Apostila, Matrícula sequencial

Metodologia

Para que você possa aprimorar seus conhecimentos e utilizar o sistema com segurança, a empresa fornecedora do software desenvolveu os materiais didáticos, com módulos que lhe possibilitará conhecer as principais funções do sistema.

Material didático

Este material contém de forma resumida a explicação das principais funções relacionadas ao tema em estudo. A leitura deste material deve ser acompanhada da leitura da Wiki de cada tela aqui citada, para complementação do estudo. Lá você encontrará uma descrição do funcionamento da tela, regras e dicas de utilização. Para acessá-la, basta clicar no botão “WIKI” disponível na própria tela.

Introdução

Neste módulo serão repassadas as informações necessárias para o registro de matrícula dos alunos no sistema.

Pré-requisito

Repasse ao sistema, através da tela montagem da série, o número de vagas por turma que a sua instituição definiu. Após este registro, indique também o número de vagas definido para cada disciplina, através da tela vagas por disciplina.

Matrícula

Ao realizar uma matrícula, você encontra várias informações que já foram repassadas ao sistema pelo Administrador, como cursos disponíveis, séries e turmas ofertadas. Para efetivar a matrícula, basta completar as informações que são relacionadas ao aluno.

Você vai conhecer as pastas existentes na tela de matrícula:

• Matrícula
• Disciplina
• Financeiro
• Documentação
• Ingresso/Conclusão
• FIES
• Convênio financeiro

Matrícula

Na pasta Matrícula são informados os principais dados relacionados ao aluno, como o curso, a série e a turma na qual ele estudará, bem como quem será seu responsável acadêmico e a confirmação de sua matrícula.

Ainda nesta pasta, você pode cadastrar facilmente um aluno que não esteja registrado no sistema. Para isso, você deve pesquisar pelo nome do aluno. Se não encontrar um registro, você deve informar o nome completo do aluno e salvar. Assim, o sistema gera um código e você já pode efetuar a matrícula.

Vale lembrar que este registro é gerado de forma incompleta, apenas com o nome do aluno. Para a correta emissão da documentação, é preciso completar as informações na tela “Dados Cadastrais”, que foi estudada em Registro de Pessoas.

Saiba mais! Você pode registrar a matrícula como “Confirmada” ou “Não confirmada”. Matrículas não confirmadas são aquelas que ainda possuem alguma pendência, como entrega de contrato assinado, e devem ser feitas em uma turma do tipo “temporária”.

Disciplina

Os cursos sequenciais se diferenciam dos cursos curriculares por permitirem ao aluno selecionar as disciplinas que deseja cursar. Na pasta Disciplina ele pode escolher entre as disciplinas da sua grade regular que estão sendo ofertadas no semestre de matrícula.

O aluno também pode optar por disciplinas de outros cursos que estejam cadastradas como equivalentes, e ainda por turmas diferentes da sua para cursar determinadas disciplinas, caso o gestor tenha cadastrado estes itens anteriormente.

Financeiro

Na pasta Financeiro são listados os eventos financeiros cadastrados para a série em questão. Para cada evento você pode definir, entre outras informações, um responsável financeiro, descontos ou bolsas, as condições e a forma de pagamento.

O sistema permite unir todos os eventos vinculados ao aluno em um único boleto para ser entregue ao responsável. Este recurso só pode ser utilizado se os eventos possuírem as mesmas datas de vencimento, o mesmo responsável financeiro e serem recebidos na mesma conta bancária.

Bolsa e Desconto

• Bolsa - Ao selecionar uma bolsa financeira, o aluno recebe neste evento um percentual ou valor de desconto. Repare que os campos para inserção do período e motivo da bolsa foram habilitados e devem ser preenchidos.

• Desconto - Quando há negociação com os responsáveis, o aluno pode, no ato da matrícula, receber um valor de desconto em determinado evento. O desconto é aplicado em cada uma das parcelas do evento financeiro.

• % Desc – Ao invés de um valor, o aluno recebe um percentual de desconto.

Em negociações normais de uma matrícula, utilize somente um dos campos de desconto citados acima. Isto evita que o aluno receba desconto sobre desconto. Ou seja, um valor de desconto mais um percentual e mais uma bolsa.

Negociação Financeira

Ao clicar no botão Negociação Financeira, você pode realizar todos os registros combinados com o responsável financeiro do aluno.

Se fizer estes registros antes da emissão de boletos ou do pagamento de alguma parcela, você terá liberdade para alterar valores, vencimentos, incluir descontos, vincular cheques, trocar plano de pagamento, etc. Após o pagamento de alguma parcela ou emissão de boletos, essas modificações não podem mais ser feitas pela tela de matrícula, e sim pela tela de negociação nova.

Atenção! Quando trabalhar com cheque pré-datado na negociação da matrícula, repasse ao sistema os dados do cheque para cadastro e controle posterior. Informe também se este cheque é agrupador ou não, ou seja, se o mesmo cheque paga mais de uma parcela. Se, no ato da matrícula, o responsável realizar um pagamento adiantado, este valor deve ser registrado no campo “Vl. Entrada”. Assim, o valor pago é abatido do restante das parcelas. Alguns campos da janela “Negociação Financeira”, quando alterados, modificam automaticamente outros campos ligados a eles. Se você deseja efetuar uma alteração válida para uma única parcela, como, por exemplo, um desconto que será concedido somente no mês de abril, faça essa modificação diretamente na linha que faz referência a essa parcela.

Documentação

A pasta Documentação abrange o registro da documentação entregue pelo aluno no ato da matrícula. A lista de documentos exigidos é apresentada de acordo com o que foi previamente estruturado pelo Administrador do sistema.

Lembre-se! O sistema pode gerar relatórios para verificação e cobrança dos documentos faltantes.

Ingresso/Conclusão

Se o aluno for novato na instituição, a pasta Ingresso/Conclusão deve ser preenchida com a data e a forma de ingresso do aluno.

Os campos referentes à conclusão são preenchidos somente quando o aluno concluir o curso no qual está regularmente matriculado.

Importante! Para agilizar o processo, caso seja do interesse da instituição, você pode fazer apenas a matrícula básica do aluno. Para isto, você deve preencher somente os dados da primeira pasta da tela matrícula, que são as informações consideradas imprescindíveis, e salvar. Assim, a matrícula do aluno adotará todas as informações (financeiro/documentação) cadastradas como “padrão” para a turma, que poderão ser alteradas posteriormente, de acordo com a negociação feita com os responsáveis.

FIES

Algumas instituições trabalham com formas de financiamento estudantil, como o FIES. O sistema disponibiliza a pasta FIES, na qual os dados do aluno que possui esse benefício serão incluídos para que se reflita no registro financeiro.

Saiba mais! Nesta pasta você vai informar o percentual e o período ao qual será aplicado o benefício. Feito isso, todas as parcelas englobadas no período informado são divididas. Uma parte fica com o responsável financeiro regular do aluno e a outra fica com o responsável financeiro FIES, de acordo com o percentual informado. Assim, quando os valores repassados pelo FIES chegam a instituição, podem ser baixados de forma individual, indicando a qual aluno se referem.

Convênio financeiro

Na pasta Convênio financeiro, é possível vincular aos alunos convênios financeiros firmados entre a instituição de ensino e empresas públicas ou privadas.

Ao informar o convênio ao qual o aluno será associado, o período a ser aplicado e se o aluno é titular ou dependente do convênio, o percentual será carregado na tela. Os alunos provenientes desses convênios recebem o percentual de desconto acordado e previamente cadastrado pelo Administrador do sistema.

Eventos esporádicos da matrícula

Existem alguns eventos relacionados à matrícula que não acontecem com regularidade, mas que você deve estar pronto a entender e tratar quando necessário. São eles:

Geração número de diário de classe

Após o registro das matrículas no sistema, faça a geração do número de diário para os alunos da turma. Caso algum aluno seja matriculado após a geração, será incluído automaticamente no final da lista. Se necessário, a numeração poderá ser alterada manualmente através da tela Altera Nº Diário.

Alterar situação de matrícula

Como o sistema não permite a exclusão de matrículas realizadas, trabalhe sempre com a alteração de situação de matrícula.

Saiba mais! A exclusão não é permitida, pois, por determinação do Ministério da Educação, tanto o cancelamento de matrícula quanto a transferência de instituição devem permanecer registrados no banco de dados do sistema, no qual a data da alteração da situação de uma matrícula serve de parâmetro para as alterações acadêmicas decorrentes.

• Esta situação pode acontecer, por exemplo, quando você efetua uma matrícula em série incorreta e necessita alterar o aluno para a situação “Erro de digitação”. Ou ainda quando um aluno se desliga da instituição e é necessário alterar sua situação de matrícula para “Transferido”.
• A alteração de situação do aluno o exclui de determinados relatórios acadêmicos e seu histórico escolar não poderá mais ser registrado.
• A alteração de situação não é um processo irreversível. Quando um aluno transferido retorna à instituição no mesmo ano letivo, você pode “reativar” sua matrícula.

Transferência de curso

Quando um aluno é transferido para outro curso da mesma instituição, utilize a tela Transferência de curso.

• A transferência deve ser feita sempre ao fim de um semestre letivo, quando o aluno já recebeu as notas finais e as disciplinas que cursou já estão com situação “Aprovada” e “Encerrada”.

Dispensa de disciplina

O sistema possibilita dispensar o aluno de alguma disciplina (através da tela Dispensa de disciplina), seja por motivo de saúde ou qualquer outro que o impossibilite de cursá-la.

Situação de disciplina

Outra possibilidade do ASP é a alteração de situação de uma disciplina específica. Este recurso é utilizado quando o aluno “tranca” ou “cancela” apenas uma das disciplinas nas quais ele se matriculou.

Em casos específicos, você pode “Ativar” novamente uma disciplina que teve sua situação alterada.

Importante! Os motivos de trancamento ou cancelamento devem ser previamente cadastrados pelo Administrador do sistema.

Relatórios

Você vai conhecer alguns relatórios que poderão ser emitidos no sistema após a matrícula de alunos.

Documentos relacionados à matrícula

A emissão de documentos relacionados à matrícula do aluno, como contrato e requerimento de matrícula, pode ser feita de três formas distintas:

• Diretamente pela tela de matrícula - quando finalizar o preenchimento, pesquise pelo registro realizado. As opções de emissão serão apresentadas na tela através de botões na pasta “Matrícula”.
• Por meio da tela Emissão de documento - oferece a possibilidade de emitir a documentação para toda uma turma de uma única vez. Por exemplo: emitir todos os contratos de uma determinada turma.
• Por meio da tela Relatório GDoc - caso o contrato, requerimento, etc tenha sido customizado na ferramenta GDOC, esta tela oferece a possibilidade de emitir a documentação por aluno ou para toda uma turma de uma única vez. Por exemplo: emitir todos os contratos de uma determinada turma.
• Por meio da tela Extrato de aluno - após o registro da matrícula, você pode consultar o financeiro gerado para confirmação das informações registradas.

Relatórios diversos

Listamos abaixo alguns relatórios que podem ser emitidos após o registro da matrícula:

• Lista base (tela Lista base): contém alguns modelos de relatório para recolhimento de assinaturas, listas de chamada, etc;
• Declarações (tela Relatório GDoc): contém alguns modelos de declaração de frequência, transferência, etc.. Caso necessário, outros modelos podem ser customizados através da ferramenta GDOC;
• Diário de classe (tela Relatório GDoc): contém alguns modelos de diário de classe para escolha do que melhor se adéqua às necessidades da instituição. Caso necessário, outros modelos podem ser customizados através da ferramenta GDOC. Pré-requisito para este relatório é a geração do número de diário, tratada no item “eventos esporádicos da matrícula”;
• Resumo de matrículas (tela Resumo de matrícula): contém relatórios para acompanhamento das matrículas realizadas no ano letivo.
• Gerais (menu Relatório\ Aluno\ ): este menu contém diversos relatórios para controle como documentos incompletos, aniversariantes, alunos feras, etiquetas de aluno, mala direta, fotograma, dentre outros.

Dicas

Após o registro das matrícula, recomendamos que seja utilizada a tela Consulta genérica para acompanhar os dados do aluno como Financeiro, Notas, Situação da matrícula, Ocorrências, etc.