Mudanças entre as edições de "Apostila público, Protocolo"
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Para que você possa aprimorar seus conhecimentos e utilizar o sistema com segurança, a empresa fornecedora do software desenvolveu os materiais didáticos, com módulos que lhe possibilitará conhecer as principais funções do sistema. | Para que você possa aprimorar seus conhecimentos e utilizar o sistema com segurança, a empresa fornecedora do software desenvolveu os materiais didáticos, com módulos que lhe possibilitará conhecer as principais funções do sistema. | ||
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Este material contém de forma resumida a explicação das principais funções relacionadas ao tema em estudo. A leitura deste material deve ser acompanhada da leitura da '''Wiki''' de cada tela aqui citada, para complementação do estudo. Lá você encontrará uma descrição do funcionamento da tela, regras, dicas de utilização e tutoriais (vídeos sobre a navegação). Para acessá-la, basta clicar no botão “'''WIKI'''” disponível na própria tela. | Este material contém de forma resumida a explicação das principais funções relacionadas ao tema em estudo. A leitura deste material deve ser acompanhada da leitura da '''Wiki''' de cada tela aqui citada, para complementação do estudo. Lá você encontrará uma descrição do funcionamento da tela, regras, dicas de utilização e tutoriais (vídeos sobre a navegação). Para acessá-la, basta clicar no botão “'''WIKI'''” disponível na própria tela. | ||
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Vale ressaltar que todo o material didático utilizado nas capacitações está disponível para download no menu principal do sistema, através do botão "'''GWiki'''". | Vale ressaltar que todo o material didático utilizado nas capacitações está disponível para download no menu principal do sistema, através do botão "'''GWiki'''". | ||
| − | =Introdução= | + | ==Introdução== |
Este módulo irá orientar aos usuários quanto aos conceitos e a utilização de processos relacionados ao protocolo, ou seja, àquelas atividades relacionadas ao registro e trâmite de solicitações realizadas pelo aluno ou pelos professores, junto à instituição de ensino. | Este módulo irá orientar aos usuários quanto aos conceitos e a utilização de processos relacionados ao protocolo, ou seja, àquelas atividades relacionadas ao registro e trâmite de solicitações realizadas pelo aluno ou pelos professores, junto à instituição de ensino. | ||
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A partir do cadastramento das tabelas básicas iremos definir o funcionamento do processo de protocolo, onde serão gerenciadas as solicitações dos alunos e os documentos oficiais que tramitarão na Instituição. | A partir do cadastramento das tabelas básicas iremos definir o funcionamento do processo de protocolo, onde serão gerenciadas as solicitações dos alunos e os documentos oficiais que tramitarão na Instituição. | ||
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* Definição do fluxo de atendimento entre os setores da instituição. | * Definição do fluxo de atendimento entre os setores da instituição. | ||
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Na tela [[Protocolo, Anexo, Cadastro | Cadastro de anexo]] são cadastrados os documentos exigidos para retirada dos protocolos como, por exemplo, comprovante de pagamento. | Na tela [[Protocolo, Anexo, Cadastro | Cadastro de anexo]] são cadastrados os documentos exigidos para retirada dos protocolos como, por exemplo, comprovante de pagamento. | ||
| − | ==Assunto== | + | ===Assunto=== |
Na tela [[Protocolo, Assunto, Cadastro | Cadastro de assunto]] são cadastrados os produtos ou serviços que posteriormente serão associados a protocolos como, por exemplo, 2ª Via de Histórico Escolar, 2ª Chamada de Prova, Abono de Faltas, Colação de Grau. Também poderão ser cadastradas as solicitações dos professores como solicitação de recursos (computador, projetor, etc.). | Na tela [[Protocolo, Assunto, Cadastro | Cadastro de assunto]] são cadastrados os produtos ou serviços que posteriormente serão associados a protocolos como, por exemplo, 2ª Via de Histórico Escolar, 2ª Chamada de Prova, Abono de Faltas, Colação de Grau. Também poderão ser cadastradas as solicitações dos professores como solicitação de recursos (computador, projetor, etc.). | ||
| − | ==Anexos por assunto== | + | ===Anexos por assunto=== |
A função [[Protocolo, Anexo por assunto, Cadastro | Anexos por assunto]] vincula os anexos do protocolo aos seus respectivos assuntos. | A função [[Protocolo, Anexo por assunto, Cadastro | Anexos por assunto]] vincula os anexos do protocolo aos seus respectivos assuntos. | ||
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Na tela [[Protocolo, Setor de atendimento, Cadastro | Cadastro de setor de atendimento]] são cadastrados os setores que poderão atender aos protocolos cadastrados. Normalmente os setores de atendimento são os mesmos setores da Instituição de Ensino, como Secretária, coordenação, financeiro, cobrança, etc. | Na tela [[Protocolo, Setor de atendimento, Cadastro | Cadastro de setor de atendimento]] são cadastrados os setores que poderão atender aos protocolos cadastrados. Normalmente os setores de atendimento são os mesmos setores da Instituição de Ensino, como Secretária, coordenação, financeiro, cobrança, etc. | ||
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A função [[Protocolo, Setor, Cadastro | Setor]] determina para qual setor será encaminhado cada assunto tratado na instituição. As definições desta tela irão determinar o comportamento do sistema no momento do registro e atendimento do protocolo. Caso a instituição trabalhe com um fluxo de atendimento, sendo transferido entre setores, deverá configurar a tela '''Setores envolvidos''', conforme item anterior. | A função [[Protocolo, Setor, Cadastro | Setor]] determina para qual setor será encaminhado cada assunto tratado na instituição. As definições desta tela irão determinar o comportamento do sistema no momento do registro e atendimento do protocolo. Caso a instituição trabalhe com um fluxo de atendimento, sendo transferido entre setores, deverá configurar a tela '''Setores envolvidos''', conforme item anterior. | ||
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Na tela [[Protocolo, Registro | Registro de protocolo]] é possível cadastrar e realizar a manutenção dos protocolos, assuntos e respectivos anexos exigidos pelo protocolo. Cada protocolo registrado refere-se a um determinado '''ano''' e corresponde a uma solicitação de uma única '''pessoa''' (aluno, professor, adotador, pai, mãe, terceiro, etc). | Na tela [[Protocolo, Registro | Registro de protocolo]] é possível cadastrar e realizar a manutenção dos protocolos, assuntos e respectivos anexos exigidos pelo protocolo. Cada protocolo registrado refere-se a um determinado '''ano''' e corresponde a uma solicitação de uma única '''pessoa''' (aluno, professor, adotador, pai, mãe, terceiro, etc). | ||
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Na pasta "registro" são informados os dados do Solicitante, que pode ser um aluno, professor, pais e/ou responsáveis ou até mesmo uma pessoa da comunidade (aqui denominada como "Tipo de Pessoa = Protocolo"). | Na pasta "registro" são informados os dados do Solicitante, que pode ser um aluno, professor, pais e/ou responsáveis ou até mesmo uma pessoa da comunidade (aqui denominada como "Tipo de Pessoa = Protocolo"). | ||
| − | ==Assunto== | + | ===Assunto=== |
Na pasta "assunto" deve ser indicado qual foi a solicitação realizada. Somente após selecionar um assunto será possível passar para a próxima pasta. | Na pasta "assunto" deve ser indicado qual foi a solicitação realizada. Somente após selecionar um assunto será possível passar para a próxima pasta. | ||
| − | ==Anexo== | + | ===Anexo=== |
Na pasta "anexo" deve ser selecionado o anexo já entregue pelo solicitante. | Na pasta "anexo" deve ser selecionado o anexo já entregue pelo solicitante. | ||
| − | ==Histórico== | + | ===Histórico=== |
Na pasta "histórico" é registrada toda alteração na situação do protocolo que ocorrer na tela de [[Protocolo, Atendimento | atendimento]]. | Na pasta "histórico" é registrada toda alteração na situação do protocolo que ocorrer na tela de [[Protocolo, Atendimento | atendimento]]. | ||
| − | ==Parecer== | + | ===Parecer=== |
Na pasta "parecer" poderá ser informada a situação do encaminhamento do protocolo, sendo indicado se este poderá ser visualizado pelo aluno (público) ou somente pelo setor responsável. | Na pasta "parecer" poderá ser informada a situação do encaminhamento do protocolo, sendo indicado se este poderá ser visualizado pelo aluno (público) ou somente pelo setor responsável. | ||
| − | ==Portais aluno e professor== | + | ===Portais aluno e professor=== |
Os registros de protocolo também podem ser realizados pelo aluno através do [[Portal do aluno]] ou pelo professor através do [[Portal do professor]], quando esta opção for liberada pela instituição através da tela [[Liberação das aplicações dos módulos professor e aluno | Acesso Módulo Agregado]]. | Os registros de protocolo também podem ser realizados pelo aluno através do [[Portal do aluno]] ou pelo professor através do [[Portal do professor]], quando esta opção for liberada pela instituição através da tela [[Liberação das aplicações dos módulos professor e aluno | Acesso Módulo Agregado]]. | ||
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Além da solicitação, o aluno ou professor poderá acompanhar o andamento do mesmo, assim como as pendências para conclusão. | Além da solicitação, o aluno ou professor poderá acompanhar o andamento do mesmo, assim como as pendências para conclusão. | ||
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A tela de [[Protocolo, Atendimento | atendimento do protocolo]] possibilita visualizar as solicitações que estão em situação ‘aberto’ para determinado setor e ainda ter acesso aos protocolos com outros pareceres, a partir da utilização de filtros (Exemplo: pessoa, parecer, data de registro, setor de encaminhamento). | A tela de [[Protocolo, Atendimento | atendimento do protocolo]] possibilita visualizar as solicitações que estão em situação ‘aberto’ para determinado setor e ainda ter acesso aos protocolos com outros pareceres, a partir da utilização de filtros (Exemplo: pessoa, parecer, data de registro, setor de encaminhamento). | ||
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Na pasta "protocolo" são informados os dados do Solicitante, que pode ser um aluno, professor, pais e/ou responsáveis ou até mesmo uma pessoa da comunidade (aqui denominada como "Tipo de Pessoa = Protocolo"). O usuário deve indicar o seu '''setor de atendimento''' para visualizar os protocolos atribuídos a este setor. | Na pasta "protocolo" são informados os dados do Solicitante, que pode ser um aluno, professor, pais e/ou responsáveis ou até mesmo uma pessoa da comunidade (aqui denominada como "Tipo de Pessoa = Protocolo"). O usuário deve indicar o seu '''setor de atendimento''' para visualizar os protocolos atribuídos a este setor. | ||
| − | ==Atendimento== | + | ===Atendimento=== |
Na pasta "atendimento" são registradas as informações detalhadas referentes ao protocolo e realizado o encaminhamento para outro setor dar continuidade ao atendimento do mesmo. | Na pasta "atendimento" são registradas as informações detalhadas referentes ao protocolo e realizado o encaminhamento para outro setor dar continuidade ao atendimento do mesmo. | ||
| − | ==Parecer== | + | ===Parecer=== |
Na pasta "parecer" são registrados os pareceres de cada setor referente ao atendimento do protocolo. O parecer poderá ser público, para que seja visualizado nos portais aluno e professor, ou não (sendo privado aos atendentes do protocolo). | Na pasta "parecer" são registrados os pareceres de cada setor referente ao atendimento do protocolo. O parecer poderá ser público, para que seja visualizado nos portais aluno e professor, ou não (sendo privado aos atendentes do protocolo). | ||
| − | ==Documentos== | + | ===Documentos=== |
Na pasta "documentos" poderão ser incluídos anexos ao protocolo para disponibilizar aos alunos ou professores para baixar o conteúdo através do respectivo portal. Quando o aluno ou professor disponibilizar um anexo através de seu portal, o atendente do protocolo poderá baixar o documento nesta pasta. | Na pasta "documentos" poderão ser incluídos anexos ao protocolo para disponibilizar aos alunos ou professores para baixar o conteúdo através do respectivo portal. Quando o aluno ou professor disponibilizar um anexo através de seu portal, o atendente do protocolo poderá baixar o documento nesta pasta. | ||
| − | =Relatório= | + | ==Relatório== |
A tela [[Protocolo, Relatório | Relatório de protocolo]] apresenta um relatório simplificado, que contém informações de: nº do protocolo, solicitante e o parecer do protocolo. Pode ser emitido por data de digitação ou pagamento, parecer, assunto e setores envolvidos. | A tela [[Protocolo, Relatório | Relatório de protocolo]] apresenta um relatório simplificado, que contém informações de: nº do protocolo, solicitante e o parecer do protocolo. Pode ser emitido por data de digitação ou pagamento, parecer, assunto e setores envolvidos. | ||
Edição das 15h27min de 2 de setembro de 2013
Metodologia
Para que você possa aprimorar seus conhecimentos e utilizar o sistema com segurança, a empresa fornecedora do software desenvolveu os materiais didáticos, com módulos que lhe possibilitará conhecer as principais funções do sistema.
Material didático
Este material contém de forma resumida a explicação das principais funções relacionadas ao tema em estudo. A leitura deste material deve ser acompanhada da leitura da Wiki de cada tela aqui citada, para complementação do estudo. Lá você encontrará uma descrição do funcionamento da tela, regras, dicas de utilização e tutoriais (vídeos sobre a navegação). Para acessá-la, basta clicar no botão “WIKI” disponível na própria tela.
Vale ressaltar que todo o material didático utilizado nas capacitações está disponível para download no menu principal do sistema, através do botão "GWiki".
Introdução
Este módulo irá orientar aos usuários quanto aos conceitos e a utilização de processos relacionados ao protocolo, ou seja, àquelas atividades relacionadas ao registro e trâmite de solicitações realizadas pelo aluno ou pelos professores, junto à instituição de ensino.
Parâmetros
A partir do cadastramento das tabelas básicas iremos definir o funcionamento do processo de protocolo, onde serão gerenciadas as solicitações dos alunos e os documentos oficiais que tramitarão na Instituição.
Por exemplo: atestados, histórico escolar, fotocópia de documentos, comprovantes, etc.
A configuração se dará através do:
- Registro dos anexos exigidos;
- Registro dos assuntos dos protocolos que podem ser requeridos na instituição;
- Indicações de quais anexos são exigidos para cada tipo de assunto;
- Definição dos setores que serão responsáveis por tratar cada tipo de protocolo;
- Definição dos assuntos de protocolo, relacionando-os aos setores envolvidos no processo.
- Definição do fluxo de atendimento entre os setores da instituição.
Anexos
Na tela Cadastro de anexo são cadastrados os documentos exigidos para retirada dos protocolos como, por exemplo, comprovante de pagamento.
Assunto
Na tela Cadastro de assunto são cadastrados os produtos ou serviços que posteriormente serão associados a protocolos como, por exemplo, 2ª Via de Histórico Escolar, 2ª Chamada de Prova, Abono de Faltas, Colação de Grau. Também poderão ser cadastradas as solicitações dos professores como solicitação de recursos (computador, projetor, etc.).
Anexos por assunto
A função Anexos por assunto vincula os anexos do protocolo aos seus respectivos assuntos.
Setor de atendimento
Na tela Cadastro de setor de atendimento são cadastrados os setores que poderão atender aos protocolos cadastrados. Normalmente os setores de atendimento são os mesmos setores da Instituição de Ensino, como Secretária, coordenação, financeiro, cobrança, etc.
| Saiba mais!
O vínculo do usuário ao setor de atendimento aqui cadastrado deverá ser feito através da tela Cadastro de usuário. |
Setores envolvidos
A função Setores envolvidos determina o fluxo de atendimento entre setores que será encaminhado cada assunto tratado na instituição. As definições desta tela irão determinar o comportamento do sistema no momento do atendimento do protocolo.
Setor
A função Setor determina para qual setor será encaminhado cada assunto tratado na instituição. As definições desta tela irão determinar o comportamento do sistema no momento do registro e atendimento do protocolo. Caso a instituição trabalhe com um fluxo de atendimento, sendo transferido entre setores, deverá configurar a tela Setores envolvidos, conforme item anterior.
Registro de Protocolo
Na tela Registro de protocolo é possível cadastrar e realizar a manutenção dos protocolos, assuntos e respectivos anexos exigidos pelo protocolo. Cada protocolo registrado refere-se a um determinado ano e corresponde a uma solicitação de uma única pessoa (aluno, professor, adotador, pai, mãe, terceiro, etc).
Você vai conhecer cinco pastas existentes nesta tela:
Registro
Na pasta "registro" são informados os dados do Solicitante, que pode ser um aluno, professor, pais e/ou responsáveis ou até mesmo uma pessoa da comunidade (aqui denominada como "Tipo de Pessoa = Protocolo").
Assunto
Na pasta "assunto" deve ser indicado qual foi a solicitação realizada. Somente após selecionar um assunto será possível passar para a próxima pasta.
Anexo
Na pasta "anexo" deve ser selecionado o anexo já entregue pelo solicitante.
Histórico
Na pasta "histórico" é registrada toda alteração na situação do protocolo que ocorrer na tela de atendimento.
Parecer
Na pasta "parecer" poderá ser informada a situação do encaminhamento do protocolo, sendo indicado se este poderá ser visualizado pelo aluno (público) ou somente pelo setor responsável.
Portais aluno e professor
Os registros de protocolo também podem ser realizados pelo aluno através do Portal do aluno ou pelo professor através do Portal do professor, quando esta opção for liberada pela instituição através da tela Acesso Módulo Agregado.
Além da solicitação, o aluno ou professor poderá acompanhar o andamento do mesmo, assim como as pendências para conclusão.
Atendimento
A tela de atendimento do protocolo possibilita visualizar as solicitações que estão em situação ‘aberto’ para determinado setor e ainda ter acesso aos protocolos com outros pareceres, a partir da utilização de filtros (Exemplo: pessoa, parecer, data de registro, setor de encaminhamento).
Ao selecionar o protocolo que deseja atender, deve-se clicar na pasta ‘atendimento’.
Você vai conhecer quatro pastas existentes nesta tela:
Protocolo
Na pasta "protocolo" são informados os dados do Solicitante, que pode ser um aluno, professor, pais e/ou responsáveis ou até mesmo uma pessoa da comunidade (aqui denominada como "Tipo de Pessoa = Protocolo"). O usuário deve indicar o seu setor de atendimento para visualizar os protocolos atribuídos a este setor.
Atendimento
Na pasta "atendimento" são registradas as informações detalhadas referentes ao protocolo e realizado o encaminhamento para outro setor dar continuidade ao atendimento do mesmo.
Parecer
Na pasta "parecer" são registrados os pareceres de cada setor referente ao atendimento do protocolo. O parecer poderá ser público, para que seja visualizado nos portais aluno e professor, ou não (sendo privado aos atendentes do protocolo).
Documentos
Na pasta "documentos" poderão ser incluídos anexos ao protocolo para disponibilizar aos alunos ou professores para baixar o conteúdo através do respectivo portal. Quando o aluno ou professor disponibilizar um anexo através de seu portal, o atendente do protocolo poderá baixar o documento nesta pasta.
Relatório
A tela Relatório de protocolo apresenta um relatório simplificado, que contém informações de: nº do protocolo, solicitante e o parecer do protocolo. Pode ser emitido por data de digitação ou pagamento, parecer, assunto e setores envolvidos.
