Mudanças entre as edições de "Apostila, Configuração de frequência"

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Neste material são apresentadas as orientações gerais de como parametrizar o controle de frequência no sistema, apresentando os requisitos para a configuração e como são executados os lançamentos de frequência.
 
Neste material são apresentadas as orientações gerais de como parametrizar o controle de frequência no sistema, apresentando os requisitos para a configuração e como são executados os lançamentos de frequência.
  
−
==Pré requisito: início da configuração no sistema==
+
==Pré requisito==
  
−
:1. Possuir curso, série, turma e disciplinas devidamente configurados;
+
'''1. Configurar corretamente o sistema'''
−
:2. Possuir carga horária cadastrada para as disciplinas;
 
−
:3. Possuir quadro de horário cadastrado;
 
−
:4. Possuir calendário acadêmico gerado.
 
  
−
* O primeiro passo para configurar o controle de frequência é identificar e determinar a maneira como ela será realizada. O sistema Gennera permite o controle de duas maneiras, sendo elas:
+
:Para que a frequência seja lançada e calculada corretamente, algumas configurações prévias são imprescindíveis:
  
−
:- Diário;
+
:'''a.''' Possuir [[Carga horária prevista, Cadastro | carga horária cadastrada]] para as séries e disciplinas;<br>
−
:- Total de faltas;
+
:'''b.''' Possuir [[Quadro de horário, Cadastro | quadro de horário cadastrado]];<br>
−
:- Automático;
+
:'''c.''' Possuir [[Gera calendário escolar | calendário acadêmico gerado]];<br>
 +
:'''d.''' Possuir número de carteira de estudante no [[Aluno, Cadastro | cadastro do aluno]] (para frequência por catraca).
  
−
==Controle de frequência - Diário==
 
  
−
Caso o controle seja diário, ou seja, a frequência é lançada diariamente, as configurações a serem realizadas no sistema são as seguintes:
+
'''2. Definir como será realizada a frequência'''
  
−
*'''Passo 1''': Acessar o módulo Gestão;
+
:Com estes dados devidamente cadastrados, o primeiro passo para configurar o controle de frequência é identificar e determinar a maneira como ela será realizada. O sistema [[Gennera]] permite o controle de duas maneiras, sendo elas:
  
−
*'''Passo 2''': Acessar a funcionalidade “Parâmetro Institucional” (Menu: Cadastro\\ Institucional\\ Instituição de Ensino\\ Parâmetro Institucional);
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:* '''Frequência manual''' - quando a instituição define que o professor ou a secretaria fará o lançamento da frequência através do sistema. É possível de duas formas:
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::* ''Digitação diária'' - quando a instituição define que o lançamento das presenças e faltas será realizado diariamente.
 +
::* ''Digitação total de faltas do período'' - quando a instituição define que o lançamento do total de faltas será realizado ao final do período letivo (bimestre, semestre, etc)
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:* '''Frequência automatizada''' - quando a instituição utiliza um [[Equipamentos homologados para controle de acesso|leitor de frequência]] (código de barras, biométrica, etc) que gera um arquivo de texto com os dados de batida dos alunos na entrada e/ou saída, que é diariamente importado para o Educacional, para carga das presenças e faltas. A importação pode ocorrer de duas formas:
 +
::* ''Importação manual'' - quando a instituição define que a secretaria irá, diariamente, importar de forma manual o arquivo gerado pelo coletor de frequência.
 +
::* ''Importação através de integração'' - quando a instituição define que haverá [[integração]] entre o sistema coletor de frequência contratado pela IE e o Gennera Educacional, não havendo importação manual.
  
−
*'''Passo 3''': No conjunto de elementos (fieldset) “Frequência Automática”, há o campo “Controle de Frequência”. Nesse campo deve ser selecionada a opção “1 Batida – Presença para todo o turno”.
 
  
−
*'''Passo 4''': No conjunto de elementos (fieldset) “Frequência Automática”, há o campo “Forma Cálculo”. Nesse campo há duas opções, sendo elas:
+
Abaixo descrevemos como configurar e realizar o registro de frequência para cada uma das opções citadas acima. Leia este material com atenção e defina como será utilizado esse processo na sua instituição, para evitar transtornos futuros.
  
−
==Importação de Logotipo==
+
==Frequência manual==
  
−
O sistema permite a personalização de relatórios com o logotipo da Instituição e, para isso, também é necessário fazer a importação deste, sendo que:
+
A frequência manual é quando o professor ou a secretaria lança a presença/falta diretamente no sistema, podendo ser um lançamento diário ou o total de faltas no final do período.
  
−
* Carteira de Estudante é um dos relatórios que permite visualização de logotipo e possui uma tela específica para esta importação, sendo [[Logotipo carteira, Cadastro | Logotipos Carteira]]. O logotipo utilizado nas carteiras pode ser diferente para cada curso e turno.
+
===Digitação diária===
  
−
* Outros relatórios como boletins, extratos e declarações apresentam o que chamamos de “Logotipo da Instituição”, ou seja, um logotipo padrão e comum a estes relatórios, importado através da tela [[Logotipo da instituição, Cadastro | Logotipo da Instituição]].
+
'''1. Configuração:'''
−
:* Além deste logotipo padrão, pode-se importar através desta tela as assinaturas dos representantes oficiais para que apareçam em documentos que possibilitem essa visualização.
 
  
−
==Controle de Acesso==
+
:Caso o controle seja diário, ou seja, a frequência é lançada diariamente, é necessário:
  
−
Dentre as responsabilidades do Administrador do sistema, não somente no momento inicial de implantação do sistema, mas durante toda a utilização do mesmo, está a de realizar a liberação do sistema para os demais usuários (funcionários). Para tal, deve procurar saber, junto ao diretor de sua Instituição, para quais usuários o sistema será liberado e quais permissões deverão ter acesso. Assim, vale ressaltar que [[administrador do sistema]] deve ter conhecimento de todas as pessoas que utilizarão o sistema, bem como em qual setor eles trabalham e a “quais” aplicações estes devem ter acesso.
+
:* Na tela [[Parâmetro institucional, Regras gerais 1 | Parâmetro Institucional]], configurar através do quadro ''Frequência automática'' o '''controle de frequência''' que será utilizado;
 +
::* Para o lançamento diário através do sistema, recomendamos a opção ''1 Batida – Presença para todo o turno'';
 +
:* No mesmo quadro, no campo [[Frequência, Regra de cálculo|forma cálculo]] selecione a opção que melhor atende sua instituição:
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::* Em caso de dúvida, veja o detalhamento das [[Frequência, Regra de cálculo | regras de cálculo]];
 +
::* Recomendamos a utilização da opção ''Conta as faltas'', pois possui uma configuração mais simples.
  
−
:'''1.''' O primeiro item da liberação é realizar o cadastro de todos os usuários na tela [[Usuário, Cadastro | Usuário do sistema]].
+
'''2. Digitação da frequência:'''
−
::'''1.1''' Serão informados os dados do usuário, como nome, [[login]] e e-mail, sendo necessário também informar uma senha provisória, assim como a qual grupo de usuário e setor ele estará vinculado.
 
−
::'''1.2''' O e-mail aqui informado será o utilizado pelo usuário para resgatar sua senha em caso de esquecimento, portanto, o [[administrador do sistema]] deve manter o e-mail dos usuários sempre atualizado.
 
−
::'''1.3''' Alguns grupos de usuários já vem pré-definidos pela empresa fornecedora do software, como sugestão. Portanto, se um usuário for vinculado a um destes grupos, o mesmo já é configurado com as permissões (acesso às aplicações) liberadas para o grupo. É possível que a qualquer momento, o Administrador inclua funcionalidades tanto para o grupo todo, quanto para um usuário específico, e também crie novos grupos de usuários de acordo com as necessidades da Instituição.
 
−
::'''1.4''' Em caso de desligamento de um funcionário, é responsabilidade do Administrador fazer o cancelamento de acesso deste usuário. Para isto, basta alterar o campo “situação” de ''Ativo para Cancelado''.
 
−
::'''1.5''' O usuário poderá fazer o primeiro acesso ao sistema, utilizando-se apenas desta senha cadastrada pelo Administrador e sem necessidade de informar uma resposta secreta. Assim, neste primeiro acesso, o usuário será redirecionado à tela “[[Alteração de senha | Troca de Senha]]” para que altere sua senha para uma “particular” e cadastre uma resposta secreta.
 
−
::'''1.6''' O Administrador também tem a opção de cadastrar a resposta secreta para o primeiro acesso do usuário, neste caso, logo após o cadastro deverá passar pela tela “Troca de Senha”, e fazer o registro de senha e resposta, como veremos a seguir.
 
  
−
:'''2.''' O segundo item de liberação é vincular o usuário à(s) instituição(ões) de ensino na tela [[Usuário, Instituição | Vínculo usuário à instituição]], onde obterá permissão para visualizar os dados registrados no sistema. Ele poderá ter acesso somente às informações relacionadas à Instituição a qual pertence.
+
:A digitação da frequência diária pode ser realizada da seguinte maneira:
−
::* Os alunos cadastrados por este usuário que por usa vez possui vínculo à uma Instituição ou mais instituições serão automaticamente vinculados à  ela(s). Porém, para usuário que possuem acesso a mais de uma Instituição, quando o código de aluno fizer menção ao número da instituição, como por exemplo: Instituição(2)+Sequencial(6), o usuário deverá tornar como padrão aquela à qual o código será gerado. Veja o exemplo a seguir: Colégio Modelo é número 1 e a Associação de Ensino Superior é número 2. Quando o usuário for cadastrar um aluno para o Colégio Modelo, deverá torná-la como padrão e, desta maneira, o código de aluno gerado será 01000001.
 
  
−
:'''3.''' Após a liberação das instituições é necessário fazer a liberação das contas correntes aos usuários da Instituição que terão acesso ao financeiro, pela tela [[Usuário, Conta corrente| Vínculo usuário à conta corrente]]. Esta liberação serve para que os mesmos possam emitir alguns relatórios com informações financeiras do aluno, além de pesquisar parcelas e fazer alterações nas mesmas, caso tenham acesso às aplicações que as permitam alterar.
+
::'''a) [[Portal do professor]]''': No Portal, a digitação da frequência deve ser realizada na funcionalidade [[Portal do professor, Diário de classe eletrônico|Diário de Classe Eletrônico]].<br>
 +
::'''b) Gestão''': No Gennera Educacional, a digitação da frequência deve ser realizada na funcionalidade [[Frequência, Diário de classe eletrônico |Frequência Diário]].
  
−
:'''4.''' Feito isso, pode-se partir para a inclusão ou exclusão de aplicações para um usuário ou grupo nas telas [[Usuário, Aplicação por grupo | Grupo de usuário por aplicação]] ou [[Usuário, Aplicação por usuário | Usuário por aplicação]].
+
'''3. Relatório de frequência:'''
  
−
:'''5.''' Durante o tratamento com os usuários, pode ser necessário que o Administrador faça alterações em suas senhas, ou seja, libere uma nova senha ou bloqueie uma senha existente. Esta alteração deverá ser feita na tela [[Alteração de senha | Troca de senha]].
+
:A digitação da frequência para os alunos pode ser verificada da seguinte forma:
−
::* A liberação pode ocorrer antes do primeiro acesso, quando o Administrador cadastrar uma senha e resposta secreta padrão para o usuário, ou quando o usuário esquecer sua senha e não conseguir recuperá-la utilizando o recurso “esqueci minha senha”.
 
−
::* O bloqueio pode acontecer no momento em que um usuário se afastar da Instituição, seja em definitivo ou por um período, como férias por exemplo.
 
  
−
:'''6.''' Finalizado o processo de cadastro dos usuários da instituição, o Administrador do sistema poderá emitir uma carta individual a ser impressa e entregue diretamente aos usuários para divulgação das senhas e dados de acesso, na tela [[Carta internet, Relatório | Carta Internet]].
+
::'''a) Gestão''': No Gennera Educacional, emitir o relatório de frequência através da tela [[Frequência (presenças e faltas), Relatório | Presenças e faltas]].
  
−
::* O relatório Carta internet tem particularidades no que diz respeito a dados dos usuários da instituição (funcionários). Para que a segurança no acesso seja mantida, apenas usuários “[[Master]]” do sistema conseguirão ver os dados de acesso de todos os usuários. Usuários não master, porém marcados como “administradores”, terão permissão a visualizar os dados dos usuários da instituição a que tem acesso. Usuários normais, ao emitir esta carta, verão apenas os seus dados.
+
===Digitação total de faltas===
−
::* Vale lembrar que a carta internet não é emitida por usuário. Caso deseje realizar a impressão para um único usuário, o relatório deve ser emitido normalmente e apenas a página desejada deve ser encaminhada à impressora.
 
  
−
==Segurança/Auditoria==
+
'''1. Configuração:'''
  
−
Dentro das questões de segurança, é possível fazermos algumas restrições de acesso aos usuários da instituição para garantir um melhor controle.
+
:Caso a digitação da frequência seja total das faltas no período, ou seja, o total de faltas é lançado no final do período, é necessário:
  
−
:'''1.''' É possível, por exemplo, bloquear o acesso de todos os usuários a um determinado módulo por um intervalo de tempo, como o recesso acadêmico, através da tela [[Liberação de acesso aos módulos do sistema, Cadastro | Libera Acesso Módulos]].
+
:* Na tela [[Parâmetro institucional, Regras gerais 1 | Parâmetro Institucional]], configurar através do quadro ''Frequência automática'' o '''controle de frequência''' que será utilizado;
 +
::* Para o lançamento do total de faltas no período através do sistema, selecionar a opção ''Registrar o Total de Faltas'';
 +
:* No mesmo quadro, no campo [[Frequência, Regra de cálculo|forma cálculo]] selecione a opção que melhor atende sua instituição:
 +
::* Em caso de dúvida, veja o detalhamento das [[Frequência, Regra de cálculo | regras de cálculo]];
 +
::* Recomendamos a utilização da opção ''Conta as faltas'', pois possui uma configuração mais simples.
  
−
:'''2.''' Ou bloquear o acesso em determinados horários e dias da semana, desmarcando, de acordo com o módulo, os dias e horários em que o usuário não deve ter acesso, através da tela [[Calendário para acesso aos módulos do sistema, Cadastro | Calendário Liber. Acesso]].
+
'''2. Digitação da frequência:'''
  
−
:'''3.''' Outra forma bastante eficiente de controle de acesso é a restrição por faixa de IP. Pode-se delimitar o acesso de um determinado usuário ou de toda a Instituição a um intervalo de IP definido através das telas [[Usuário, Restrição de acesso por IP por usuário | Restringe acesso por IP  por Usuário]] ou [[Usuário, Restrição de acesso por IP por instituição | Restringe acesso por IP por instituição]].
+
:A digitação do total de faltas no período pode ser realizada da seguinte maneira:
−
::* Desta forma, permite-se que o usuário faça logon de qualquer computador da rede que esteja utilizando um IP dentro da faixa delimitada. Isso impede que se faça logon de computadores externos à rede da Instituição.
 
  
−
Relacionado a controle de usuários, existem verificações que podem ser feitas como: quando fizeram acesso, quais telas acessaram, se fizeram alterações em informações relacionadas aos alunos e muito mais. Estas verificações ou auditorias são apresentadas em forma de relatórios, para que se possa fazer a devida análise quando necessário. É possível fazer este controle em dois momentos:
+
::'''a) [[Portal do professor]]''': No Portal, a digitação do total de faltas é realizada na opção ''Digitação de Notas'', selecionando no campo '''Tipo de Digitação''' a opção ''Notas/Faltas''.
 +
::'''b) Gestão''': No Gennera Educacional, a digitação da frequência pode ser realizada na opção [[Nota e falta, Digitação|digitação de notas e faltas]], [[Falta, Digitação por turma|digitação de faltas por turma]] ou na [[Boletim, Digitação|digitação no boletim]].
  
−
:'''1.''' Primeiro, por intermédio da tela de [[Auditoria de acesso, Relatório | auditoria de acessos]], onde é possível verificar os usuários que já se encontram cadastrados no sistema, os direitos de acesso de cada usuário, os grupos de usuários cadastrados, bem como algumas informações estatísticas sobre os acessos realizados nos módulos Gestão, Aluno e Professor.  
+
'''3. Relatório de frequência:'''
−
:'''2.''' Além da tela de auditoria de acesso, é possível controlar as alterações realizadas pelos usuários em questões acadêmicas dos alunos, pela emissão de relatórios de Log nas telas:
+
 
−
::* [[Log auditoria, Relatório | Log auditoria]],  
+
:A digitação da frequência para os alunos pode ser verificada da seguinte forma:
−
::* [[Log de notas, Relatório | Log de Notas]],  
+
 
−
::* [[Log de notas, Relatório | Log de Frequência]],  
+
::'''a) Gestão''': No Gennera Educacional, emitir o relatório de frequência através da tela [[Frequência (presenças e faltas), Relatório | Presenças e faltas]].
−
::* [[Log de notas, Relatório | Log Email]].  
+
 
−
::'''2.1''' Por meio destes relatórios pode-se verificar detalhadamente as movimentações realizadas, assim quem executou cada processo. Por exemplo, podemos verificar todas as alterações acadêmicas realizadas com determinado aluno ou até mesmo as movimentações realizadas em cima de um número de boleto ou documento.  
+
'''ATENÇÃO:''' Caso sua instituição trabalhe com lançamento do  total de faltas para alguma(s) série(s) e através do "Diário de Classe Eletrônico"
 +
para outra(s), recomendamos que na tela [[Parâmetro institucional, Regras gerais 1 | Parâmetro Institucional]] seja configurado, através do quadro ''Frequência automática'', o '''controle de'''
 +
'''frequência''' com a opção ''Manual e 1 batida (integral)''.
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==Frequência automatizada==
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A frequência automatizada é quando a instituição trabalha com [[Equipamentos homologados para controle de acesso|leitor de frequência]] (código de barras, biométrica, etc) que gera um arquivo de texto com os dados de batida dos alunos na entrada e/ou saída, que é diariamente importado para o Educacional, para carga das presenças e faltas. A importação pode ocorrer diariamente de forma manual ou com [[integração]] entre o sistema coletor de frequência contratado pela IE e o Gennera Educacional.
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===Pré-requisito===
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'''1. Definição do layout'''
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: Para utilização da frequência automatizada, é necessário que o layout gerado pela empresa terceira esteja devidamente homologado pela Gennera. Veja a [[Equipamentos homologados para controle de acesso| lista dos layouts]] já homologados e verifique junto à empresa terceira a possibilidade de utilização de um deles. Somente após esta definição é que deverá ser realizada a configuração no sistema.
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 +
: Caso a instituição opte pela integração entre os sistemas, recomendamos a utilização do layout '''API Gennera (ID = 12)'''.
 +
 
 +
'''Atenção:''' Caso sua instituição possua um layout não existente nesta lista, deverá ser aberto um chamado para a Gennera, solicitando a análise
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do layout desejado. Na abertura do chamado, enviar o layout em anexo e especificação de em quais posições estarão inseridos o código do aluno,
 +
data, presença ou falta.
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'''2. Testes prévios'''
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 +
: É fortemente recomendado que a instituição realize testes prévios de importação da frequência antes da liberação das leitoras para os alunos.
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: No caso de integração, a empresa terceira deve realizar os testes para garantir o envio correto dos dados para o Gennera Educacional.
 +
 
 +
===Importação manual===
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 +
'''1. Configuração:'''
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 +
:As configurações a serem realizadas no sistema são as seguintes:
 +
 
 +
:* Na tela [[Parâmetro institucional, Regras gerais 1 | Parâmetro Institucional]], configurar através do quadro ''Frequência automática'' o '''controle de frequência''' que será utilizado;
 +
::* Para verificar qual opção melhor atende sua instituição, veja as regras do [[Frequência, Tipo de controle | controle de frequência]];
 +
:* No mesmo quadro, no campo '''[[Frequência, Regra de cálculo|leitora frequência]]''' selecione o modelo do layout escolhido;
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::* Neste campo é apresentada a lista dos modelos homologados pela Gennera, conforme orientado no item ''pré-requisito''.  
 +
:* No mesmo quadro, no campo [[Frequência, Regra de cálculo|forma cálculo]] selecione a opção que melhor atende sua instituição:
 +
::* Em caso de dúvida, veja o detalhamento das [[Frequência, Regra de cálculo | regras de cálculo]];
 +
::* Recomendamos a utilização da opção ''Conta as faltas'', pois possui uma configuração mais simples.
 +
 
 +
'''2. Importação da frequência:'''
 +
 
 +
:A importação do arquivo gerado pela leitora onde constam o acesso dos alunos, deve ser realizada da seguinte forma:
 +
 
 +
::'''a) Gestão''': No Gennera Educacional, importar o arquivo de frequência através da tela [[Frequência, Importação da leitora|importação do arquivo gerado pela leitora]].
 +
;:'''b) Gestão''': No Gennera Educacional, ''apenas'' em situações de falhas de catracas, é possível gerar a frequência automática de forma manual, através da tela [[Frequência, Diário de classe eletrônico |Frequência Diário]].
 +
 
 +
Lembre-se de realizar um teste de importação para validar o processo, antes de liberar a entrada dos alunos.
 +
 
 +
'''3. Relatório de frequência:'''
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 +
:A importação do arquivo e geração de frequência para os alunos pode ser validada da seguinte forma:
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::'''a) Gestão''': No Gennera Educacional, emitir o relatório de frequência através da tela [[Frequência (presenças e faltas), Relatório|Presença e falta]].
 +
 
 +
===Importação através de integração===
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A integração entre o Gennera Educacional e o sistema do leitor de frequência utilizado pela instituição irá ocorrer através de APIs (Application Programming Interface), as quais permitem acesso on-line ao banco de dados da instituição através de programação.
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 +
A utilização destes serviços (APIs) requer conhecimento técnico de desenvolvimento WEB.
 +
 
 +
A instituição deverá comunicar à empresa terceira sobre este serviço e, caso a empresa terceira tenha possibilidade de realizar esta integração, o [[administrador do sistema]] deverá solicitar à Gennera a liberação deste serviço.
 +
 
 +
 
 +
Seguem as orientações para utilização da integração via API:
 +
 
 +
 
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'''1. Abrir chamado para liberação do serviço:'''
 +
 
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:O [[administrador do sistema]] da instituição deverá abrir um chamado com a Gennera, solicitando a liberação deste serviço (mediante proposta comercial). Após a aprovação da proposta, será liberado o acesso ao serviço de API.
 +
 
 +
'''2. Criar usuário para a integração API:'''
 +
 
 +
:Após a liberação de acesso às APIs pela Gennera, é importante que o administrador do sistema crie um novo usuário (exclusivamente para o serviço de API):
 +
:* Na tela [[Usuário, Cadastro | cadastro de usuário]], crie o novo usuário para utilização da API (por exemplo: API - IE 1). Dê permissão de acesso a qualquer grupo de usuário (apenas para que este usuário tenha aplicações liberadas). Informe o seu e-mail para receber a senha de acesso desse usuário.
 +
:* Na tela [[Usuário, Instituição | usuário x instituição de ensino]] conceda as permissões de acesso aos dados da Instituição (exemplo: instituição 1).
 +
:* Faça logout do seu usuário.
 +
:* Faça login com o usuário API (senha recebida por e-mail). Acesse qualquer tela, apenas para que o sistema informe que a senha está expirada. Cadastre uma nova senha.
 +
:* Faça logout do usuário API.
 +
:* Faça login com o seu usuário. Através do menu ''Utilitário\ Integração\ Webservice-Acesso por Usuário'' ou ''Segurança\ Restrições avançadas\ WebService-Acesso Por Usuário'', gerar o [[Token | TOKEN]] de acesso para o usuário criado para o serviço de API.
 +
:* Acesse o link https://api.gennera.com.br/ e valide o token gerado da seguinte forma:
 +
::* Clique em SEGURANÇA\ Login.
 +
::* Clique em /service/seguranca/token/valida
 +
::* Caso apresente a mensagem abaixo, a validação foi correta:
 +
:::[[Imagem:ValidacaoTokenOK.jpg|800px|link=]]
 +
::* Caso apresente a mensagem abaixo, verifique os passos indicados acima novamente, pois algo não foi realizado corretamente:
 +
:::[[Imagem:ValidacaoTokenERRO.jpg|800px|link=]]
 +
 
 +
Por uma questão de auditoria, não é recomendado que o administrador permita a criação de TOKEN para usuários que utilizam o sistema no dia a dia
 +
da instituição, ou seja, o novo usuário deverá ter acesso apenas às APIs do sistema.
 +
 
 +
'''3. Informações para empresa responsável pelo leitor (terceiro):'''
 +
 
 +
:A instituição deverá repassar à empresa terceira o Token gerado conforme item acima e o link para a documentação técnica das APIs, onde eles deverão seguir as orientações de uso:
 +
:* https://api.gennera.com.br/
 +
 
 +
:Esta documentação contém descrições sobre:
 +
:* os serviços disponíveis;
 +
:* as formas de acesso;
 +
:* as entidades relacionadas;
 +
:* exemplos de utilização.
 +
 
 +
'''4. Configuração:'''
 +
 
 +
:As configurações a serem realizadas no sistema Gennera são as seguintes:
 +
 
 +
:* Na tela [[Parâmetro institucional, Regras gerais 1 | Parâmetro Institucional]], configurar através do quadro ''Frequência automática'' o '''controle de frequência''' que será utilizado;
 +
::* Para verificar qual opção melhor atende sua instituição, veja as regras do [[Frequência, Tipo de controle | controle de frequência]];
 +
:* No mesmo quadro, no campo '''[[Frequência, Regra de cálculo|leitora frequência]]''' selecione o modelo do layout ''API Gennera (ID = 12)'';
 +
:* No mesmo quadro, no campo [[Frequência, Regra de cálculo|forma cálculo]] selecione a opção que melhor atende sua instituição:
 +
::* Em caso de dúvida, veja o detalhamento das [[Frequência, Regra de cálculo | regras de cálculo]];
 +
::* Recomendamos a utilização da opção ''Conta as faltas'', pois possui uma configuração mais simples.
 +
 
 +
Vale ressaltar que, além destas configurações, é necessário que as configurações indicadas como "pré-requisito" também estejam devidamente
 +
realizadas (quadro de horário, calendário escolar e número da carteira de estudante).
 +
 
 +
'''5. Testes integração - Recomendações para o desenvolvedor da empresa terceira:'''
 +
 
 +
:Segue abaixo algumas orientações para utilização da integração via API:
 +
 
 +
:* '''Serviço utilizado na API:''' /service/frequencia/layout/{layout}/importar (o layout deve ser ''API Gennera (ID = 12)'').
 +
 
 +
:::[[Imagem:LayoutFrequencia.jpg|link=]]
 +
 
 +
:* '''Token:''' deve ser utilizado o token repassado pela instituição.
 +
 
 +
:* Exemplos de json enviando um aluno por vez e mais de um aluno/ dia por vez:
 +
 
 +
:::[[Imagem:ExemploJsonFrequencia.jpg|link=]]
 +
 
 +
:* Se for utilizada a API para testes, deverá estar marcado a opção "application/json" no campo Content type. Ressaltando que é importante realizar testes através da aplicação própria, que será utilizada em produção.
 +
 
 +
:* Segue um exemplo de importação de frequência via API:
 +
 
 +
:::[[Imagem:ExemploImportacaoFrequênicaViaAPI.jpg|900px|link=]]
 +
 
 +
:* Se os testes ocorrerem normalmente, poderá ser iniciada a utilização. Qualquer dificuldade no decorrer dos testes, a instituição deverá retornar o chamado com as informações sobre o teste para que possamos auxiliar.
 +
 
 +
'''6. Relatório de frequência:'''
 +
 
 +
:A importação do arquivo e geração de frequência para os alunos pode ser validada da seguinte forma:
 +
 
 +
::'''a) Gestão''': No Gennera Educacional, emitir o relatório de frequência através da tela [[Frequência (presenças e faltas), Relatório|Presença e falta]].
 +
 
 +
'''7. Ajuste manual da frequência:'''
 +
 
 +
:No Gennera Educacional, ''apenas'' em situações de falhas de catracas, é possível gerar a frequência automática de forma manual, através da tela [[Frequência, Diário de classe eletrônico |Frequência Diário]].
  
 
[[Categoria: Educação Corporativa]]
 
[[Categoria: Educação Corporativa]]
 
[[Categoria: Material Didático]]
 
[[Categoria: Material Didático]]

Edição atual tal como às 11h10min de 27 de abril de 2017

Bem-vindo à GWiki da Gennera | Apostila Configuração de frequência
Nesta página você encontra orientações sobre a configuração de frequência no Portal acadêmico e financeiro da Gennera.
Logo-gennera.png


Metodologia

A Gennera busca, por meio das capacitações no formato assíncrono Assincrono.JPG, proporcionar flexibilidade de horário e acesso ao curso, pois aprendente e instrutor não necessitam estar ao mesmo tempo e no mesmo local físico para participarem.

Os materiais didáticos são subdivididos em módulos, visando disponibilizar de maneira mais detalhada cada um dos processos trabalhados dentro do sistema, sendo que cada módulo/apostila contém, de forma resumida, a explicação das principais funções relacionadas ao tema em estudo.

A leitura da apostila deve ser acompanhada da navegação e leitura da Wiki de cada tela aqui citada, para complementação do estudo (a ligação entre as páginas é feita nas palavras apresentadas em azul, basta clicar e ser direcionado a tela). Lá você encontrará uma descrição do funcionamento da tela, regras e dicas de utilização. Vale lembrar que a página com descrição da tela também é acessada ao clicar no botão “WIKI” disponível na própria tela, assim, você poderá acessá-la sempre que precisar.

Recomendamos para o estudo que você mantenha uma janela do navegador aberta com a apostila e outra janela com o acesso ao sistema. Desta forma, você pode entrar na tela indicada e estudá-la diretamente no sistema para uma melhor compreensão. Você também pode imprimir a apostila, através do caminho "Arquivo > Imprimir" de seu navegador. Caso opte pela impressão, lembre-se de imprimir também a descrição de cada tela mencionada para que o material fique completo e você não perca nenhum detalhe.

Introdução

Neste material são apresentadas as orientações gerais de como parametrizar o controle de frequência no sistema, apresentando os requisitos para a configuração e como são executados os lançamentos de frequência.

Pré requisito

1. Configurar corretamente o sistema

Para que a frequência seja lançada e calculada corretamente, algumas configurações prévias são imprescindíveis:
a. Possuir carga horária cadastrada para as séries e disciplinas;
b. Possuir quadro de horário cadastrado;
c. Possuir calendário acadêmico gerado;
d. Possuir número de carteira de estudante no cadastro do aluno (para frequência por catraca).


2. Definir como será realizada a frequência

Com estes dados devidamente cadastrados, o primeiro passo para configurar o controle de frequência é identificar e determinar a maneira como ela será realizada. O sistema Gennera permite o controle de duas maneiras, sendo elas:
  • Frequência manual - quando a instituição define que o professor ou a secretaria fará o lançamento da frequência através do sistema. É possível de duas formas:
  • Digitação diária - quando a instituição define que o lançamento das presenças e faltas será realizado diariamente.
  • Digitação total de faltas do período - quando a instituição define que o lançamento do total de faltas será realizado ao final do período letivo (bimestre, semestre, etc)
  • Frequência automatizada - quando a instituição utiliza um leitor de frequência (código de barras, biométrica, etc) que gera um arquivo de texto com os dados de batida dos alunos na entrada e/ou saída, que é diariamente importado para o Educacional, para carga das presenças e faltas. A importação pode ocorrer de duas formas:
  • Importação manual - quando a instituição define que a secretaria irá, diariamente, importar de forma manual o arquivo gerado pelo coletor de frequência.
  • Importação através de integração - quando a instituição define que haverá integração entre o sistema coletor de frequência contratado pela IE e o Gennera Educacional, não havendo importação manual.


Abaixo descrevemos como configurar e realizar o registro de frequência para cada uma das opções citadas acima. Leia este material com atenção e defina como será utilizado esse processo na sua instituição, para evitar transtornos futuros.

Frequência manual

A frequência manual é quando o professor ou a secretaria lança a presença/falta diretamente no sistema, podendo ser um lançamento diário ou o total de faltas no final do período.

Digitação diária

1. Configuração:

Caso o controle seja diário, ou seja, a frequência é lançada diariamente, é necessário:
  • Na tela Parâmetro Institucional, configurar através do quadro Frequência automática o controle de frequência que será utilizado;
  • Para o lançamento diário através do sistema, recomendamos a opção 1 Batida – Presença para todo o turno;
  • No mesmo quadro, no campo forma cálculo selecione a opção que melhor atende sua instituição:
  • Em caso de dúvida, veja o detalhamento das regras de cálculo;
  • Recomendamos a utilização da opção Conta as faltas, pois possui uma configuração mais simples.

2. Digitação da frequência:

A digitação da frequência diária pode ser realizada da seguinte maneira:
a) Portal do professor: No Portal, a digitação da frequência deve ser realizada na funcionalidade Diário de Classe Eletrônico.
b) Gestão: No Gennera Educacional, a digitação da frequência deve ser realizada na funcionalidade Frequência Diário.

3. Relatório de frequência:

A digitação da frequência para os alunos pode ser verificada da seguinte forma:
a) Gestão: No Gennera Educacional, emitir o relatório de frequência através da tela Presenças e faltas.

Digitação total de faltas

1. Configuração:

Caso a digitação da frequência seja total das faltas no período, ou seja, o total de faltas é lançado no final do período, é necessário:
  • Na tela Parâmetro Institucional, configurar através do quadro Frequência automática o controle de frequência que será utilizado;
  • Para o lançamento do total de faltas no período através do sistema, selecionar a opção Registrar o Total de Faltas;
  • No mesmo quadro, no campo forma cálculo selecione a opção que melhor atende sua instituição:
  • Em caso de dúvida, veja o detalhamento das regras de cálculo;
  • Recomendamos a utilização da opção Conta as faltas, pois possui uma configuração mais simples.

2. Digitação da frequência:

A digitação do total de faltas no período pode ser realizada da seguinte maneira:
a) Portal do professor: No Portal, a digitação do total de faltas é realizada na opção Digitação de Notas, selecionando no campo Tipo de Digitação a opção Notas/Faltas.
b) Gestão: No Gennera Educacional, a digitação da frequência pode ser realizada na opção digitação de notas e faltas, digitação de faltas por turma ou na digitação no boletim.

3. Relatório de frequência:

A digitação da frequência para os alunos pode ser verificada da seguinte forma:
a) Gestão: No Gennera Educacional, emitir o relatório de frequência através da tela Presenças e faltas.
ATENÇÃO: Caso sua instituição trabalhe com lançamento do  total de faltas para alguma(s) série(s) e através do "Diário de Classe Eletrônico"
para outra(s), recomendamos que na tela  Parâmetro Institucional seja configurado, através do quadro Frequência automática, o controle de
frequência com a opção Manual e 1 batida (integral).

Frequência automatizada

A frequência automatizada é quando a instituição trabalha com leitor de frequência (código de barras, biométrica, etc) que gera um arquivo de texto com os dados de batida dos alunos na entrada e/ou saída, que é diariamente importado para o Educacional, para carga das presenças e faltas. A importação pode ocorrer diariamente de forma manual ou com integração entre o sistema coletor de frequência contratado pela IE e o Gennera Educacional.

Pré-requisito

1. Definição do layout

Para utilização da frequência automatizada, é necessário que o layout gerado pela empresa terceira esteja devidamente homologado pela Gennera. Veja a lista dos layouts já homologados e verifique junto à empresa terceira a possibilidade de utilização de um deles. Somente após esta definição é que deverá ser realizada a configuração no sistema.
Caso a instituição opte pela integração entre os sistemas, recomendamos a utilização do layout API Gennera (ID = 12).
Atenção: Caso sua instituição possua um layout não existente nesta lista, deverá ser aberto um chamado para a Gennera, solicitando a análise
do layout desejado. Na abertura do chamado, enviar o layout em anexo e especificação de em quais posições estarão inseridos o código do aluno,
data, presença ou falta.

2. Testes prévios

É fortemente recomendado que a instituição realize testes prévios de importação da frequência antes da liberação das leitoras para os alunos.
No caso de integração, a empresa terceira deve realizar os testes para garantir o envio correto dos dados para o Gennera Educacional.

Importação manual

1. Configuração:

As configurações a serem realizadas no sistema são as seguintes:
  • Na tela Parâmetro Institucional, configurar através do quadro Frequência automática o controle de frequência que será utilizado;
  • Neste campo é apresentada a lista dos modelos homologados pela Gennera, conforme orientado no item pré-requisito.
  • No mesmo quadro, no campo forma cálculo selecione a opção que melhor atende sua instituição:
  • Em caso de dúvida, veja o detalhamento das regras de cálculo;
  • Recomendamos a utilização da opção Conta as faltas, pois possui uma configuração mais simples.

2. Importação da frequência:

A importação do arquivo gerado pela leitora onde constam o acesso dos alunos, deve ser realizada da seguinte forma:
a) Gestão: No Gennera Educacional, importar o arquivo de frequência através da tela importação do arquivo gerado pela leitora.
b) Gestão: No Gennera Educacional, apenas em situações de falhas de catracas, é possível gerar a frequência automática de forma manual, através da tela Frequência Diário.
Lembre-se de realizar um teste de importação para validar o processo, antes de liberar a entrada dos alunos.

3. Relatório de frequência:

A importação do arquivo e geração de frequência para os alunos pode ser validada da seguinte forma:
a) Gestão: No Gennera Educacional, emitir o relatório de frequência através da tela Presença e falta.

Importação através de integração

A integração entre o Gennera Educacional e o sistema do leitor de frequência utilizado pela instituição irá ocorrer através de APIs (Application Programming Interface), as quais permitem acesso on-line ao banco de dados da instituição através de programação.

A utilização destes serviços (APIs) requer conhecimento técnico de desenvolvimento WEB.

A instituição deverá comunicar à empresa terceira sobre este serviço e, caso a empresa terceira tenha possibilidade de realizar esta integração, o administrador do sistema deverá solicitar à Gennera a liberação deste serviço.


Seguem as orientações para utilização da integração via API:


1. Abrir chamado para liberação do serviço:

O administrador do sistema da instituição deverá abrir um chamado com a Gennera, solicitando a liberação deste serviço (mediante proposta comercial). Após a aprovação da proposta, será liberado o acesso ao serviço de API.

2. Criar usuário para a integração API:

Após a liberação de acesso às APIs pela Gennera, é importante que o administrador do sistema crie um novo usuário (exclusivamente para o serviço de API):
  • Na tela cadastro de usuário, crie o novo usuário para utilização da API (por exemplo: API - IE 1). Dê permissão de acesso a qualquer grupo de usuário (apenas para que este usuário tenha aplicações liberadas). Informe o seu e-mail para receber a senha de acesso desse usuário.
  • Na tela usuário x instituição de ensino conceda as permissões de acesso aos dados da Instituição (exemplo: instituição 1).
  • Faça logout do seu usuário.
  • Faça login com o usuário API (senha recebida por e-mail). Acesse qualquer tela, apenas para que o sistema informe que a senha está expirada. Cadastre uma nova senha.
  • Faça logout do usuário API.
  • Faça login com o seu usuário. Através do menu Utilitário\ Integração\ Webservice-Acesso por Usuário ou Segurança\ Restrições avançadas\ WebService-Acesso Por Usuário, gerar o TOKEN de acesso para o usuário criado para o serviço de API.
  • Acesse o link https://api.gennera.com.br/ e valide o token gerado da seguinte forma:
  • Clique em SEGURANÇA\ Login.
  • Clique em /service/seguranca/token/valida
  • Caso apresente a mensagem abaixo, a validação foi correta:
ValidacaoTokenOK.jpg
  • Caso apresente a mensagem abaixo, verifique os passos indicados acima novamente, pois algo não foi realizado corretamente:
ValidacaoTokenERRO.jpg
Por uma questão de auditoria, não é recomendado que o administrador permita a criação de TOKEN para usuários que utilizam o sistema no dia a dia
da instituição, ou seja, o novo usuário deverá ter acesso apenas às APIs do sistema.

3. Informações para empresa responsável pelo leitor (terceiro):

A instituição deverá repassar à empresa terceira o Token gerado conforme item acima e o link para a documentação técnica das APIs, onde eles deverão seguir as orientações de uso:
Esta documentação contém descrições sobre:
  • os serviços disponíveis;
  • as formas de acesso;
  • as entidades relacionadas;
  • exemplos de utilização.

4. Configuração:

As configurações a serem realizadas no sistema Gennera são as seguintes:
  • Na tela Parâmetro Institucional, configurar através do quadro Frequência automática o controle de frequência que será utilizado;
  • No mesmo quadro, no campo leitora frequência selecione o modelo do layout API Gennera (ID = 12);
  • No mesmo quadro, no campo forma cálculo selecione a opção que melhor atende sua instituição:
  • Em caso de dúvida, veja o detalhamento das regras de cálculo;
  • Recomendamos a utilização da opção Conta as faltas, pois possui uma configuração mais simples.
Vale ressaltar que, além destas configurações, é necessário que as configurações indicadas como "pré-requisito" também estejam devidamente
realizadas (quadro de horário, calendário escolar e número da carteira de estudante).

5. Testes integração - Recomendações para o desenvolvedor da empresa terceira:

Segue abaixo algumas orientações para utilização da integração via API:
  • Serviço utilizado na API: /service/frequencia/layout/{layout}/importar (o layout deve ser API Gennera (ID = 12)).
LayoutFrequencia.jpg
  • Token: deve ser utilizado o token repassado pela instituição.
  • Exemplos de json enviando um aluno por vez e mais de um aluno/ dia por vez:
ExemploJsonFrequencia.jpg
  • Se for utilizada a API para testes, deverá estar marcado a opção "application/json" no campo Content type. Ressaltando que é importante realizar testes através da aplicação própria, que será utilizada em produção.
  • Segue um exemplo de importação de frequência via API:
ExemploImportacaoFrequênicaViaAPI.jpg
  • Se os testes ocorrerem normalmente, poderá ser iniciada a utilização. Qualquer dificuldade no decorrer dos testes, a instituição deverá retornar o chamado com as informações sobre o teste para que possamos auxiliar.

6. Relatório de frequência:

A importação do arquivo e geração de frequência para os alunos pode ser validada da seguinte forma:
a) Gestão: No Gennera Educacional, emitir o relatório de frequência através da tela Presença e falta.

7. Ajuste manual da frequência:

No Gennera Educacional, apenas em situações de falhas de catracas, é possível gerar a frequência automática de forma manual, através da tela Frequência Diário.
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