Apostila, Coordenador, Ensino superior

Bem-vindo à GWiki da Gennera | Apostila Coordenador - Ensino superior Nesta página você encontra informações sobre a utilização do Portal acadêmico e financeiro da Gennera, para que possa aprimorar seus conhecimentos e utilizar o sistema com segurança.

Metodologia

A Gennera busca, por meio das capacitações no formato assíncrono , proporcionar flexibilidade de horário e acesso ao curso, pois aprendente e instrutor não necessitam estar ao mesmo tempo e no mesmo local físico para participarem.

Os materiais didáticos são subdivididos em módulos, visando disponibilizar de maneira mais detalhada cada um dos processos trabalhados dentro do sistema, sendo que cada módulo/apostila contém, de forma resumida, a explicação das principais funções relacionadas ao tema em estudo.

A leitura da apostila deve ser acompanhada da navegação e leitura da Wiki de cada tela aqui citada, para complementação do estudo (a ligação entre as páginas é feita nas palavras apresentadas em azul, basta clicar e ser direcionado a tela). Lá você encontrará uma descrição do funcionamento da tela, regras e dicas de utilização. Vale lembrar que a página com descrição da tela também é acessada ao clicar no botão “WIKI” disponível na própria tela, assim, você poderá acessá-la sempre que precisar.

Recomendamos para o estudo que você mantenha uma janela do navegador aberta com a apostila e outra janela com o acesso ao sistema. Desta forma, você pode entrar na tela indicada e estudá-la diretamente no sistema para uma melhor compreensão. Você também pode imprimir a apostila, através do caminho "Arquivo > Imprimir" de seu navegador. Caso opte pela impressão, lembre-se de imprimir também a descrição de cada tela mencionada para que o material fique completo e você não perca nenhum detalhe.

Introdução

O material a seguir foi preparado de forma a atribuir ao coordenador a função de gerenciador das possibilidades pedagógicas de uso do Gennera. Entendemos que um caminho possível para a concretização de uma proposta de gestão on-line eficiente reside no redimensionamento do papel do coordenador. Por estar presente no cotidiano das escolas, atuando diretamente com alunos, pais, professores, funcionários e comunidade, este educador pode e deve ser instrumentalizado para sensibilizar os demais atores a se apropriarem desta importante ferramenta. Consideramos fundamental que todos desenvolvam a capacidade de entender interações e relações em sistemas escolares.

Nesse sentido, apostamos inicialmente na disponibilidade do grupo de coordenadores das instituições que utilizam o Gennera, como organizador do trabalho. Portanto, será o coordenador o elemento catalisador deste processo, o responsável por colher e repassar informações, suscitar discussões acerca das decisões a serem tomadas sobre a alimentação do sistema. Em outras palavras, quando você consegue compreender as ferramentas do sistema como aliadas para a potencialização do trabalho, você agrega “seguidores”.

Com este material você poderá ficar bem informado acerca das possibilidades e vantagens do uso do sistema.

Algumas boas razões para o setor pedagógico usar esta ferramenta:

• Melhoria na organização do ensino: maior precisão no armazenamento de informações (frequência, notas, conteúdos trabalhados, ocorrências, etc.); acesso rápido à vida escolar do aluno; flexibilidade no registro do planejamento; praticidade, atualização constante e acompanhamento processual do rendimento dos alunos por meio da média parcial e dos relatórios referentes à vida escolar; possibilidade de estruturação de simulados.

• Favorecimento do trabalho em equipe: possibilidade de maior interação e fluência na comunicação entre professores e coordenadores quanto aos conteúdos trabalhados, à vida escolar da turma e/ou de um aluno em especial; conhecimento e partilha das decisões pedagógicas tomadas por cada professor; melhoria no processo de acompanhamento e intercâmbio do trabalho entre coordenação, professores, pais e aluno;

• Garantia de transparência do processo educativo: possibilidade de acompanhamento constante dos envolvidos no processo por meio do fácil acesso à vida escolar do aluno; melhoria na qualidade do atendimento à clientela; probabilidade de mudança de atitude do aluno em relação à sua aprendizagem, em virtude do conhecimento da sua situação escolar (o que precisa dar mais atenção, em que pode melhorar, quais são as dificuldades específicas...);

• Atuação coerente com a legislação educacional: maior segurança quanto à avaliação (uma vez que as situações de aprendizagem do aluno são registradas e comunicadas processualmente); documentação concreta das decisões educativas tomadas (o que possibilita maior visibilidade às ações do corpo docente); utilização precisa dos registros (documentação oficial) referentes à vida escolar do aluno; maior profissionalização e ética na ação docente.

Sua colaboração é muito importante!

Alguns dados, necessários para alimentar a fonte da qual serão gerados todos os documentos e possibilitará o funcionamento adequado do Gennera, devem ser repassados por você, Coordenador, à pessoa (administrador do sistema) que irá digitar no sistema.

Relacionamos abaixo alguns desses dados, que são importantíssimos para o correto funcionamento do sistema:

• Número de turmas e sua classificação (A, B, C...);
• As disciplinas que serão ministradas em cada turma (Metodologia científica, Filosofia, TCC...);
• Os períodos (bimestral, trimestral, semestral, anual...);
• Os turnos (matutino, vespertino, noturno);
• Os cursos (Curso Técnico, Graduação, Pós-Graduação,...);
• Periodicidade (duração do curso: anual, semestral);
• Calendário Anual (com feriados, recessos, férias, reinício das atividades);
• Relação dos professores por turma, com suas respectivas disciplinas;
• Grade de horário;
• Carga horária das disciplinas por fase/turma;
• Fórmulas de avaliação;
• Fórmulas para determinar a recuperação e periodicidade (se houver);
• Número de avaliações por matéria para cada período (se preferir pode deixar este número livre);
• Conteúdos programáticos para cada fase;
• Relação de ocorrências que deseja parametrizar (definir junto aos professores).

Parece muita coisa, mas não é. Todo o coordenador tem em mãos todos estes dados, pois fazem parte de seu trabalho. Repasse para a pessoa indicada o quanto antes e logo o sistema poderá ser utilizado sem problemas e de acordo com o real funcionamento de sua Instituição.

Tendo isso em mente, você verá a seguir passos que visam lhe orientar em como obter todas as informações necessárias para auxílio e melhoria de seu trabalho. Você irá navegar entre as possibilidades do Gennera que são mais importantes para seu dia-a-dia na instituição, viabilizando um maior conhecimento e melhor aplicação destas ferramentas do sistema.

Acesso aos dados do aluno

É de grande importância que o coordenador da instituição possua fácil e direto acesso às informações acadêmicas dos alunos matriculados. A forma mais simples e ágil para acessar esses dados é por meio da tela Consulta genérica.

Basta informar o código do aluno, ou efetuar a pesquisa utilizando o nome do aluno (por exemplo: +Ana Carolina+), selecionando a série e ano desejados. Desta forma, serão apresentadas as informações sobre a matrícula do aluno no ano e série selecionados, sendo que estas serão subdivididas em pastas para melhor visualização.

Nesta tela serão apresentados alguns links de acesso rápido para facilitar a navegação entre as funções:

• Cadastro – direcionamento para a tela de cadastro do aluno pesquisado;
• Matrícula – direcionamento para a tela de matrícula do aluno pesquisado;
• Boletim - direcionamento para o relatório boletim do aluno pesquisado;
• Histórico - direcionamento para o relatório histórico do aluno pesquisado;
• Extrato financeiro - direcionamento para o relatório extrato financeiro do aluno pesquisado;
• Ficha Cadastral – direcionamento para o relatório de ficha cadastral do aluno pesquisado;
• Progressão aluno - direcionamento para a tela de registro da progressão do aluno pesquisado;

A consulta genérica é composta por pastas, onde podemos destacar:

1. Na pasta Matrícula são apresentadas informações sobre a matrícula do aluno, como a data em que foi feita, a situação, a informação de quem é o responsável acadêmico do aluno, assim como a turma em que está matriculado. Além dessas informações serão apresentados alguns links de acesso rápido para facilitar a navegação entre as funções:

• Cadastro – direcionamento para a tela de cadastro do aluno pesquisado;
• Ficha Cadastral – direcionamento para o relatório de ficha cadastral do aluno pesquisado;
• Progressão aluno - direcionamento para a tela de registro da progressão do aluno pesquisado;

2. Em Disciplina é apresentada a relação das disciplinas em que o aluno está matriculado, bem como s disciplinas já cursadas e o currículo pendente do mesmo. Também é possível acompanhar o desenvolvimento dos alunos, com as médias, faltas, situação das disciplinas, dentre outras informações.

3. Na pasta Notas Parciais é apresentada a nota registrada para cada avaliação aplicada pelo professor no decorrer do período. Permite também a emissão direta do Espelho de Notas, por intermédio do link de acesso rápido.

4. Após o cálculo das médias de determinado período, é possível verificar as informações do boletim do aluno por meio da pasta Médias e Frequência. Além dessas informações serão apresentados alguns links de acesso rápido para facilitar a navegação entre as funções:

• Boletim - direcionamento para o relatório boletim do aluno pesquisado;
• Ficha Individual – direcionamento para o relatório de ficha individual do aluno pesquisado;
• Digitação de notas/ boletim/ recuperação - direcionamento para as telas de registro de notas, médias ou recuperação do aluno pesquisado;
• Cálculo de notas - direcionamento para a tela de cálculo da média do aluno pesquisado;
• Encerramento - direcionamento para a tela de encerramento do ano letivo do aluno pesquisado;
• Abono de faltas - direcionamento para a tela de registro do abono de faltas do aluno pesquisado;

5. Na pasta Ocorrência são listadas as ocorrências registradas para o aluno consultado, permitindo emitir um relatório de Extrato de Ocorrências utilizando novamente o link de acesso rápido.

6. Na pasta Protocolo você pode verificar os protocolos solicitados pelo aluno, verificando em qual setor está e qual a situação do encaminhamento.

7. Na pasta Enfermaria você pode verificar os dados médicos do aluno, tipo de medicamento que ele pode tomar, dentre outras informações. Nos links de acesso rápido estão disponíveis o relatório de Ficha Médica e a tela para atendimento de enfermaria.

Consultando o cadastro de alunos

O cadastro do aluno é a tela onde são registradas todas as informações pessoais do aluno e onde podem ser consultadas e editadas. Nela você encontra informações de endereço, filiação, enfermaria, entre outros.

O acesso pode ser feito por meio do link de acesso rápido ”Cadastro aluno” da consulta genérica, ou diretamente através da tela de registro Cadastro do aluno.

Para conhecer melhor a função de cadastro de alunos, consulte a apostila Registro de pessoas.

Consultando a matrícula de alunos

Além dos dados da matrícula visualizados na consulta genérica, pasta matrícula, há a possibilidade de consultar outras informações pertinentes utilizando a tela de registro da matrícula, que também é acessada pelo link direto “Matrícula do Aluno” na consulta genérica.

Ao pesquisar uma matrícula já registrada no sistema, várias informações serão mostradas em cinza, pois não são passíveis de alteração. Nela aparecerão novamente as informações separadas por pastas, permitindo uma visualização mais organizada e é possível emitir ou reemitir alguns relatórios de utilização necessária no momento da matrícula.

Para conhecer melhor a função de matrícula, consulte a apostila Matrícula curricular.

Registrando e tratando ocorrências de alunos

As ocorrências listadas na pasta “Ocorrências” da consulta genérica devem ser previamente registradas para que possam ser apresentadas nesta tela. O coordenador é uma das pessoas que pode efetuar esse registro, tendo também a possibilidade de atender ocorrências registradas por outros funcionários e setores da Instituição. Algumas ocorrências já estarão previamente cadastradas no sistema, sendo que o registro pode ser feito por meio da tela Ocorrência individual (onde o registro é feito para apenas um aluno) ou da tela Ocorrência por turma (onde o registro é feito para toda a turma ou alguns alunos selecionados). O atendimento do registro previamente realizado será feito por meio da tela Atendimento de ocorrência.

Para conhecer melhor a função de ocorrências - registro, atendimento e relatórios -, consulte a apostila Ocorrências.

Registrando e consultando parecer descritivo de alunos

O parecer descritivo de alunos pode ser cadastrado pelo professor diretamente pelo Portal do professor, mas você, Coordenador, também pode ter acesso a essas informações para edição ou cadastro. O acesso é feito pela tela Parecer descritivo.

Para conhecer melhor a função de parecer descritivo, consulte a apostila Digitação de notas.

Consultando frequência

Levando em consideração que a frequência dos alunos é digitada pelo professor diariamente no Portal do professor, ela também torna-se disponível para que você as visualize diariamente. Essa visualização se dá na forma de relatórios de frequência, que você poderá emitir utilizando o Gennera Educacional através da tela Relatório de presença e falta.

Caixa postal

O coordenador, assim como professores, alunos e demais funcionários da Instituição que utilizam o Gennera, pode ter acesso a uma caixa postal para comunicação entre si. Essa função tem por objetivo melhorar a comunicação interna na Instituição, não servindo para contato com os responsáveis dos alunos, sendo que este contato será feito por intermédio de outra funcionalidade, que veremos a seguir.

Utilizando a caixa postal você poderá enviar e receber mensagens para esclarecer dúvidas dos alunos, conversar e interagir com a própria Instituição.

• Pode-se utilizar a função “Caixa de Entrada” para verificar todas as mensagens recebidas e “Caixa de Saída” para todas as mensagens enviadas.
• Em “Nova Mensagem” pode-se inserir as informações que irão no corpo da mensagem. Em “endereços” você visualiza a lista com os endereços de contato de todos os usuários cadastrados no sistema (professores, alunos, funcionários).

Vale lembrar que a caixa postal é uma forma de comunicação interna do Gennera, ou seja, não é possível enviar nem receber mensagens de e-mails externos (gmail, hotmail, etc.), apenas dos endereços que aparecem na tela “Endereços”, que são endereços gerados de forma automática pelo sistema para as pessoas cadastradas (professores, funcionários e alunos).

Envio de e-mail

Para comunicação com pais e responsáveis por envio de e-mail, você pode utilizar a tela de Envio de e-mail, na qual consegue enviar, de uma única vez, e-mail para todos os pais de uma série ou para todos os alunos, sem que seja necessário criar um grupo de endereços.

Nesta tela serão utilizados como destino os e-mails informados no cadastro dos pais e alunos, sendo que somente receberão este e-mail aqueles que tiverem optado por receber esse tipo de notificação no momento da matrícula.

• Informe nesta tela os dados da série, turma ou aluno para o qual enviará este e-mail, quais pessoas devem recebê-lo, bem como montar e editar o corpo da mensagem e anexar algum arquivo que os interessados devam receber. Feito isto, clique no envelope e o e-mail será enviado.

Monitorando lançamento dos professores

Para monitorar os lançamentos de notas, frequência e conteúdo programático realizados pelos professores através do Portal do professor e certificar-se de que as informações estão sendo disponibilizadas em dia, você poderá verificar algumas informações através dos relatórios de monitoramento.

Na tela Relatório de professor, existem três modelos diferentes de relatórios para serem consultados, de acordo com sua necessidade. Para emissão você deve informar os dados solicitados, selecionar o modelo de relatório que deseja e acionar o botão “Imprimir” para efetuar a emissão.

Acesso dos alunos

É de suma importância que os dados mencionados acima estejam corretamente digitados e atualizados, visto que estes podem ser acompanhados pelos alunos, pais e responsáveis através do Portal do aluno e, caso a instituição já tenha habilitado, através do Diarion.