GDOC

GDoc (Gennera Documentos) é um sistema que permite a criação, armazenamento e edição de documentos dinâmicos. Este sistema possui uma interface web especial que aceita a utilização das informações acadêmicas e financeiras registradas no banco de dados da Gennera.

Características gerais

Esta ferramenta possibilita à Instituição de Ensino criar e atualizar diversos tipos de documentos, como Contratos e seus Aditivos, Declarações, Boletins, etc. Com isto, o usuário tem maior independência para emissão de documentos, sem haver necessidade de solicitar à Gennera novos desenvolvimentos ou mesmo alteração nos modelos de relatórios já existentes. Ou seja, para os documentos criados no GDoc, o próprio usuário poderá:

• Incluir e alterar textos
• Incluir e alterar tabelas
• Incluir gráficos
• Incluir variáveis (tags)
• Gerar o relatório configurado em PDF ou HTML

Funcionamento

O GDoc é acessado no menu Utilitário\GDoc. Ao ser acessado, será aberta uma nova tela, conforme ilustra a imagem abaixo:

Nela, o usuário deverá selecionar uma das opções disponíveis:

• Abrir documento
• Criar documento
• Criar documento usando um template

Barra de ferramentas

A janela de edição do GDoc prevê funcionalidades básicas para a edição de documentos, como:

= Salvar alterações

= Permissão de acesso

= Excluir

= Configurar documento

=Botão documentos

=Esconder

= Formatação

= Alinhamento

= Fonte do texto

= Cor

= Desfazer e Refazer digitação

= Copiar e colar texto

= Localizar

=Botão variáveis

=Botão imagens

= Tabelas

= Inserir caracter especial

= Quebra de página

= Cabeçalho e rodapé

= Código fonte

Liberação de acesso

Para que usuários do tipo 'Não Master' tenham acesso as telas do GDoc para cadastro (Utilitário\GDoc), emissão de relatório (Relatório\ GDoc) ou envio de e-mail (Gerencial\ Envio de e-mail GDoc), é necessário liberar as aplicações listadas a seguir nas telas grupo de usuário por aplicação ou usuário por aplicação:

• Editar Documentos - Gdoc
• Emitir Relatórios do Gdoc
• GDoc - Gerador de Documentos
• Envio de E-mail GDoc

Como criar um documento

A criação de um novo documento é feita através da tela inicial de acesso ao GDoc ou a qualquer momento, ao se clicar em Criar documento localizado na barra de ferramentas.

Na tela apresentada, informe o tipo de documento que deseja criar e clique no botão criar. Feito isto, será liberado o editor de texto que permitirá a elaboração do documento.

• Digite as informações necessárias ou copie de outro documento na área do editor.

• O GDoc não aceita algumas formatações e tabelas de outros editores. Para aproveitar o texto já digitado em outros editores, efetuar os seguintes procedimentos:

1. Copiar o conteúdo (texto) do relatório/modelo atual;

2. Colar o conteúdo no aplicatico 'Bloco de Notas' para limpar toda a formatação vinda do editor utilizado (Exemplo: Word);

3. Copiar o texto constante no aplicativo 'Bloco de Notas' e colar no NOVO documento aberto;

4. Efetue as devidas configurações/formatações no modelo (diretamente no GDoc);

5. As tabelas devem ser criadas dentro do GDOC.

• Podem ser incluídas variáveis, imagens, tabelas, gráficos, conforme necessidade.

• Clique em salvar para que o documento seja disponibilizado para acesso no sistema. Neste momento, será solicitado o nome do documento.

• O documento deve ser vinculado a, pelo menos, uma instituição através da permissão de acesso na barra de ferramentas. Na tela de emissão do relatório serão apresentados somente os modelos vinculados à instituição selecionada.

• Também poderá ser criado um novo documento baseado em um template no qual será baseado, caso deseje.

• Tutorial: como criar um documento no GDOC

Boletim

Ao emitir boletim para alunos dispensados, no qual seria apresentada a nota, é adicionado a abreviação do motivo de dispensa cadastrado no sistema. Porém, por impossibilidade técnica, quando é retirada a dispensa de um aluno, podem ocorrer duas situações distintas:

1. Ele perderá a referência do motivo, logo, ele apresentará apenas 'D', exemplo: o aluno é dispensado no 1° bimestre e retorna no 2° bimestre, no boletim dele, para 1° bimestre será apresentado ‘D’.
2. Se por exemplo: o aluno é dispensado no 1° bimestre, retorna no 2° bimestre e é dispensado novamente no 3° bimestre com um motivo diferente do motivo cadastrado no 1° bimestre, o sistema apresentará para os dois bimestres 1° e 3° o último motivo de dispensa informado(no caso o do 3° bimestre).

Histórico

Descrevemos o passo a passo para criar históricos, incluindo exemplos específicos para Instituições de Ensino Regular e Ensino Superior.

Como acessar documentos já criados

O acesso aos documentos do GDoc é feito pela tela inicial de acesso ao GDoc ou a qualquer momento, ao se clicar em Abrir documento localizado na barra de ferramentas.

Na janela apresentada estarão relacionados todos os documentos existentes agrupados por tipo de documento e listados em ordem alfabética.

• Clique no tipo de documento desejado para que sejam apresentados os documentos existentes.

• Clique no nome do documento para que ele seja aberto no editor.

• Edite o documento conforme necessidade e clique em salvar.

• Sempre que um documento estiver em uso e for solicitado um novo documento (através dos botões Abrir documento, Criar Documento ou Criar Documento usando um Template ou for solicitado o logoff (botão “Log off”), será exibida a mensagem "Você gostaria de salvar o documento antes de executar esta ação ?" com as seguintes opções:

• Cancelar: interrompe a ação solicitada, retornando para o documento que está aberto, sem salvá-lo
• Continuar: continua com a ação solicitada, sem salvar o documento. Qualquer alteração que tenha sido feita será perdida
• Salvar: salva o documento atual e continua com a ação solicitada

Como emitir um documento

Os relatórios customizados através do GDoc deverão ser emitidos através do menu Relatório\GDoc. A emissão poderá ser feita por série, com a opção de emissão por turma e aluno. Basta informar o Tipo de documento, o modelo previamente criado e clicar no botão pesquisar.

Vínculo dos documentos com a série/curso: Os documentos também poderão ser vinculados à série através da tela Parâmetros da série, com exceção do histórico que é vinculado ao curso através da tela Competência, sendo que:

• Contratos customizados no GDoc poderão ser emitidos através da tela de Matrícula ou Relatório\GDoc. A tela Documentação da matrícula não possibilitará a emissão deste documento. Ao tentar emitir, o usuário receberá uma mensagem de que o documento não pode ser solicitado neste local e será apresentado um link para a tela Relatório\GDoc.

Atenção: O vínculo do aditivo contratual é feito de forma indireta, por meio do contrato. Assim, vinculando o contrato à série, o aditivo contratual também estará vinculado às séries.

• Boletins customizados no GDoc poderão ser emitidos através da tela Consulta genérica ou Relatório\GDoc. A tela Relatório boletim não possibilitará a emissão deste documento. Ao tentar emitir, o usuário receberá uma mensagem de que o documento não pode ser solicitado neste local e será apresentado um link para a tela Relatório\GDoc.

• Declarações customizadas no GDoc poderão ser emitidas através da tela Relatório declarações ou Relatório\GDoc.

• Tutorial: Como emitir relatórios criados no GDOC

Autenticação de documentos

Relatórios customizados no GDoc poderão ser validados através de um código de autenticação, possibilitando a verificação da veracidade do documento. Veja como funciona:

• No GDoc existem variáveis do grupo Autenticação, onde:

• Variável Identificador único: quando inserida no documento, apresenta na emissão um número que irá identificá-lo para pesquisa de autenticidade. Esta autenticação simples possibilita que o usuário efetue a validação do documento com base na data e hora de geração, no tipo de documento, na instituição e nos dados de identificação do aluno.

• Variável Identificador único com Reimpressão: quando inserida no documento, apresenta na emissão um número que irá identificá-lo para pesquisa de autenticidade. Esta autenticação com reimpressão possibilita, além da validação feita na autenticação simples, a reimpressão do documento no seu estado original. Caso outro documento com as mesmas características tenha sido emitido, este passará a ser o documento válido e o anterior não poderá mais ser reimpresso.

Formas de acesso a autenticação de documentos

Em posse do código de autenticação, o aluno, responsável, funcionário da instituição de ensino, ou qualquer pessoa que necessite, poderá pesquisar a autenticidade do documento através do site da Gennera - Serviço "Autenticação de Documentos" (http://www.gennera.com.br).

• A instituição também poderá disponibilizar em seu site institucional, um local para a autenticação de documentos.

• Clique aqui e baixe um arquivo ".rar" com um modelo básico das necessidades a serem desenvolvidas. O exemplo inclui 2 arquivos HTML e 1 arquivo CSS com uma implementação funcional que poderá ser utilizada pelo desenvolvedor do site para facilitar o entendimento.

Todo desenvolvimento necessário para a autenticação de documentos no site da instituição é de responsabilidade do próprio cliente. Esta documentação visa apenas auxiliá-lo neste processo.

Compatibilidade com navegador

• O GDoc é compatível com os seguintes navegadores:
  • Internet Explorer - versão 7 ou superior.
  • Firefox - versão 3 ou superior.
  • Google Chrome.

Dicas

• Variável não apresenta o dado: quando o texto for apresentado com o nome da variável, verifique se todos os caracteres da variável possuem o mesmo formato (tamanho, tipo, cor, etc). Quando mudar cor, letra, etc de uma variável, o nome inteiro dela, inclusive as chaves, devem ser marcados para que a alteração abranja tudo.

• Espaçamento entre linhas: Para que a linha de texto tenha comportamento de parágrafo, clique "Enter". Para que haja espaçamento entre as linhas, clique "Shift + Enter".

• Documento desconfigurado: Caso um documento criado no GDoc seja emitido desconfigurado, certifique-se de que a tabela existente é simples (sem linhas duplas), limpe todas as formatações conforme orientado no item Como criar um documento acima e realize novamente a emissão.

• Tamanho da Fonte (GDoc e Word): O tamanho da fonte do GDoc, por ser em codificação HTML é medido em pixels (px), enquanto o tamanho da fonte do Word é medida em pontos (pt). Para exemplificar melhor a diferença entre ambas, abaixo segue um comparativo entre as medidas:

Pontos	Pixels	Pontos	Pixels
6	8	12	16
7	9	13	17
7,5	10	13,5	18
8	11	14	19
9	12	14,5	20
10	13	15	21
10,5	14	...	...
11	15	...	...

• Gráfico:

• Gráfico Comparativo de Períodos: caso deseje incluir um gráfico de desempenho do aluno no boletim, é necessário utilizar a variável que exibe a média do período após a recuperação "listMediaP1" ao invés da "listMediaAntRecP1". Se sua instituição possui recuperação por período, pode utilizar normalmente as variáveis, "listMediaAntRecP1" para o momento anterior à recuperação do período e "listMediaP1" para somente após o cálculo da recuperação do período.

• Gráfico Comparativo Aluno / Turma faz uso das variáveis de lista de médias no período e lista de nome das disciplinas, esperando que estas variáveis tenham pelo menos um valor válido. Se no modelo sejam inseridas as variáveis de todos os períodos, a exemplo P1, P2, P3, P4, e apenas uma possuir valor, o gráfico será gerado em branco, em função das demais variáveis nulas. Neste caso então é necessário remover do modelo as variáveis de média ainda não cadastradas.