Caixa, Recebimento
Recebimento permite efetuar todos os tipos de recebimento da instituição, como eventos financeiros, títulos a receber e outras receitas, assim como realizar pagamentos e estornar recebimentos.
Campos da primeira tela
Os campos desta tela aparecem de acordo com o tipo de documento escolhido.
Cabeçalho
Data | Ícone calendário | Receber/estornar
Documento
Tipo | Nr. documento | Dt. vencimento | Código de barras | Nota promissória
Os campos abaixo aparecem somente para o tipo de documento "Diversos".
Instituição | Receita | Saldo | Quantidade | Valor unitário | Vl. desconto | Vl. juros | Vl. multa | Valor
Sacado
Responsável financeiro | CPF resp. financeiro | CNPJ resp. financeiro | Aluno
Tabela
A tabela aparece depois de clicar em pesquisar.
Check box | No. | Aluno | Doc | Dt. vencimento | Valor | Vl. desconto | Vl. juro | Vl. multa | Vl. pago | Bloqueto | Situação | Forma de cobrança
Campos da segunda tela
Totais
Estes campos são preenchidos automaticamente com a soma dos itens não selecionados na tabela abaixo.
Valor | Vl. desconto | Vl. juro | Vl. multa | Vl. pagar
Tabela
Check box invertido | No. | Parcela | Dt. vencimento | Valor | Vl. desconto | Vl. juro | Vl. multa | Vl. pago | Nome
Campos da terceira tela (recebimento)
Totais
Valor | Vl. desconto | Vl. juro | Vl. multa | Vl. pagar
Dados do recebimento
Forma de cobrança | Dinheiro | Cartão | Cheque | Cheque-pré | Outros | Valor pagto. | Observação
Dados do cheque
Estes campos aparecem se a forma de cobrança escolhida for Cheque ou Cheque-pré
Data de emissão | Código | Banco | Agência | Conta Corrente | No. Cheque | Emitente | CPF/CNPJ Emitente | Dt. vencto | Vl. Cheque
Dados do cartão
Estes campos aparecem se a forma de cobrança escolhida for Cartão de crédito
Bandeira | Nr. Op. cartão | Nr. aprovação | Dt. Operação | Forma de pagamento
Campos da terceira tela (estorno)
Totais
Valor | Vl. desconto | Vl. juro | Vl. multa | Vl. pago
Dados do estorno
Funcionamento da tela
- Menu de acesso: Financeiro\ Caixa\ Recebimento
- Efetuar recebimento
- Na primeira tela, selecionar o tipo de documento (exceto Diversos)
- Preencher o campo Aluno
- Utilizar o botão ... se necessário
- Pressinar o botão pesquisar
- Clicar no check box para selecionar a(s) parcela(s) desejada(s)
- Clicar no botão Ir para lista
- Verificar e ajustar, caso necessário, os campos desconto, juros e multa
- Se desejar incluir parcelas de outros alunos, clicar no botão Inserir outros itens e repetir os passos acima
- Se desejar excluir o recebimento de uma ou mais parcelas da lista, clicar no check box invertido da(s) respectiva(s) parcela(s)
- Clicar em Receber
- Selecionar a Forma de cobrança entre as opções disponíveis
- Caso seja necessário realizar um recebimento com duas formas de pagamento diferentes, basta selecionar no campo Forma Cobrança a opção desejada e em seguida atribuir ao campo Dinheiro o valor que será pago em dinheiro. O sistema automaticamente altera o campo Valor Faltante com a diferença entre o valor total e o que foi pago em dinheiro.
- Nos casos Cartão de crédito, Cheque pré ou Cheque à vista, preencher os campos complementares que se abrirão
- Em Cheque pré, o sistema permite que o recebimento seja feito com mais de um cheque. Basta inserir a quantidade de linhas necessárias para a quantidade de cheques recebidos. (Confira dicas do cheque pré)
- Ao selecionar a forma de cobrança Cheque, o sistema irá inserir automaticamente uma linha na grade de cheque e posicionar o cursor no campo código, para leitura do código de barras. Após informar o campo valor do cheque, caso ainda exista saldo a pagar, será criada uma nova linha na grade de cheque e o cursor será posicionado novamente no campo código
- Caso esta linha não seja preenchida, não será necessário excluí-la, pois o sistema irá desprezá-la no momento de finalizar o recebimento.
- Clicar em Finalizar recebimento
- O sistema apresentará o Comprovante de recebimento
- Efetuar recebimento tipo Diversos
- Preencher o campo Aluno
- Utilizar o botão ... se necessário
- Selecionar Receita
- Ajustar, caso necessário, os campos desconto, juros e multa
- Clicar no botão Inserir na lista
- Seguir de acordo com o procedimento descrito acima
- Recebimentos que geram Renegociação Automática:
Ao efetuar o recebimento de várias parcelas simultanemente vinculando-as a vários cheques ou a várias parcelas de cartão de crédito o sistema fará uma renegociação automática das parcelas quando houver necessidade.
a) Quando as parcelas de um aluno são do mesmo evento financeiro: - Ao efetuar o recebimento de parcelas de um mesmo evento financeiro e de um único aluno com forma de cobrança cheque pré-datado ou Cartão de Crédito, o sistema renegocia as parcelas nas quantidades e valores de cada cheque, onde cada parcela ficará com o valor referente a um cheque e o valor total dos cheques e parcelas será idêntico.
b) Quando houver parcelas de alunos diferentes (ex: irmãos) vinculadas a um mesmo cheque(s):
- A parcela 1 do aluno X e a parcela 1 do aluno Y selecionadas em tela corresponderão a 1 cheque, na qual este será do tipo agrupador, pois desta forma, quando o primeiro cheque for baixado, as parcelas correspondentes no financeiro dos alunos X e Y (parcela 1) também serão baixadas, e assim para as demais parcelas.
c) Quando houver parcelas de alunos diferentes (ex: irmãos) vinculadas aos mesmos cheques, porém, com número de parcelas do financeiro diferentes do número de cheques:
- Nos casos em que serão selecionados alunos X e Y, o montante parcelado nos cheques corresponderá a soma da dívida dos dois alunos, e ao baixar um cheque, o crédito relativo a mesma deverá ser dividido entre eles. Como o número de parcelas é diferente, para que as parcelas no financeiro dos alunos fiquem de acordo com o parcelamento dos cheques, no momento do 1º vínculo será feito automaticamente uma operação de renegociação das parcelas, com isso as parcelas ficarão com valores iguais ao valor de cada cheque. Sendo assim, ao baixar cada cheque, a parcela do aluno poderá ser baixada. As parcelas originais do aluno serão atualizadas para situação “Renegociado”, a forma de cobrança ficará “Boleto Bancário” e serão criadas novas parcelas com o valor igual ao valor do cheque e forma de cobrança “Cheque Pré”;
d) Quando houver parcelas de alunos diferentes (ex: irmãos) vinculadas aos mesmos cheques, porém, com valor de parcelas do financeiro diferentes dos cheques:
- Nos casos em que serão selecionados alunos X e Y, o montante parcelado em cheques corresponderá a soma da dívida dos dois alunos, e ao baixar um cheque, o crédito relativo a mesma deverá ser dividido entre eles. Como o número de parcelas é diferente, para que as parcelas no financeiro dos alunos fiquem de acordo com o parcelamento, no momento do vínculo será feito automaticamente uma operação de renegociação das parcelas, com isso as parcelas ficarão com valores iguais ao valor de cada cheque. Sendo assim, ao baixar cada cheque, a parcela do aluno poderá ser baixada. As parcelas originais do aluno serão atualizadas para situação “Renegociado”, a forma de cobrança ficará “Boleto Bancário” e serão criadas novas parcelas com o valor igual ao valor do cheque e forma de cobrança “Cheque Pré”.
- Ao informar o número do cheque no campo “Nr.Cheque”, será verificado se já existe um cheque pré-datado com o mesmo tipo de Documento e mesmo número. Caso exista e tenha o tipo de documento diferente será exibida a mensagem "Este cheque já está vinculado a outro recebimento, portanto ele não poderá ser utilizado.".
Exemplo:
Imaginemos um recebimento com as seguintes situações: a) Mesmo aluno; b) Eventos Financeiros Diferentes c) Mesma quantidade de parcelas e cheques; d) Parcelas com valores diferentes dos valores dos cheques.
Será feito um cálculo da proporcionalidade para geração das novas parcelas de renegociação, onde:
P1 = Parcela 1 = R$ 242,93 P2 = Parcela 2 = R$ 724,39 Total = 967,32
Cheque 1 = R$ 564,12 Cheque 2 = R$ 403,20 Total = 967,32
PE1 = Percentual 1 (Percentual do cheque referente as parcelas): P1/(C1+C2) = 0,25113716 PE2 = Percentual 2 (Percentual do cheque referente as parcelas): P2/(C1+C2) = 0,74886284
R1 = Parcela Gerada na Renegociação 1: PE1 * C1 = 141,67
R2 = Parcela Gerada na Renegociação 2: PE1 * C2 = 422,44
R3 = Parcela Gerada na Renegociação 3: PE2 * C1 = 101,26
R4 = Parcela Gerada na Renegociação 4: PE2 * C2 = 301,95
R1 + R3 = P1 R2 + R4 = P2
- Estornar parcela
- Selecionar a opção Estornar
- O procedimento desta tela é o mesmo aplicado para o Recebimento
- O estorno poderá ser feito somente no período de abertura do caixa para aquele recebimento
- Se o caixa foi encerrado após um recebimento que deve ser estornado, efetue o estorno utilizando a tela baixa manual de parcelas. É importante salientar que um estorno realizado via tela de baixa manual de parcelas" não irá gerar movimentação no caixa da instituição.
- Para finalizar, é obrigatório informar uma observação
- Clicar em finalizar estorno
- O sistema apresentará o Comprovante de estorno, com via para o sacado e outro para o caixa
- Limpar a página
- Pressionar o botão novo
Dicas
- Vale ressaltar que, para o bom funcionamento do caixa, este deve seguir um fluxo diário.
- Para iniciar o recebimento no caixa, este primeiramente deverá ser liberado para o usuário e posteriormente aberto pelo usuário.
- Na tela de recebimento do caixa é possível fazer vinculo de parcelas com forma de cobrança Cartão de Crédito. A baixa dessas parcelas deve ser feita acessando o menu Financeiro/ Conta Corrente/Baixa Cartão Crédito.
- Caso a parcela já esteja com forma de cobrança “Cartão de Crédito”, ela será exibida no caixa, porém sem a opção de seleção.
- Atenção: Caso o computador não possua IP fixo, ao sair do sistema e entrar novamente o usuário perderá a sessão de recebimento do caixa. Para reabrí-lo, será necessário que seja feito o bloqueio manual para que posteriormente seja aberto. Ainda assim, em alguns casos, o caixa não será apresentado para abertura, devendo ser encerrado e novamente liberado para o usuário para que possa ser aberto para recebimento.
- Aplicações que devem ser liberadas para o usuário ou grupo de usuário ter acesso:
- Registrar Recebimento via Caixa
- Recebimento via caixa – Evento Financeiro
- Recebimento via caixa – Doctos Diversos
- Recebimento via caixa – Títulos a Pagar
- Recebimento via caixa – Títulos a Receber
- As formas de cobrança que aparecem para o caixa são as que estão cadastradas para instituição que foi definida na tela de cadastro de caixa.
- Exemplo: Se na tela de cadastro de caixa está definido para meu caixa a Instituição01, mesmo que eu esteja pagando a parcela de um aluno da Instituição02 as formas de cobrança que aparecerão serão as da instituição01, pois meu caixa está vinculado à ela.
