Mudanças entre as edições de "Apostila, Configuração de frequência"

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Neste material são apresentadas as orientações gerais de como parametrizar o controle de frequência no sistema, apresentando os requisitos para a configuração e como são executados os lançamentos de frequência.
 
Neste material são apresentadas as orientações gerais de como parametrizar o controle de frequência no sistema, apresentando os requisitos para a configuração e como são executados os lançamentos de frequência.
  
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==Pré requisito: início da configuração no sistema==
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==Pré requisito==
  
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'''1.''' Possuir curso, série, turma e disciplinas devidamente configurados;<br>
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'''1. Configurar corretamente o sistema'''
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'''2.''' Possuir carga horária cadastrada para as disciplinas;<br>
 
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'''3.''' Possuir quadro de horário cadastrado;<br>
 
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'''4.''' Possuir calendário acadêmico gerado.
 
  
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O primeiro passo para configurar o controle de frequência é identificar e determinar a maneira como ela será realizada. O sistema [[Gennera]] permite o controle de duas maneiras, sendo elas:
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:Para que a frequência seja lançada e calculada corretamente, algumas configurações prévias são imprescindíveis:
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:- Diário;
 
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:- Total de faltas;
 
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:- Automático;
 
  
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==Controle de frequência - Diário==
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:'''a.''' Possuir [[Carga horária prevista, Cadastro | carga horária cadastrada]] para as séries e disciplinas;<br>
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:'''b.''' Possuir [[Quadro de horário, Cadastro | quadro de horário cadastrado]];<br>
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:'''c.''' Possuir [[Gera calendário escolar | calendário acadêmico gerado]];<br>
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:'''d.''' Possuir número de carteira de estudante no [[Aluno, Cadastro | cadastro do aluno]] (para frequência por catraca).
  
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Caso o controle seja diário, ou seja, a frequência é lançada diariamente, as configurações a serem realizadas no sistema são as seguintes:
 
  
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* Acessar o Gennera Educacional, e em seguida a tela [[Parâmetro institucional, Regras gerais 1 | Parâmetro Institucional]];
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'''2. Definir como será realizada a frequência'''
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* Pesquise a Instituição de ensino, e no quadro ''Frequência Automática'', no campo [[Frequência, Tipo de controle | Controle de Frequência]] deve ser selecionada a opção ''1 Batida – Presença para todo o turno'';
 
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* No mesmo quadro, no campo [[Frequência, Regra de cálculo|forma cálculo]] há duas opções, sendo elas:
 
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:'''1. Conta as faltas''': Contabiliza as faltas lançadas. Indicamos a utilização dessa opção, pois possui uma configuração mais simples.
 
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:'''2. CH Efetiva – Presenças''': Subtrai as presenças obtidas da carga horária total de cada período (bimestre, trimestre ou semestre).
 
  
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Quanto ao lançamento, A digitação da frequência diária pode ser realizada da seguinte maneira:
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:Com estes dados devidamente cadastrados, o primeiro passo para configurar o controle de frequência é identificar e determinar a maneira como ela será realizada. O sistema [[Gennera]] permite o controle de duas maneiras, sendo elas:
  
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'''a) [[Portal do professor|Portal do Professor]]''': No Portal, a digitação da frequência deve ser realizada na funcionalidade [[Portal do professor, Diário de classe eletrônico|Diário de Classe Eletrônico]].<br>
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:* '''Frequência manual''' - quando a instituição define que o professor ou a secretaria fará o lançamento da frequência através do sistema. É possível de duas formas:
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'''b) Gestão''': No Gennera Educacional, a digitação da frequência deve ser realizada na funcionalidade [[Frequência, Diário de classe eletrônico |Frequência Diário]].
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::* ''Digitação diária'' - quando a instituição define que o lançamento das presenças e faltas será realizado diariamente.
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::* ''Digitação total de faltas do período'' - quando a instituição define que o lançamento do total de faltas será realizado ao final do período letivo (bimestre, semestre, etc)
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:* '''Frequência automatizada''' - quando a instituição utiliza um [[Equipamentos homologados para controle de acesso|leitor de frequência]] (código de barras, biométrica, etc) que gera um arquivo de texto com os dados de batida dos alunos na entrada e/ou saída, que é diariamente importado para o Educacional, para carga das presenças e faltas. A importação pode ocorrer de duas formas:
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::* ''Importação manual'' - quando a instituição define que a secretaria irá, diariamente, importar de forma manual o arquivo gerado pelo coletor de frequência.
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::* ''Importação através de integração'' - quando a instituição define que haverá [[integração]] entre o sistema coletor de frequência contratado pela IE e o Gennera Educacional, não havendo importação manual.
  
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* '''Observação''': Para que seja realizada a contabilização das faltas é necessário efetuar transferência da frequência na funcionalidade [[Frequência, Transferência| Transfere Frequência]]. Quando a frequência é registrada diariamente, seja através de catracas eletrônicas (frequência automatizada), seja pelo registro do professor através do Diário Eletrônico, este procedimento (Transfere Frequência) torna-se obrigatório ao final do período (Bimestre, Trimestre) para que seja feito o cálculo das faltas que serão transferidas para os documentos oficiais. Esse procedimento deve ser realizado somente após o período acabar.
 
  
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==Controle de frequência - Total de faltas==
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Abaixo descrevemos como configurar e realizar o registro de frequência para cada uma das opções citadas acima. Leia este material com atenção e defina como será utilizado esse processo na sua instituição, para evitar transtornos futuros.
  
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Caso a digitação da frequência seja total das faltas no período, ou seja, o total de faltas é lançado no final do período, as configurações a serem realizadas no sistema são as seguintes:
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==Frequência manual==
  
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* Acessar o Gennera Educacional, e em seguida a tela [[Parâmetro institucional, Regras gerais 1 | Parâmetro Institucional]];
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A frequência manual é quando o professor ou a secretaria lança a presença/falta diretamente no sistema, podendo ser um lançamento diário ou o total de faltas no final do período.
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* Pesquise a Instituição de ensino, e no quadro ''Frequência Automática'', no campo [[Frequência, Tipo de controle | Controle de Frequência]] deve ser selecionada a opção ''1 Batida – Presença para todo o turno''. Nesse campo deve ser selecionada a opção ''Digitação Manual''.
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===Digitação diária===
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'''1. Configuração:'''
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Caso o controle seja diário, ou seja, a frequência é lançada diariamente, é necessário:
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* Na tela [[Parâmetro institucional, Regras gerais 1 | Parâmetro Institucional]], configurar através do quadro ''Frequência automática'' o '''controle de frequência''' que será utilizado;
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:* Para o lançamento diário através do sistema, recomendamos a opção ''1 Batida – Presença para todo o turno'';
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* No mesmo quadro, no campo [[Frequência, Regra de cálculo|forma cálculo]] selecione a opção que melhor atende sua instituição:
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:* Em caso de dúvida, veja o detalhamento das [[Frequência, Regra de cálculo | regras de cálculo]];
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:* Recomendamos a utilização da opção ''Conta as faltas'', pois possui uma configuração mais simples.
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'''2. Digitação da frequência:'''
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A digitação da frequência diária pode ser realizada da seguinte maneira:
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:'''a) [[Portal do professor]]''': No Portal, a digitação da frequência deve ser realizada na funcionalidade [[Portal do professor, Diário de classe eletrônico|Diário de Classe Eletrônico]].<br>
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:'''b) Gestão''': No Gennera Educacional, a digitação da frequência deve ser realizada na funcionalidade [[Frequência, Diário de classe eletrônico |Frequência Diário]].
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'''3. Transferência da frequência:'''
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Ao final do período letivo (bimestre, semestre), para que seja realizada a contabilização das faltas, é necessário efetuar transferência da frequência na funcionalidade [[Frequência, Transferência| Transfere Frequência]].
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'''Atenção:''' Quando a frequência é registrada diariamente, seja através de catracas eletrônicas (frequência automatizada), seja pelo registro
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do professor através do Diário Eletrônico, este procedimento (Transfere Frequência) torna-se obrigatório ao final do período (Bimestre,
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Trimestre) para que seja feito o cálculo das faltas que serão transferidas para os documentos oficiais.
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===Digitação total de faltas===
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'''1. Configuração:'''
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Caso a digitação da frequência seja total das faltas no período, ou seja, o total de faltas é lançado no final do período, é necessário:
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* Na tela [[Parâmetro institucional, Regras gerais 1 | Parâmetro Institucional]], configurar através do quadro ''Frequência automática'' o '''controle de frequência''' que será utilizado;
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:* Para o lançamento do total de faltas no período através do sistema, selecionar a opção ''Registrar o Total de Faltas'';
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* No mesmo quadro, no campo [[Frequência, Regra de cálculo|forma cálculo]] selecione a opção que melhor atende sua instituição:
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:* Em caso de dúvida, veja o detalhamento das [[Frequência, Regra de cálculo | regras de cálculo]];
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:* Recomendamos a utilização da opção ''Conta as faltas'', pois possui uma configuração mais simples.
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'''2. Digitação da frequência:'''
  
 
A digitação do total de faltas no período pode ser realizada da seguinte maneira:
 
A digitação do total de faltas no período pode ser realizada da seguinte maneira:
  
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:a) [[Portal do professor|Portal do Professor]]: No Portal, a digitação do total de faltas é realizada na opção ''Digitação de Notas'', selecionando no campo '''Tipo de Digitação''' a opção ''Notas/Faltas''.
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:'''a) [[Portal do professor]]''': No Portal, a digitação do total de faltas é realizada na opção ''Digitação de Notas'', selecionando no campo '''Tipo de Digitação''' a opção ''Notas/Faltas''.
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:b) Gestão: No Gennera Educacional, a digitação da frequência pode ser realizada na opção [[Nota e falta, Digitação|digitação de notas e faltas]], [[Falta, Digitação por turma|digitação de faltas por turma]] ou na [[Boletim, Digitação|digitação no boletim]].
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:'''b) Gestão''': No Gennera Educacional, a digitação da frequência pode ser realizada na opção [[Nota e falta, Digitação|digitação de notas e faltas]], [[Falta, Digitação por turma|digitação de faltas por turma]] ou na [[Boletim, Digitação|digitação no boletim]].
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==Frequência automatizada==
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A frequência automatizada é quando a instituição trabalha com [[Equipamentos homologados para controle de acesso|leitor de frequência]] (código de barras, biométrica, etc) que gera um arquivo de texto com os dados de batida dos alunos na entrada e/ou saída, que é diariamente importado para o Educacional, para carga das presenças e faltas. A importação pode ocorrer diariamente de forma manual ou com [[integração]] entre o sistema coletor de frequência contratado pela IE e o Gennera Educacional.
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===Pré-requisito===
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'''1. Definição do layout'''
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: Para utilização da frequência automatizada, é necessário que o layout gerado pela empresa terceira esteja devidamente homologado pela Gennera. Veja a lista dos [[Equipamentos homologados para controle de acesso| layouts]] já homologados e verifique junto à empresa terceira a possibilidade de utilização de um deles. Somente após esta definição é que deverá ser realizada a configuração no sistema.
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: Caso a instituição opte pela integração entre os sistemas, recomendamos a utilização do layout '''AHGORA (ID = 12)'''.
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'''Atenção:''' Caso sua instituição possua um layout não existente nesta lista, deverá ser aberto um chamado para a Gennera, solicitando a análise
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do layout desejado. Na abertura do chamado, enviar o layout em anexo e especificação de em quais posições estarão inseridos o código do aluno, data, presença ou falta.
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'''2. Testes prévios'''
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: É fortemente recomendado que a instituição realize testes prévios de importação da frequência antes da liberação das leitoras para os alunos.
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: No caso de integração, a empresa terceira deve realizar os testes para garantir o envio correto dos dados para o Gennera Educacional.
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===Importação manual===
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'''1. Configuração:'''
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As configurações a serem realizadas no sistema são as seguintes:
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* Na tela [[Parâmetro institucional, Regras gerais 1 | Parâmetro Institucional]], configurar através do quadro ''Frequência automática'' o '''controle de frequência''' que será utilizado;
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:* Para verificar qual opção melhor atende sua instituição, veja as regras do [[Frequência, Tipo de controle | controle de frequência]];
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* No mesmo quadro, no campo '''[[Frequência, Regra de cálculo|leitora frequência]]''' selecione o modelo do layout escolhido;
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:* Neste campo é apresentada a lista dos modelos homologados pela Gennera, conforme orientado no item ''pré-requisito''.
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* No mesmo quadro, no campo [[Frequência, Regra de cálculo|forma cálculo]] selecione a opção que melhor atende sua instituição:
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:* Em caso de dúvida, veja o detalhamento das [[Frequência, Regra de cálculo | regras de cálculo]];
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:* Recomendamos a utilização da opção ''Conta as faltas'', pois possui uma configuração mais simples.
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'''2. Importação da frequência:'''
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A importação do arquivo gerado pela leitora onde constam o acesso dos alunos, deve ser realizada da seguinte forma:
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:'''a) Gestão''': No Gennera Educacional, importar o arquivo de frequência através da tela [[Frequência, Importação da leitora|importação do arquivo gerado pela leitora]].
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:'''b) Gestão''': No Gennera Educacional, ''apenas'' em situações de falhas de catracas, é possível gerar a frequência automática de forma manual, através da tela [[Frequência, Diário de classe eletrônico |Frequência Diário]].
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'''3. Transferência da frequência:'''
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Ao final do período letivo (bimestre, semestre), para que seja realizada a contabilização das faltas, é necessário efetuar transferência da frequência na funcionalidade [[Frequência, Transferência| Transfere Frequência]].
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'''Atenção:''' Quando a frequência é registrada diariamente, seja através de catracas eletrônicas (frequência automatizada), seja pelo registro
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do professor através do Diário Eletrônico, este procedimento (Transfere Frequência) torna-se obrigatório ao final do período (Bimestre,
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Trimestre) para que seja feito o cálculo das faltas que serão transferidas para os documentos oficiais.
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===Importação através de integração===
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A integração entre o Gennera Educacional e o sistema do leitor de frequência utilizado pela instituição irá ocorrer através de APIs (Application Programming Interface), as quais permitem acesso on-line ao banco de dados da instituição através de programação.
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A utilização destes serviços (APIs) requer conhecimento técnico de desenvolvimento WEB.
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A instituição deverá comunicar à empresa terceira sobre este serviço e, caso a empresa terceira tenha possibilidade de realizar esta integração, o [[administrador do sistema]] deverá solicitar à Gennera a liberação deste serviço.
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Seguem as orientações para utilização da integração via API:
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'''1. Abrir chamado para liberação do serviço'''
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:O [[administrador do sistema]] da instituição deverá abrir um chamado com a Gennera, solicitando a liberação deste serviço (mediante proposta comercial). Após a aprovação da proposta, será liberado o acesso ao serviço de API.
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'''2. Criar usuário para a integração API'''
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:Após a liberação de acesso às APIs pela Gennera, é importante que o administrador do sistema crie um novo usuário (exclusivamente para o serviço de API):
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:* Na tela [[Usuário, Cadastro | cadastro de usuário]], crie o novo usuário para utilização da API (por exemplo: API - IE 1)
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:* Na tela [[Usuário, Instituição | usuário x instituição de ensino]] conceda as permissões de acesso aos dados da Instituição (exemplo: instituição 1).
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:* Através do menu ''Utilitário\ Integração\ Webservice-Acesso por Usuário'' ou ''Segurança\ Restrições avançadas\ WebService-Acesso Por Usuário''), gerar o [[Token | TOKEN]] de acesso para o usuário criado para o serviço de API.
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Por uma questão de auditoria, não é recomendado que o administrador permita a criação de TOKEN para usuários que utilizam o sistema no dia a dia
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da instituição, ou seja, o novo usuário deverá ter acesso apenas às APIs do sistema.
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'''3. Informações para empresa responsável pelo leitor (terceiro)'''
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:A instituição deverá repassar à empresa terceira o link para a documentação técnica das APIs, onde eles deverão seguir as orientações de uso:
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:* http://api.gennera.com.br/
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:Esta documentação contém descrições sobre:
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:* os serviços disponíveis;
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:* as formas de acesso;
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:* as entidades relacionadas;
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:* exemplos de utilização.
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'''4. Configuração:'''
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:As configurações a serem realizadas no sistema Gennera são as seguintes:
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:* Na tela [[Parâmetro institucional, Regras gerais 1 | Parâmetro Institucional]], configurar através do quadro ''Frequência automática'' o '''controle de frequência''' que será utilizado;
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::* Para verificar qual opção melhor atende sua instituição, veja as regras do [[Frequência, Tipo de controle | controle de frequência]];
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:* No mesmo quadro, no campo '''[[Frequência, Regra de cálculo|leitora frequência]]''' selecione o modelo do layout escolhido;
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::* Neste campo é apresentada a lista dos modelos homologados pela Gennera, conforme orientado no item ''pré-requisito''.
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::* Recomendamos a utilização do layout ''AHGORA (ID = 12)''.
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:* No mesmo quadro, no campo [[Frequência, Regra de cálculo|forma cálculo]] selecione a opção que melhor atende sua instituição:
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:* Em caso de dúvida, veja o detalhamento das [[Frequência, Regra de cálculo | regras de cálculo]];
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:* Recomendamos a utilização da opção ''Conta as faltas'', pois possui uma configuração mais simples.
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Vale ressaltar que, além destas configurações, é necessário que as configurações indicadas como "pré-requisito" também estejam devidamente
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realizadas (quadro de horário, calendário escolar e número da carteira de estudante).
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'''5. Testes integração - Recomendações para o desenvolvedor da empresa terceira'''
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:Recomendamos a utilização do layout 12, conforme orientações abaixo:
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:* '''Serviço utilizado na API:''' /service/frequencia/layout/{layout}/importar (o layout deve ser 12).
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::[[Imagem:LayoutFrequencia.jpg]]
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* '''Token:''' deve ser utilizado o token repassado pela instituição.
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:* Exemplos de json enviando um aluno por vez e mais de um aluno/ dia por vez:
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::[[Imagem:ExemploJsonFrequencia.jpg]]
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:* Se for utilizada a API para testes, deverá estar marcado a opção "application/json" no campo Content type. Ressaltando que é importante realizar testes através da aplicação própria, que será utilizada em produção.
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:* Segue um exemplo de importação de frequência via API:
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::[[Imagem:ExemploImportacaoFrequênicaViaAPI.jpg]]
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:* Se os testes ocorrerem normalmente, poderá ser iniciada a utilização. Qualquer dificuldade no decorrer dos testes, a instituição deverá retornar o chamado com as informações sobre o teste para que possamos auxiliar.
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'''7. Relatório de frequência'''
  
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==Controle de frequência - Automático==
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:A importação do arquivo e geração de frequência para os alunos pode ser validada da seguinte forma:
  
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Caso o controle seja através de [[Equipamentos homologados para controle de acesso|leitora]] (código de barras, biométrica), devidamente homologadas pela Gennera. As configurações a serem realizadas no sistema são as seguintes:
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::'''a) Gestão''': No Gennera Educacional, emitir o relatório de frequência através da tela [[Frequência (presenças e faltas), Relatório|Presença e falta]].
  
−
* Acessar o Gennera Educacional, e em seguida a tela [[Parâmetro institucional, Regras gerais 1 | Parâmetro Institucional]];
+
'''8. Ajuste manual da frequência:'''
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* Pesquise a Instituição de ensino, e no quadro ''Frequência Automática'', há o campo [[Frequência, Tipo de controle | Controle de Frequência]]. As opções são:
 
  
−
:- 1 Batida – Presença para todo o turno: Considera que o aluno esteve presente em todas as aulas do período (manhã, tarde ou noite) em que um dos equipamentos homologados para controle de acesso registrou a presença. Por exemplo, o aluno passa por um dos equipamentos às 8h45 e o sistema registra automaticamente a presença, no diário de classe eletrônico, em todas as aulas do período da manhã. Necessita de apenas um registro de passagem (data e hora). Independente do horário em que houve a passagem, serão registradas presenças em todas as disciplinas do quadro de horário que tiverem o mesmo turno correspondente ao horário da passagem.
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:No Gennera Educacional, ''apenas'' em situações de falhas de catracas, é possível gerar a frequência automática de forma manual, através da tela [[Frequência, Diário de classe eletrônico |Frequência Diário]].
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:- 1 Batida com presença a partir da batida até o fim do turno: Considera que o aluno esteve presente nas aulas posteriores ao horário em que um dos equipamentos registrou o acesso. Por exemplo, o aluno passa pelo controle de acesso às 8h45 e o sistema registra automaticamente a presença, no diário de classe eletrônico, somente nas aulas que começaram após este horário. Necessita de apenas um registro de passagem (data e hora). Serão registradas presenças ou faltas em todas as disciplinas do quadro de horário do turno correspondente ao horário da passagem (entrada). O aluno obterá PRESENÇA: SE o horário da aula da disciplina acrescido da tolerância inicial for MAIOR OU IGUAL ao horário da passagem. O aluno obterá FALTA: se não tiver presença.
 
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:- 2 Batidas com presença entre as batidas: Considera que o aluno esteve presente nas aulas realizadas no intervalo entre o primeiro e segundo acesso. Por exemplo, o aluno passa pelo equipamento às 9h e às 11h, e o sistema registra automaticamente presença, no diário de classe eletrônico, em todas as aulas realizadas entre 9h e 11h. Necessita de 2 registros (entrada e saída) de passagem (data e hora). O aluno obterá presença: SE o horário da aula da disciplina acrescido da tolerância inicial for MAIOR OU IGUAL ao horário da 1a. passagem E SE o horário da aula da disciplina decrescido da tolerância final for MENOR OU IGUAL ao horário da 2a. passagem.
 
  
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* Ainda na configuração do [[Parâmetro institucional, Regras gerais 1 | Parâmetro Institucional]], no quadro ''Frequência Automática'', deve-se selecionar o modelo da [[Equipamentos homologados para controle de acesso| Leitora Frequência]]. É apresentada a lista modelos homologados pela Gennera. Caso sua instituição possua um modelo não existente nesta lista, deverá ser solicitado via Gsag para análise do layout.
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'''9. Transferência da frequência:'''
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* Já o campo [[Frequência, Regra de cálculo| Forma Cálculo]] oferece duas opções:
 
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:– Conta as faltas: contabiliza as faltas lançadas. Indicamos a utilização dessa opção, pois possui uma configuração mais simples.
 
−
:– CH Efetiva – Presenças: subtrai as presenças obtidas da carga horária total de cada período (bimestre, trimestre ou semestre).
 
  
−
A importação do arquivo gerado pela leitora onde constam o acesso dos alunos, deve ser realizada no Gennera Educacional, por meio da [[Frequência, Importação da leitora|importação do arquivo gerado pela leitora]]. Ao final do período, para que seja realizada a contabilização das faltas é necessário efetuar a [[Frequência, Transferência|transferência da frequência]].  
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:Ao final do período letivo (bimestre, semestre), para que seja realizada a contabilização das faltas, é necessário efetuar transferência da frequência na funcionalidade [[Frequência, Transferência| Transfere Frequência]].  
  
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::'''Atenção''': Quando a frequência é registrada diariamente, seja através de catracas eletrônicas (frequência automatizada), seja pelo registro do professor através do Diário Eletrônico, este procedimento (Transfere Frequência) torna-se obrigatório ao final do período (Bimestre, Trimestre) para que seja feito o cálculo das faltas que serão transferidas para os documentos oficiais. Esse procedimento deve ser realizado somente após o período acabar.
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'''Atenção:''' Quando a frequência é registrada diariamente, seja através de catracas eletrônicas (frequência automatizada), seja pelo registro
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do professor através do Diário Eletrônico, este procedimento (Transfere Frequência) torna-se obrigatório ao final do período (Bimestre,
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Trimestre) para que seja feito o cálculo das faltas que serão transferidas para os documentos oficiais.
  
 
[[Categoria: Educação Corporativa]]
 
[[Categoria: Educação Corporativa]]
 
[[Categoria: Material Didático]]
 
[[Categoria: Material Didático]]

Edição das 17h06min de 21 de fevereiro de 2017

Bem-vindo à GWiki da Gennera | Apostila Configuração de frequência
Nesta página você encontra orientações sobre a configuração de frequência no Portal acadêmico e financeiro da Gennera.
Logo-gennera.png


Metodologia

A Gennera busca, por meio das capacitações no formato assíncrono Assincrono.JPG, proporcionar flexibilidade de horário e acesso ao curso, pois aprendente e instrutor não necessitam estar ao mesmo tempo e no mesmo local físico para participarem.

Os materiais didáticos são subdivididos em módulos, visando disponibilizar de maneira mais detalhada cada um dos processos trabalhados dentro do sistema, sendo que cada módulo/apostila contém, de forma resumida, a explicação das principais funções relacionadas ao tema em estudo.

A leitura da apostila deve ser acompanhada da navegação e leitura da Wiki de cada tela aqui citada, para complementação do estudo (a ligação entre as páginas é feita nas palavras apresentadas em azul, basta clicar e ser direcionado a tela). Lá você encontrará uma descrição do funcionamento da tela, regras e dicas de utilização. Vale lembrar que a página com descrição da tela também é acessada ao clicar no botão “WIKI” disponível na própria tela, assim, você poderá acessá-la sempre que precisar.

Recomendamos para o estudo que você mantenha uma janela do navegador aberta com a apostila e outra janela com o acesso ao sistema. Desta forma, você pode entrar na tela indicada e estudá-la diretamente no sistema para uma melhor compreensão. Você também pode imprimir a apostila, através do caminho "Arquivo > Imprimir" de seu navegador. Caso opte pela impressão, lembre-se de imprimir também a descrição de cada tela mencionada para que o material fique completo e você não perca nenhum detalhe.

Introdução

Neste material são apresentadas as orientações gerais de como parametrizar o controle de frequência no sistema, apresentando os requisitos para a configuração e como são executados os lançamentos de frequência.

Pré requisito

1. Configurar corretamente o sistema

Para que a frequência seja lançada e calculada corretamente, algumas configurações prévias são imprescindíveis:
a. Possuir carga horária cadastrada para as séries e disciplinas;
b. Possuir quadro de horário cadastrado;
c. Possuir calendário acadêmico gerado;
d. Possuir número de carteira de estudante no cadastro do aluno (para frequência por catraca).


2. Definir como será realizada a frequência

Com estes dados devidamente cadastrados, o primeiro passo para configurar o controle de frequência é identificar e determinar a maneira como ela será realizada. O sistema Gennera permite o controle de duas maneiras, sendo elas:
  • Frequência manual - quando a instituição define que o professor ou a secretaria fará o lançamento da frequência através do sistema. É possível de duas formas:
  • Digitação diária - quando a instituição define que o lançamento das presenças e faltas será realizado diariamente.
  • Digitação total de faltas do período - quando a instituição define que o lançamento do total de faltas será realizado ao final do período letivo (bimestre, semestre, etc)
  • Frequência automatizada - quando a instituição utiliza um leitor de frequência (código de barras, biométrica, etc) que gera um arquivo de texto com os dados de batida dos alunos na entrada e/ou saída, que é diariamente importado para o Educacional, para carga das presenças e faltas. A importação pode ocorrer de duas formas:
  • Importação manual - quando a instituição define que a secretaria irá, diariamente, importar de forma manual o arquivo gerado pelo coletor de frequência.
  • Importação através de integração - quando a instituição define que haverá integração entre o sistema coletor de frequência contratado pela IE e o Gennera Educacional, não havendo importação manual.


Abaixo descrevemos como configurar e realizar o registro de frequência para cada uma das opções citadas acima. Leia este material com atenção e defina como será utilizado esse processo na sua instituição, para evitar transtornos futuros.

Frequência manual

A frequência manual é quando o professor ou a secretaria lança a presença/falta diretamente no sistema, podendo ser um lançamento diário ou o total de faltas no final do período.

Digitação diária

1. Configuração:

Caso o controle seja diário, ou seja, a frequência é lançada diariamente, é necessário:

  • Na tela Parâmetro Institucional, configurar através do quadro Frequência automática o controle de frequência que será utilizado;
  • Para o lançamento diário através do sistema, recomendamos a opção 1 Batida – Presença para todo o turno;
  • No mesmo quadro, no campo forma cálculo selecione a opção que melhor atende sua instituição:
  • Em caso de dúvida, veja o detalhamento das regras de cálculo;
  • Recomendamos a utilização da opção Conta as faltas, pois possui uma configuração mais simples.

2. Digitação da frequência:

A digitação da frequência diária pode ser realizada da seguinte maneira:

a) Portal do professor: No Portal, a digitação da frequência deve ser realizada na funcionalidade Diário de Classe Eletrônico.
b) Gestão: No Gennera Educacional, a digitação da frequência deve ser realizada na funcionalidade Frequência Diário.

3. Transferência da frequência:

Ao final do período letivo (bimestre, semestre), para que seja realizada a contabilização das faltas, é necessário efetuar transferência da frequência na funcionalidade Transfere Frequência. 

Atenção: Quando a frequência é registrada diariamente, seja através de catracas eletrônicas (frequência automatizada), seja pelo registro
do professor através do Diário Eletrônico, este procedimento (Transfere Frequência) torna-se obrigatório ao final do período (Bimestre,
Trimestre) para que seja feito o cálculo das faltas que serão transferidas para os documentos oficiais.

Digitação total de faltas

1. Configuração:

Caso a digitação da frequência seja total das faltas no período, ou seja, o total de faltas é lançado no final do período, é necessário:

  • Na tela Parâmetro Institucional, configurar através do quadro Frequência automática o controle de frequência que será utilizado;
  • Para o lançamento do total de faltas no período através do sistema, selecionar a opção Registrar o Total de Faltas;
  • No mesmo quadro, no campo forma cálculo selecione a opção que melhor atende sua instituição:
  • Em caso de dúvida, veja o detalhamento das regras de cálculo;
  • Recomendamos a utilização da opção Conta as faltas, pois possui uma configuração mais simples.

2. Digitação da frequência:

A digitação do total de faltas no período pode ser realizada da seguinte maneira:

a) Portal do professor: No Portal, a digitação do total de faltas é realizada na opção Digitação de Notas, selecionando no campo Tipo de Digitação a opção Notas/Faltas.
b) Gestão: No Gennera Educacional, a digitação da frequência pode ser realizada na opção digitação de notas e faltas, digitação de faltas por turma ou na digitação no boletim.

Frequência automatizada

A frequência automatizada é quando a instituição trabalha com leitor de frequência (código de barras, biométrica, etc) que gera um arquivo de texto com os dados de batida dos alunos na entrada e/ou saída, que é diariamente importado para o Educacional, para carga das presenças e faltas. A importação pode ocorrer diariamente de forma manual ou com integração entre o sistema coletor de frequência contratado pela IE e o Gennera Educacional.

Pré-requisito

1. Definição do layout

Para utilização da frequência automatizada, é necessário que o layout gerado pela empresa terceira esteja devidamente homologado pela Gennera. Veja a lista dos layouts já homologados e verifique junto à empresa terceira a possibilidade de utilização de um deles. Somente após esta definição é que deverá ser realizada a configuração no sistema.
Caso a instituição opte pela integração entre os sistemas, recomendamos a utilização do layout AHGORA (ID = 12).
Atenção: Caso sua instituição possua um layout não existente nesta lista, deverá ser aberto um chamado para a Gennera, solicitando a análise
do layout desejado. Na abertura do chamado, enviar o layout em anexo e especificação de em quais posições estarão inseridos o código do aluno, data, presença ou falta.

2. Testes prévios

É fortemente recomendado que a instituição realize testes prévios de importação da frequência antes da liberação das leitoras para os alunos.
No caso de integração, a empresa terceira deve realizar os testes para garantir o envio correto dos dados para o Gennera Educacional.

Importação manual

1. Configuração:

As configurações a serem realizadas no sistema são as seguintes:

  • Na tela Parâmetro Institucional, configurar através do quadro Frequência automática o controle de frequência que será utilizado;
  • Neste campo é apresentada a lista dos modelos homologados pela Gennera, conforme orientado no item pré-requisito.
  • No mesmo quadro, no campo forma cálculo selecione a opção que melhor atende sua instituição:
  • Em caso de dúvida, veja o detalhamento das regras de cálculo;
  • Recomendamos a utilização da opção Conta as faltas, pois possui uma configuração mais simples.

2. Importação da frequência:

A importação do arquivo gerado pela leitora onde constam o acesso dos alunos, deve ser realizada da seguinte forma:

a) Gestão: No Gennera Educacional, importar o arquivo de frequência através da tela importação do arquivo gerado pela leitora.
b) Gestão: No Gennera Educacional, apenas em situações de falhas de catracas, é possível gerar a frequência automática de forma manual, através da tela Frequência Diário.

3. Transferência da frequência:

Ao final do período letivo (bimestre, semestre), para que seja realizada a contabilização das faltas, é necessário efetuar transferência da frequência na funcionalidade Transfere Frequência. 

Atenção: Quando a frequência é registrada diariamente, seja através de catracas eletrônicas (frequência automatizada), seja pelo registro
do professor através do Diário Eletrônico, este procedimento (Transfere Frequência) torna-se obrigatório ao final do período (Bimestre,
Trimestre) para que seja feito o cálculo das faltas que serão transferidas para os documentos oficiais.

Importação através de integração

A integração entre o Gennera Educacional e o sistema do leitor de frequência utilizado pela instituição irá ocorrer através de APIs (Application Programming Interface), as quais permitem acesso on-line ao banco de dados da instituição através de programação.

A utilização destes serviços (APIs) requer conhecimento técnico de desenvolvimento WEB.

A instituição deverá comunicar à empresa terceira sobre este serviço e, caso a empresa terceira tenha possibilidade de realizar esta integração, o administrador do sistema deverá solicitar à Gennera a liberação deste serviço.


Seguem as orientações para utilização da integração via API:


1. Abrir chamado para liberação do serviço

O administrador do sistema da instituição deverá abrir um chamado com a Gennera, solicitando a liberação deste serviço (mediante proposta comercial). Após a aprovação da proposta, será liberado o acesso ao serviço de API.

2. Criar usuário para a integração API

Após a liberação de acesso às APIs pela Gennera, é importante que o administrador do sistema crie um novo usuário (exclusivamente para o serviço de API):
  • Na tela cadastro de usuário, crie o novo usuário para utilização da API (por exemplo: API - IE 1)
  • Na tela usuário x instituição de ensino conceda as permissões de acesso aos dados da Instituição (exemplo: instituição 1).
  • Através do menu Utilitário\ Integração\ Webservice-Acesso por Usuário ou Segurança\ Restrições avançadas\ WebService-Acesso Por Usuário), gerar o TOKEN de acesso para o usuário criado para o serviço de API.
Por uma questão de auditoria, não é recomendado que o administrador permita a criação de TOKEN para usuários que utilizam o sistema no dia a dia
da instituição, ou seja, o novo usuário deverá ter acesso apenas às APIs do sistema.

3. Informações para empresa responsável pelo leitor (terceiro)

A instituição deverá repassar à empresa terceira o link para a documentação técnica das APIs, onde eles deverão seguir as orientações de uso:
Esta documentação contém descrições sobre:
  • os serviços disponíveis;
  • as formas de acesso;
  • as entidades relacionadas;
  • exemplos de utilização.


4. Configuração:

As configurações a serem realizadas no sistema Gennera são as seguintes:
  • Na tela Parâmetro Institucional, configurar através do quadro Frequência automática o controle de frequência que será utilizado;
  • Neste campo é apresentada a lista dos modelos homologados pela Gennera, conforme orientado no item pré-requisito.
  • Recomendamos a utilização do layout AHGORA (ID = 12).
  • No mesmo quadro, no campo forma cálculo selecione a opção que melhor atende sua instituição:
  • Em caso de dúvida, veja o detalhamento das regras de cálculo;
  • Recomendamos a utilização da opção Conta as faltas, pois possui uma configuração mais simples.
Vale ressaltar que, além destas configurações, é necessário que as configurações indicadas como "pré-requisito" também estejam devidamente
realizadas (quadro de horário, calendário escolar e número da carteira de estudante).

5. Testes integração - Recomendações para o desenvolvedor da empresa terceira

Recomendamos a utilização do layout 12, conforme orientações abaixo:
  • Serviço utilizado na API: /service/frequencia/layout/{layout}/importar (o layout deve ser 12).
LayoutFrequencia.jpg
  • Token: deve ser utilizado o token repassado pela instituição.
  • Exemplos de json enviando um aluno por vez e mais de um aluno/ dia por vez:
ExemploJsonFrequencia.jpg
  • Se for utilizada a API para testes, deverá estar marcado a opção "application/json" no campo Content type. Ressaltando que é importante realizar testes através da aplicação própria, que será utilizada em produção.
  • Segue um exemplo de importação de frequência via API:
ExemploImportacaoFrequênicaViaAPI.jpg
  • Se os testes ocorrerem normalmente, poderá ser iniciada a utilização. Qualquer dificuldade no decorrer dos testes, a instituição deverá retornar o chamado com as informações sobre o teste para que possamos auxiliar.

7. Relatório de frequência

A importação do arquivo e geração de frequência para os alunos pode ser validada da seguinte forma:
a) Gestão: No Gennera Educacional, emitir o relatório de frequência através da tela Presença e falta.

8. Ajuste manual da frequência:

No Gennera Educacional, apenas em situações de falhas de catracas, é possível gerar a frequência automática de forma manual, através da tela Frequência Diário.

9. Transferência da frequência:

Ao final do período letivo (bimestre, semestre), para que seja realizada a contabilização das faltas, é necessário efetuar transferência da frequência na funcionalidade Transfere Frequência.
Atenção: Quando a frequência é registrada diariamente, seja através de catracas eletrônicas (frequência automatizada), seja pelo registro
do professor através do Diário Eletrônico, este procedimento (Transfere Frequência) torna-se obrigatório ao final do período (Bimestre,
Trimestre) para que seja feito o cálculo das faltas que serão transferidas para os documentos oficiais.
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