Apostila, Controle de cheque

Bem-vindo à GWiki da Gennera | Apostila Controle de cheque Nesta página você encontra informações sobre a utilização do Portal acadêmico e financeiro da Gennera, para que possa aprimorar seus conhecimentos e utilizar o sistema com segurança.

Metodologia

A Gennera busca, por meio das capacitações no formato assíncrono , proporcionar flexibilidade de horário e acesso ao curso, pois aprendente e instrutor não necessitam estar ao mesmo tempo e no mesmo local físico para participarem.

Os materiais didáticos são subdivididos em módulos, visando disponibilizar de maneira mais detalhada cada um dos processos trabalhados dentro do sistema, sendo que cada módulo/apostila contém, de forma resumida, a explicação das principais funções relacionadas ao tema em estudo.

A leitura da apostila deve ser acompanhada da navegação e leitura da Wiki de cada tela aqui citada, para complementação do estudo (a ligação entre as páginas é feita nas palavras apresentadas em azul, basta clicar e ser direcionado a tela). Lá você encontrará uma descrição do funcionamento da tela, regras e dicas de utilização. Vale lembrar que a página com descrição da tela também é acessada ao clicar no botão “WIKI” disponível na própria tela, assim, você poderá acessá-la sempre que precisar.

Recomendamos para o estudo que você mantenha uma janela do navegador aberta com a apostila e outra janela com o acesso ao sistema. Desta forma, você pode entrar na tela indicada e estudá-la diretamente no sistema para uma melhor compreensão. Você também pode imprimir a apostila, através do caminho "Arquivo > Imprimir" de seu navegador. Caso opte pela impressão, lembre-se de imprimir também a descrição de cada tela mencionada para que o material fique completo e você não perca nenhum detalhe.

Introdução

Neste módulo você vai aprender os procedimentos para configuração, registro e controle de cheque pré-datado para utilização do pagamento por meio de cheque. Dessa forma, seguiremos um passo-a-passo por cada uma das telas necessárias, informando os procedimentos para o recebimento no sistema.

Configuração

Opções de controle do cheque

Antes de iniciar os recebimentos em cheque, você precisa saber o tipo de controle de cheques que a Instituição deseja adotar, uma vez que isto irá determinar o caminho que irá seguir.

Esta definição deverá ser feita através da tela de parâmetros anuais, campo “Recebimento de Cheque”, sendo que a Instituição pode optar por:

• Nenhum Controle: deve ser selecionado caso a Instituição de Ensino não tenha interesse em controlar os cheques movimentados pelo pagamento de títulos, recebimento de títulos e parcelas de alunos. A partir disto, nas telas de recebimento e pagamento do Gennera, ao ser selecionada a forma de pagamento ou recebimento de “cheque”, o sistema fará o tratamento dessa forma de pagamento sem precisar informar os dados do cheque e, principalmente, sem nenhum controle posterior dos cheques liquidados, devolvidos, etc.

• Registrar e Controlar: deve ser selecionado caso a Instituição de Ensino deseje controlar os cheques relacionados aos recebimentos e pagamentos realizados através do Gennera. Desta forma, o sistema passa a permitir o cadastro dos cheques, informando seus dados e o posterior controle de liquidação, devolução, etc.

Opções de situação do cheque

Para evitar equívocos no controle e manutenção dos cheques, verifique as opções disponíveis no sistema através da tela Situação do cheque. Nela, é possível desabilitar situações que a Instituição não irá utilizar, desmarcando o campo “ativo”.

Vínculo de cheque

O vínculo da parcela a esta forma de cobrança poderá ser feito de pelo menos quatro formas distintas, através das telas:

• Recebimento no caixa: quando selecionada na tela de caixa a forma de cobrança Cheque Pré, são habilitados campos para inserção dos dados do cheque. Ao inserir esses dados e finalizar o recebimento, é gerado automaticamente um cadastro na tela de Cadastro de cheque com as informações repassadas e a parcela ou título ficará vinculado a ele. Essa transação efetuada via caixa ficará registrada na movimentação do dia e aparecerá nos devidos relatórios de extrato de caixa.

• Cadastro de cheque: utilizando a tela cadastro de cheque você pode realizar o cadastro e vínculo citado no item anterior, porém de uma forma um pouco diferenciada. É possível cadastrar aqui os cheques que não serão vinculados a nenhuma espécie de título ou parcela, mas que você gostaria de controlar e guardar registros (a pagar ou receber sem título).

• Nesta tela, informe os dados do cheque, assim como da instituição, atentando para o Tipo de cheque que faz relação com o tipo de pagamento ou recebimento efetuado com este cheque a ser cadastrado.
• Caso o cheque esteja relacionado a um título ou mensalidade, passe para a aba “financeiro”, ainda dentro da tela de cadastro de cheques, na qual você irá selecionar o item que estará sendo pago ou recebido com este cheque. Selecione o botão para pesquisar a parcela ou título. Ao selecionar o botão, será apresentada uma janela onde você irá pesquisar pelo item a ser vinculado ao cheque. Selecione o aluno (para parcelas) ou a fonte (para títulos) e faça a pesquisa de registro para que sejam listadas as pendências financeiras passíveis de serem vinculadas ao cheque. Selecione um ou mais itens que serão vinculados ao cheque marcando o campo check box no início da linha. Feito isso, volte à aba cheque. Quando selecionar mais de uma parcela ou título, você deve marcar o cheque como sendo “agrupador”, ou seja, informar que ele será vinculado a mais de um documento. Salve a tela para finalizar o processo de cadastro e vínculo.

• Matrícula, na pasta “Financeiro”: além das formas citadas anteriormente, há a possibilidade de, no momento da matrícula de um aluno, incluir dados de cheques que o mesmo tenha fornecido para pagamento das parcelas daquele ano/semestre.

• Renegociação: os cheques ainda podem ser vinculados às parcelas através das telas de Renegociação. Para tal, no momento da renegociação, basta no campo “Forma de Cobrança” informar a opção de cheque e os campos de digitação dos dados do cheque serão apresentados. Faz-se então o preenchimento dos campos e gravação da renegociação.

IMPORTANTE:

O mais comum é que você cadastre os cheques utilizando a tela de Recebimento no caixa, pois irá passar todos os dados no momento em que está efetuando os procedimentos de recebimento ou pagamento de parcelas e títulos. Dessa forma, já efetua o vínculo com o item pago ou recebido.

Vale ressaltar que os cheques informados nas telas de recebimento de caixa, matrícula ou renegociação terão seu cadastro automaticamente vinculado na tela de cadastro de cheque.

Atenção:

É importante lembrar que, a partir do momento em que vinculamos um cheque a um título ou parcela, é o cheque que passa a comandar a pendência financeira. Este ficará em aberto e a parcela/título com situação de “baixado e não liquidado”, sendo necessário efetuar a baixa do cheque no Gennera quando este for compensado, para que a parcela passe para a situação "baixado e liquidado" e o aluno não apareça em relatórios de inadimplência.

Controle e baixa de cheque

Atenção: Para a Instituição que optar apenas pelo cadastramento do cheque, sem controle de devolução ou compensação por intermédio do Gennera, os procedimentos a seguir não serão necessários.

Feito o vínculo inicial através das opções de recebimento do cheque, continue o controle dos cheques até que estes sejam compensados. Você pode trabalhar esse controle de formas diferenciadas, dependendo do resultado que deseja obter.

A baixa dos títulos recebidos com forma de cobrança Cheque pré deve ser realizada através das telas mencionadas a seguir.

Manutenção por aluno

É possível trabalhar a manutenção de vários cheques de um mesmo aluno através da tela Manutenção de cheques por aluno.

Você pode fazer alterações para vários cheques de um aluno ao mesmo tempo, sendo possível alterar a situação, valor do cheque, data de emissão e vencimento, entre outros, além de inclusão de data de baixa, conta em que este foi compensado e alguma observação pertinente. Feitas as alterações necessárias, basta salvar para que as modificações sejam atualizadas na tela de cadastro de cheque.

Alterar situação

Outra possibilidade é fazer alterações em massa de vários cheques, utilizando-se da tela Altera situação dos cheques.

Através dela, você pode baixar, de uma única vez, todos os cheques compensados em determinado período ou informar quais foram devolvidos de acordo com a data de vencimento ou emissão. Pode também reabrir cheques que foram baixados através das telas de cadastro de cheque ou manutenção por aluno.

Ao preencher os campos relacionados no topo da tela, as informações ali repassadas são copiadas nos devidos campos de todos os cheques listados, evitando que seja necessário digitar diversas vezes a mesma informação. Caso os dados não sejam os mesmos para todos os cheques, você pode corrigir as informações destes na linha de referência do mesmo.

Renegociação

O tratamento de cheques devolvidos também pode ser realizado por intermédio do Gennera, utilizando a tela de Renegociação de cheque, tendo a possibilidade de dizer em quantos cheques será negociado um cheque devolvido pelo banco.

Ao realizar a pesquisa na tela de renegociação de cheques, serão listados apenas aqueles que estiverem com situação de “devolvido” e relacionados ao aluno pesquisado. Marque os cheques que serão renegociados e informe em quantos novos cheques serão divididos. Ao informar a quantidade e acionar o botão “calcular”, será gerada uma linha para cada novo cheque a ser cadastrado. Você deverá inserir os dados de cada cheque, incluindo data de vencimento, valor, situação e etc.

Regras

• As parcelas com esta forma de cobrança não são exibidas para seleção/alteração na tela Negociação NOVA.

• As alterações efetuadas por meio da tela controle financeiro, não afetam estas parcelas, uma vez que não podem ser alteradas.

• No envio bancário não é possível gerar boletos destas parcelas.

• Na baixa manual de parcelas não é possível vincular parcelas a esta forma de cobrança. Ao pesquisar pelas parcelas do aluno, a coluna ‘Forma de Cobrança’ é apresentada no resultado da pesquisa para facilitar a identificação.

• Caso alguma parcela de ‘Cheque pré’ seja selecionada, será apresentada uma mensagem informando que a operação não pode ser executada por meio desta tela.

• No retorno bancário não é permitido efetuar a baixa destas parcelas.

• No ajuste manual não é permitido vincular o crédito a estas parcelas.

Relatórios

• Relatório Cheque pré-datado - para auxiliar no controle de cheques, é possível emitir alguns relatórios. Existem alguns modelos diferenciados, de acordo com a necessidade de apresentação das informações.

• Relatório Vínculo de cheque - você pode verificar os cheques com problemas de vínculos. Há opções de relatórios com os dados dos cheques que possuem alguma questão relacionada a vínculos com as parcelas.