Apostila, Encerramento letivo e histórico acadêmico

Metodologia

Para que você possa aprimorar seus conhecimentos e utilizar o sistema com segurança, a empresa fornecedora do software desenvolveu os materiais didáticos, com módulos que lhe possibilitará conhecer as principais funções do sistema.

Material didático

Este material contém de forma resumida a explicação das principais funções relacionadas ao tema em estudo. A leitura deste material deve ser acompanhada da leitura da Wiki de cada tela aqui citada, para complementação do estudo. Lá você encontrará uma descrição do funcionamento da tela, regras e dicas de utilização. Para acessá-la, basta clicar no botão “WIKI” disponível na própria tela.

Introdução

Neste módulo serão repassadas as informações necessárias para realização do Encerramento letivo e quanto à impressão e registro de Históricos Acadêmicos.

Pré-requisitos

Antes de emitir um histórico você deve se assegurar de que alguns dados, estritamente necessários, já estejam configurados no sistema. São eles:

• Competência - verificar se já existe competência cadastrada para o curso do qual queremos emitir histórico, assim como modelo de histórico selecionado.

• Cadastro da instituição - verificar se os dados da instituição estão de acordo e se já existe Diretor cadastrado.

• Cadastro CH Efetiva - verificar se a carga horária das disciplinas está correta.

Encerramento letivo

Conferências iniciais

Na tela Grade de notas, emita o relatório e verifique se todas as notas estão devidamente digitadas e calculadas, com a apresentação da situação final correta do aluno para cada disciplina (aprovado ou reprovado).

Para o momento de encerramento letivo é comum que as Instituições trabalhem com a emissão das atas de resultado para conferência na própria secretaria da Instituição. A ata poderá ser emitida antes dos históricos acadêmicos, visto que não necessita do processo de encerramento letivo. A tela para emissão é Ata de resultado final.

Encerramento letivo

O encerramento letivo deve ser feito no momento em que os alunos já tiverem resultado final gerado (situação de aprovado ou reprovado) na série que cursou, assim você estará impossibilitando alterações indesejadas nas informações do aluno no ano que termina (notas, faltas e etc.).

Este procedimento deve ser feito através da tela Encerramento letivo e, ao realizá-lo, o ano letivo estará oficialmente encerrado, não podendo ser alterado (a não ser que o mesmo seja reaberto).

IMPORTANTE: A reabertura de um ano letivo não é recomendada, pois torna possível que notas sejam alteradas, cálculos já realizados sejam perdidos e relatórios sejam apresentados de forma diferente do que haviam sido apresentados anteriormente. O procedimento de reabertura do ano escolar é feito através desta mesma tela.

DICA: Sugerimos que o encerramento seja feito após cada período avaliativo na Instituição, quando há certeza de que todos os cálculos estão feitos corretamente e que os relatórios de notas estão correspondendo conforme desejado. O processo de encerramento de cada um dos períodos avaliativos facilita o encerramento letivo da instituição e ajuda a garantir a integridade das informações repassadas para o sistema.

Relatório

Para se certificar que o aluno já está com o ano letivo encerrado, basta emitir o relatório em Relatório de encerramento letivo.

Geração dos históricos

Após o encerramento letivo, você pode partir para o passo-a-passo para a emissão do histórico escolar. Verá que pode ser tratado de formas distintas dentro do sistema, são elas:

• Processamento de histórico (geração automática com base em dados e notas digitadas no sistema);
• OU cadastro de histórico (digitação dos dados do histórico em tela específica).

Processamento de históricos

O processamento deve ser feito através da tela Processamento de histórico e fará com que todos os registros realizados para o aluno durante o ano letivo, como notas, cargas horárias, percentual de frequência, entre outros, sejam enviados de forma automática para o cadastro de histórico para posterior emissão do mesmo.

O Colégio deve ser previamente cadastrado no sistema pelo administrador do sistema.

Após o processamento, o cadastro com todas as informações dos alunos aparecerá na tela Registro de histórico. Nela, caso o aluno já tenha históricos de outros anos cadastrados, todos serão listados em um “combo”, abaixo do campo “nome”. O registro de histórico da série recém processada também será apresentado para seleção.

Antes de prosseguir com a emissão dos documentos, confira se os dados registrados no cadastro (informações processadas ou cadastradas) condizem com o que deve ser apresentado para o aluno.

Cadastro manual de históricos

Para realizar o cadastro manual de um histórico, seja de um aluno que veio de outra instituição ou de alunos que cursaram anos anteriores em sua instituição, mas que ainda não possuem essas informações registradas no sistema, acesse a tela Registro de histórico. Nela, informe os dados da sua instituição que fazem referência ao aluno, série e ano que irá cadastrar. Depois informe os demais dados constantes no histórico impresso, como todas as informações relacionadas às disciplinas cursadas.

Após o cadastramento dos históricos você já consegue validar os históricos, deixando-os prontos para emissão no momento que for necessário.

Emissão de históricos

Após o término do ano /semestre letivo, quando você já tem em mãos todas as notas registradas, calculadas e o ano/semestre letivo encerrado, é hora de gerar o histórico acadêmico. O relatório será emitido através da tela Relatório GDoc.

Importante: Lembre que cada ano escolar do aluno deve representar um cadastro processado ou cadastrado, para que no momento da emissão todos os anos sejam apresentados de forma correta em um único documento.

Informações adicionais ao histórico

Quando o Histórico Acadêmico estiver pronto para emissão, você pode inserir algumas informações extras que também sejam pertinentes, como:

Observações

Para incluir observações no histórico do aluno, utilize a tela Observação de histórico.

Adaptações

Quando um aluno cursa adaptação, você pode registrar esse acontecimento para que apareça no histórico. Esse registro é feito através da tela Adaptação de histórico.

Dispensa de disciplina

Quando um aluno, por algum motivo, deixar de cursar uma determinada disciplina, existe a possibilidade de registro da dispensa. Essa informação será registrada na tela Dispensa de disciplina.

Registro de secretaria

Também é possível cadastrar o local no qual se encontra registrado o histórico impresso de um aluno (dentro do livro de registros da secretaria). Este cadastro deve ser feito através da tela Registro de secretaria.

Vídeo tutorial

• Encerramento Letivo e Histórico Escolar - Curricular