Apostila, Configuração de frequência

Bem-vindo à GWiki da Gennera | Apostila Configuração de frequência Nesta página você encontra orientações sobre a configuração de frequência no Portal acadêmico e financeiro da Gennera.

Metodologia

A Gennera busca, por meio das capacitações no formato assíncrono , proporcionar flexibilidade de horário e acesso ao curso, pois aprendente e instrutor não necessitam estar ao mesmo tempo e no mesmo local físico para participarem.

Os materiais didáticos são subdivididos em módulos, visando disponibilizar de maneira mais detalhada cada um dos processos trabalhados dentro do sistema, sendo que cada módulo/apostila contém, de forma resumida, a explicação das principais funções relacionadas ao tema em estudo.

A leitura da apostila deve ser acompanhada da navegação e leitura da Wiki de cada tela aqui citada, para complementação do estudo (a ligação entre as páginas é feita nas palavras apresentadas em azul, basta clicar e ser direcionado a tela). Lá você encontrará uma descrição do funcionamento da tela, regras e dicas de utilização. Vale lembrar que a página com descrição da tela também é acessada ao clicar no botão “WIKI” disponível na própria tela, assim, você poderá acessá-la sempre que precisar.

Recomendamos para o estudo que você mantenha uma janela do navegador aberta com a apostila e outra janela com o acesso ao sistema. Desta forma, você pode entrar na tela indicada e estudá-la diretamente no sistema para uma melhor compreensão. Você também pode imprimir a apostila, através do caminho "Arquivo > Imprimir" de seu navegador. Caso opte pela impressão, lembre-se de imprimir também a descrição de cada tela mencionada para que o material fique completo e você não perca nenhum detalhe.

Introdução

Neste material são apresentadas as orientações gerais de como parametrizar o controle de frequência no sistema, apresentando os requisitos para a configuração e como são executados os lançamentos de frequência.

Pré requisito

1. Configurar corretamente o sistema

Para que a frequência seja lançada e calculada corretamente, algumas configurações prévias são imprescindíveis:

a. Possuir carga horária cadastrada para as séries e disciplinas;

b. Possuir quadro de horário cadastrado;

c. Possuir calendário acadêmico gerado;

d. Possuir número de carteira de estudante no cadastro do aluno (para frequência por catraca).

2. Definir como será realizada a frequência

Com estes dados devidamente cadastrados, o primeiro passo para configurar o controle de frequência é identificar e determinar a maneira como ela será realizada. O sistema Gennera permite o controle de duas maneiras, sendo elas:

• Frequência manual - quando a instituição define que o professor ou a secretaria fará o lançamento da frequência através do sistema. É possível de duas formas:

• Digitação diária - quando a instituição define que o lançamento das presenças e faltas será realizado diariamente.
• Digitação total de faltas do período - quando a instituição define que o lançamento do total de faltas será realizado ao final do período letivo (bimestre, semestre, etc)

• Frequência automatizada - quando a instituição utiliza um leitor de frequência (código de barras, biométrica, etc) que gera um arquivo de texto com os dados de batida dos alunos na entrada e/ou saída, que é diariamente importado para o Educacional, para carga das presenças e faltas. A importação pode ocorrer de duas formas:

• Importação manual - quando a instituição define que a secretaria irá, diariamente, importar de forma manual o arquivo gerado pelo coletor de frequência.
• Importação através de integração - quando a instituição define que haverá integração entre o sistema coletor de frequência contratado pela IE e o Gennera Educacional, não havendo importação manual.

Abaixo descrevemos como configurar e realizar o registro de frequência para cada uma das opções citadas acima. Leia este material com atenção e defina como será utilizado esse processo na sua instituição, para evitar transtornos futuros.

Frequência manual

A frequência manual é quando o professor ou a secretaria lança a presença/falta diretamente no sistema, podendo ser um lançamento diário ou o total de faltas no final do período.

Digitação diária

1. Configuração:

Caso o controle seja diário, ou seja, a frequência é lançada diariamente, é necessário:

• Na tela Parâmetro Institucional, configurar através do quadro Frequência automática o controle de frequência que será utilizado;

• Para o lançamento diário através do sistema, recomendamos a opção 1 Batida – Presença para todo o turno;

• No mesmo quadro, no campo forma cálculo selecione a opção que melhor atende sua instituição:

• Em caso de dúvida, veja o detalhamento das regras de cálculo;
• Recomendamos a utilização da opção Conta as faltas, pois possui uma configuração mais simples.

2. Digitação da frequência:

A digitação da frequência diária pode ser realizada da seguinte maneira:

a) Portal do professor: No Portal, a digitação da frequência deve ser realizada na funcionalidade Diário de Classe Eletrônico.

b) Gestão: No Gennera Educacional, a digitação da frequência deve ser realizada na funcionalidade Frequência Diário.

3. Relatório de frequência:

A digitação da frequência para os alunos pode ser verificada da seguinte forma:

a) Gestão: No Gennera Educacional, emitir o relatório de frequência através da tela Presenças e faltas.

4. Transferência da frequência:

Ao final do período letivo (bimestre, semestre), para que seja realizada a contabilização das faltas, é necessário efetuar transferência da frequência da seguinte forma:

a) Gestão: No Gennera Educacional, transferir a frequência através da tela Transfere Frequência.

Atenção: Quando a frequência é registrada diariamente, seja através de catracas eletrônicas (frequência automatizada), seja pelo registro
do professor através do Diário Eletrônico, este procedimento (Transfere Frequência) torna-se obrigatório ao final do período (Bimestre,
Trimestre) para que seja feito o cálculo das faltas que serão transferidas para os documentos oficiais.

Digitação total de faltas

1. Configuração:

Caso a digitação da frequência seja total das faltas no período, ou seja, o total de faltas é lançado no final do período, é necessário:

• Na tela Parâmetro Institucional, configurar através do quadro Frequência automática o controle de frequência que será utilizado;

• Para o lançamento do total de faltas no período através do sistema, selecionar a opção Registrar o Total de Faltas;

• No mesmo quadro, no campo forma cálculo selecione a opção que melhor atende sua instituição:

• Em caso de dúvida, veja o detalhamento das regras de cálculo;
• Recomendamos a utilização da opção Conta as faltas, pois possui uma configuração mais simples.

2. Digitação da frequência:

A digitação do total de faltas no período pode ser realizada da seguinte maneira:

a) Portal do professor: No Portal, a digitação do total de faltas é realizada na opção Digitação de Notas, selecionando no campo Tipo de Digitação a opção Notas/Faltas.

b) Gestão: No Gennera Educacional, a digitação da frequência pode ser realizada na opção digitação de notas e faltas, digitação de faltas por turma ou na digitação no boletim.

3. Relatório de frequência:

A digitação da frequência para os alunos pode ser verificada da seguinte forma:

a) Gestão: No Gennera Educacional, emitir o relatório de frequência através da tela Presenças e faltas.

Frequência automatizada

A frequência automatizada é quando a instituição trabalha com leitor de frequência (código de barras, biométrica, etc) que gera um arquivo de texto com os dados de batida dos alunos na entrada e/ou saída, que é diariamente importado para o Educacional, para carga das presenças e faltas. A importação pode ocorrer diariamente de forma manual ou com integração entre o sistema coletor de frequência contratado pela IE e o Gennera Educacional.

Pré-requisito

1. Definição do layout

Para utilização da frequência automatizada, é necessário que o layout gerado pela empresa terceira esteja devidamente homologado pela Gennera. Veja a lista dos layouts já homologados e verifique junto à empresa terceira a possibilidade de utilização de um deles. Somente após esta definição é que deverá ser realizada a configuração no sistema.

Caso a instituição opte pela integração entre os sistemas, recomendamos a utilização do layout API Gennera (ID = 12).

Atenção: Caso sua instituição possua um layout não existente nesta lista, deverá ser aberto um chamado para a Gennera, solicitando a análise
do layout desejado. Na abertura do chamado, enviar o layout em anexo e especificação de em quais posições estarão inseridos o código do aluno,
data, presença ou falta.

2. Testes prévios

É fortemente recomendado que a instituição realize testes prévios de importação da frequência antes da liberação das leitoras para os alunos.

No caso de integração, a empresa terceira deve realizar os testes para garantir o envio correto dos dados para o Gennera Educacional.

Importação manual

1. Configuração:

As configurações a serem realizadas no sistema são as seguintes:

• Na tela Parâmetro Institucional, configurar através do quadro Frequência automática o controle de frequência que será utilizado;

• Para verificar qual opção melhor atende sua instituição, veja as regras do controle de frequência;

• No mesmo quadro, no campo leitora frequência selecione o modelo do layout escolhido;

• Neste campo é apresentada a lista dos modelos homologados pela Gennera, conforme orientado no item pré-requisito.

• No mesmo quadro, no campo forma cálculo selecione a opção que melhor atende sua instituição:

• Em caso de dúvida, veja o detalhamento das regras de cálculo;
• Recomendamos a utilização da opção Conta as faltas, pois possui uma configuração mais simples.

2. Importação da frequência:

A importação do arquivo gerado pela leitora onde constam o acesso dos alunos, deve ser realizada da seguinte forma:

a) Gestão: No Gennera Educacional, importar o arquivo de frequência através da tela importação do arquivo gerado pela leitora.

b) Gestão: No Gennera Educacional, apenas em situações de falhas de catracas, é possível gerar a frequência automática de forma manual, através da tela Frequência Diário.

Lembre-se de realizar um teste de importação para validar o processo, antes de liberar a entrada dos alunos.

3. Relatório de frequência:

A importação do arquivo e geração de frequência para os alunos pode ser validada da seguinte forma:

a) Gestão: No Gennera Educacional, emitir o relatório de frequência através da tela Presença e falta.

4. Transferência da frequência:

Ao final do período letivo (bimestre, semestre), para que seja realizada a contabilização das faltas, é necessário efetuar transferência da frequência da seguinte forma:

a) Gestão: No Gennera Educacional, transferir a frequência através da tela Transfere Frequência.

Atenção: Quando a frequência é registrada diariamente, seja através de catracas eletrônicas (frequência automatizada), seja pelo registro
do professor através do Diário Eletrônico, este procedimento (Transfere Frequência) torna-se obrigatório ao final do período (Bimestre,
Trimestre) para que seja feito o cálculo das faltas que serão transferidas para os documentos oficiais.

Importação através de integração

A integração entre o Gennera Educacional e o sistema do leitor de frequência utilizado pela instituição irá ocorrer através de APIs (Application Programming Interface), as quais permitem acesso on-line ao banco de dados da instituição através de programação.

A utilização destes serviços (APIs) requer conhecimento técnico de desenvolvimento WEB.

A instituição deverá comunicar à empresa terceira sobre este serviço e, caso a empresa terceira tenha possibilidade de realizar esta integração, o administrador do sistema deverá solicitar à Gennera a liberação deste serviço.

Seguem as orientações para utilização da integração via API:

1. Abrir chamado para liberação do serviço:

O administrador do sistema da instituição deverá abrir um chamado com a Gennera, solicitando a liberação deste serviço (mediante proposta comercial). Após a aprovação da proposta, será liberado o acesso ao serviço de API.

2. Criar usuário para a integração API:

Após a liberação de acesso às APIs pela Gennera, é importante que o administrador do sistema crie um novo usuário (exclusivamente para o serviço de API):

• Na tela cadastro de usuário, crie o novo usuário para utilização da API (por exemplo: API - IE 1)
• Na tela usuário x instituição de ensino conceda as permissões de acesso aos dados da Instituição (exemplo: instituição 1).
• Através do menu Utilitário\ Integração\ Webservice-Acesso por Usuário ou Segurança\ Restrições avançadas\ WebService-Acesso Por Usuário), gerar o TOKEN de acesso para o usuário criado para o serviço de API.

Por uma questão de auditoria, não é recomendado que o administrador permita a criação de TOKEN para usuários que utilizam o sistema no dia a dia
da instituição, ou seja, o novo usuário deverá ter acesso apenas às APIs do sistema.

3. Informações para empresa responsável pelo leitor (terceiro):

A instituição deverá repassar à empresa terceira o link para a documentação técnica das APIs, onde eles deverão seguir as orientações de uso:

• http://api.gennera.com.br/

Esta documentação contém descrições sobre:

• os serviços disponíveis;
• as formas de acesso;
• as entidades relacionadas;
• exemplos de utilização.

4. Configuração:

As configurações a serem realizadas no sistema Gennera são as seguintes:

• Na tela Parâmetro Institucional, configurar através do quadro Frequência automática o controle de frequência que será utilizado;

• Para verificar qual opção melhor atende sua instituição, veja as regras do controle de frequência;

• No mesmo quadro, no campo leitora frequência selecione o modelo do layout AHGORA (ID = 12);
• No mesmo quadro, no campo forma cálculo selecione a opção que melhor atende sua instituição:

• Em caso de dúvida, veja o detalhamento das regras de cálculo;
• Recomendamos a utilização da opção Conta as faltas, pois possui uma configuração mais simples.

Vale ressaltar que, além destas configurações, é necessário que as configurações indicadas como "pré-requisito" também estejam devidamente
realizadas (quadro de horário, calendário escolar e número da carteira de estudante).

5. Testes integração - Recomendações para o desenvolvedor da empresa terceira:

Segue abaixo algumas orientações para utilização da integração via API:

• Serviço utilizado na API: /service/frequencia/layout/{layout}/importar (o layout deve ser AHGORA (ID = 12)).

• Token: deve ser utilizado o token repassado pela instituição.

• Exemplos de json enviando um aluno por vez e mais de um aluno/ dia por vez:

• Se for utilizada a API para testes, deverá estar marcado a opção "application/json" no campo Content type. Ressaltando que é importante realizar testes através da aplicação própria, que será utilizada em produção.

• Segue um exemplo de importação de frequência via API:

• Se os testes ocorrerem normalmente, poderá ser iniciada a utilização. Qualquer dificuldade no decorrer dos testes, a instituição deverá retornar o chamado com as informações sobre o teste para que possamos auxiliar.

6. Relatório de frequência:

A importação do arquivo e geração de frequência para os alunos pode ser validada da seguinte forma:

a) Gestão: No Gennera Educacional, emitir o relatório de frequência através da tela Presença e falta.

7. Ajuste manual da frequência:

No Gennera Educacional, apenas em situações de falhas de catracas, é possível gerar a frequência automática de forma manual, através da tela Frequência Diário.

8. Transferência da frequência:

Ao final do período letivo (bimestre, semestre), para que seja realizada a contabilização das faltas, é necessário efetuar transferência da frequência através da tela Transfere Frequência.

Atenção: Quando a frequência é registrada diariamente, seja através de catracas eletrônicas (frequência automatizada), seja pelo registro
do professor através do Diário Eletrônico, este procedimento (Transfere Frequência) torna-se obrigatório ao final do período (Bimestre,
Trimestre) para que seja feito o cálculo das faltas que serão transferidas para os documentos oficiais.