas e relatórios do sistema, porém, para que isso aconteça é necessário primeiramente fazer a importação das mesmas. O processo de importação é similar para professores e alunos embora as telas utilizadas para este fim sejam diferenciadas para importação individual das fotos:

• Importação de foto de professor
• Importação de foto de aluno

A importação de foto também pode ser feita em massa, através da tela Importação de foto.

Importação de Logotipo

O sistema permite a personalização de relatórios com o logotipo da Instituição e, para isso, também é necessário fazer a importação deste sendo que:

• Carteira de Estudante é um dos relatórios que permite visualização de logotipo e possui uma tela específica para esta importação, sendo Logotipos Carteira. O logotipo utilizado nas carteiras pode ser diferente para cada curso e turno.

• Outros relatórios como boletins, extratos e declarações apresentam o que chamamos de “Logotipo da Instituição”, ou seja, um logotipo padrão e comum a estes relatórios, importado através da tela Logotipo da Instituição.

• Além deste logotipo padrão, pode-se importar através desta tela as assinaturas dos representantes oficiais para que apareçam em documentos que possibilitem essa visualização.

Controle de Acesso

Dentre as responsabilidades do Administrador do sistema, não só no momento da liberação, mas durante toda a utilização, está a de realizar a liberação do sistema para os demais usuários (funcionários). Para tal, deve procurar saber, junto ao diretor de sua Instituição, para quais usuários o sistema será liberado. O Administrador deve ter conhecimento de todas as pessoas que utilizarão o sistema, bem como em qual setor eles trabalham e a “quais” aplicações estes devem ter acesso.

1. O primeiro item da liberação é realizar o cadastro de todos os usuários através da tela Usuário do sistema.

1.1 Serão informados os dados do usuário, como nome, login e e-mail, sendo necessário também informar uma senha provisória, assim como a qual grupo de usuário e setor ele estará vinculado.

1.2 O e-mail aqui informado será o utilizado pelo usuário para resgatar sua senha em caso de esquecimento, portanto, o Administrador deve manter o e-mail dos usuários sempre atualizado.

1.3 Alguns grupos de usuários já vêm pré-definidos pela empresa fornecedora do software, como sugestão. Portanto, se um usuário for vinculado a um destes grupos o mesmo já fica com as permissões (acesso às aplicações) liberadas para o grupo. É possível que a qualquer momento o Administrador inclua funcionalidades tanto para o grupo todo, quanto para um usuário específico, e também crie novos grupos de usuários de acordo com as necessidades da Instituição.

1.4 Em caso de desligamento de um funcionário da instituição que possuía acesso ao sistema, é responsabilidade do Administrador fazer o cancelamento de acesso deste usuário. Para isto, basta alterar o campo “situação” de Ativo para Cancelado.

1.5 O usuário poderá fazer o primeiro acesso ao sistema, utilizando-se apenas desta senha cadastrada pelo Administrador e sem necessidade de informar uma resposta secreta. Assim, neste primeiro acesso, o usuário será redirecionado à tela “ Troca de Senha” para que altere sua senha para uma “particular” e cadastre uma resposta secreta.

1.6 O Administrador também tem a opção de cadastrar a resposta secreta para o primeiro acesso do usuário, neste caso, logo após o cadastro deverá passar pela tela “Troca de Senha”, e fazer o registro de senha e resposta como veremos a seguir.

2. O segundo item de liberação é vincular o usuário à(s) instituição(ões) de ensino através da tela Vínculo usuário à instituição, onde obterá permissão para visualizar os dados registrados no sistema. Ele poderá ter acesso somente às informações relacionadas à Instituição a qual pertence.

• É também com base nesta liberação, que os alunos cadastrados por um usuário vinculado a uma Instituição ou mais instituições serão automaticamente vinculados a ela(s). Porém, quando o código de aluno fizer menção ao número da instituição (ex.: Instituição(2)+Sequencial(6)), o usuário deverá tornar como Padrão aquela à qual o código será gerado. (ex.: Colégio Modelo é número 1 e a Associação de Ensino Superior é número 2 – quando um usuário for cadastrar um aluno para o Colégio Modelo, deverá torná-la como padrão e, desta forma, o código de aluno gerado será 01000001).

3. Após a liberação das instituições é necessário fazer a liberação das contas correntes aos usuários da Instituição que terão acesso ao financeiro, através da tela Vínculo usuário à conta corrente. Esta liberação serve para que os mesmos possam emitir alguns relatórios com informações financeiras do aluno, além de pesquisar parcelas e fazer alterações nas mesmas, caso tenham acesso às aplicações que as alteram.

4. Feito isso, pode-se partir para a inclusão ou exclusão de aplicações para um usuário ou grupo, através das telas Grupo de usuário por aplicação ou Usuário por aplicação.

4. Durante o tratamento com os usuários pode ser necessário que o Administrador faça alterações em suas senhas, ou seja, libere uma nova senha ou bloqueie uma senha existente. Esta alteração deverá ser feita através da tela Troca de senha.

• A liberação pode ocorrer antes do primeiro acesso, quando o Administrador cadastrar uma senha e resposta secreta padrão para o usuário, ou quando o usuário esquecer sua senha e não conseguir recuperá-la utilizando o recurso “esqueci minha senha”.
• O bloqueio pode acontecer no momento em que um usuário se afastar da Instituição, seja em definitivo, ou por um período, como férias, por exemplo.

6. Finalizado o processo de cadastro dos usuários da instituição, o Administrador do sistema poderá emitir uma carta individual a ser impressa e entregue diretamente aos usuários para divulgação das senhas e dados de acesso, através da tela Carta Internet.

• O relatório de carta internet tem particularidades no que diz respeito a dados dos usuários da instituição (funcionários). Para que a segurança no acesso seja mantida, apenas usuários “Master” do sistema conseguirão ver os dados de acesso de todos os usuários. Usuários não master, porém marcados como “administradores”, terão permissão a visualizar os dados dos usuários da instituição a que tem acesso. Usuários normais, ao emitir esta carta, verão apenas os seus dados.
• Vale lembrar que a carta internet não é emitida de forma individual (por usuário). Caso deseje realizar a impressão para um único usuário, o relatório deve ser emitido normalmente e apenas a página desejada deve ser encaminhada à impressora.

Segurança/Auditoria

Dentro das questões de segurança é possível fazermos algumas restrições de acesso aos usuários da instituição para garantir um melhor controle.

1. É possível, por exemplo, bloquear o acesso de todos os usuários a um determinado módulo por um intervalo de tempo, como o recesso acadêmico, através da tela Libera Acesso Módulos.

2. Ou bloquear o acesso em determinados horários e dias da semana, desmarcando, de acordo com o módulo, os dias e horários em que o usuário não deve ter acesso, através da tela Calendário Liber. Acesso.

3. Outra forma bastante eficiente de controle de acesso é a restrição por faixa de IP. Pode-se delimitar o acesso de um determinado usuário ou de toda a Instituição a um intervalo de IP definido através das telas Restringe acesso por IP por Usuário ou Restringe acesso por IP por instituição.

• Desta forma, permite-se que o usuário faça logon de qualquer computador da rede que esteja utilizando um IP dentro da faixa delimitada. Isso impede que se faça logon de computadores externos à rede da Instituição.

Relacionado a controle de usuários, existem verificações que podem ser feitas como: quando fizeram acesso, quais telas acessaram, se fizeram alterações em informações relacionadas aos alunos e muito mais. Estas verificações ou auditorias são apresentadas em forma de relatórios, para que se possa fazer a devida análise quando necessário. É possível fazer este controle em dois momentos:

1. Primeiro, por intermédio da tela de auditoria de acessos, onde é possível verificar os usuários que já se encontram cadastrados no sistema, os direitos de acesso de cada usuário, os grupos de usuários cadastrados, bem como algumas informações estatísticas sobre os acessos realizados nos módulos Gestão, Aluno e Professor.

2. Além da tela de auditoria de acesso, é possível controlar as alterações realizadas pelos usuários em questões acadêmicas dos alunos, através da emissão de relatórios de Log nas telas:

• Log Acadêmico/financeiro,
• Log de Notas,
• Log de Frequência,
• Log Email.

2.1 Com estes relatórios se vê detalhadamente movimentações realizadas, assim como quem executou cada processo. Por exemplo, podemos verificar todas as alterações acadêmicas realizadas com determinado aluno ou até mesmo as movimentações realizadas em cima de um número de boleto ou documento.