Apostila, Exportação genérica

Metodologia

Para que você possa aprimorar seus conhecimentos e utilizar o sistema com segurança, a empresa fornecedora do software desenvolveu os materiais didáticos, com módulos que lhe possibilitará conhecer as principais funções do sistema.

Material didático

Este material contém de forma resumida a explicação das principais funções relacionadas ao tema em estudo. A leitura deste material deve ser acompanhada da leitura da Wiki de cada tela aqui citada, para complementação do estudo. Lá você encontrará uma descrição do funcionamento da tela, regras, dicas de utilização e tutoriais (vídeos sobre a navegação). Para acessá-la, basta clicar no botão “WIKI” disponível na própria tela.

Vale ressaltar que todo o material didático utilizado nas capacitações está disponível para download no menu principal do sistema, através do botão "GWiki".

Introdução

Este módulo irá orientar aos usuários quanto procedimentos necessários para exportação de arquivos através do módulo de exportação genérica. Esta função permite a exportação de dados existentes no sistema no formato texto (.txt), possibilitando que a instituição crie fontes com dados de sua necessidade para uso diverso.

Criação de layout

Na tela Layout deverá ser configurado o layout (informações que deverão ser exportadas do sistema).

Você vai conhecer as três pastas desta tela:

Layout

Na pasta "layout" deverá ser selecionada a Visão de acordo com as informações que deverão ser exportadas do sistema. Por exemplo, para exportar dados relacionados à matrícula do aluno, como lista de e-mails, deverá ser selecionada a visão "Dados alunos matriculados".

Campos

Na pasta "campos" será montado o arquivo com os tipos de dados que serão exportados. É necessária a definição dos dados que serão gerados (por exemplo: código do aluno, nome do aluno, telefone do aluno, etc) e se haverá ou não cabeçalho com o nome das colunas, ou seja:

Para melhor entendimento, veja o exemplo abaixo:

Filtro

A pasta "filtro" tem por finalidade indicar o campo de filtro que deverá ser apresentado na tela de emissão do arquivo, caso necessário (por exemplo: se a instituição deseja informações apenas do ano letivo corrente, deverá selecionar nesta pasta a opção COD_ANO_EXERCICIO).

Geração do arquivo TXT

A geração do arquivo configurado será feita através da tela Geração de arquivo. Nela, deverá ser indicada a 'Visão' e o 'Layout' que iremos gerar o arquivo (conforme cadastrado anteriormente). Ao informar a 'Visão', o campo 'Layout' será atualizado automaticamente para que apareçam apenas os layouts criados para a opção selecionada. Após escolher o Layout, o sistema atualizará a tela novamente mostrando apenas os campos de filtro cadastrados anteriormente (além dos dados da instituição, que já vem por default pelo sistema).

Depois de indicadas as informações desejadas e clicar em "Pesquisar" para geração do arquivo, o sistema mostrará em tela uma janela para fazer o download do arquivo. Neste momento temos duas opções: salvar o arquivo gerado no computador (o mais recomendável) ou apenas abrir o arquivo para verificar os dados gerados e depois salvar.

Edição do layout

Caso os dados que foram gerados não estejam exatamente na ordem que queremos ou faltou algum campo que tenhamos esquecido, podemos voltar à tela de Layout e modificar o layout do arquivo.

Importação de dados externos

Planilha Excel através do TXT

Se o arquivo gerado e salvo no computador corresponder ao desejado, poderá ser feita a importação dos dados em uma planilha Excel, o que possibilitará manipulá-los. Para isto, abra um documento Excel vazio e em "Arquivo / Abrir" selecione o arquivo TXT gerado pelo sistema.

Ao abrir o arquivo, o Excel irá abrir uma nova janela chamada “Assistente de importação de texto”, onde você deverá informar como deseja que os dados sejam importados, conforme etapas abaixo:

• 1ª etapa – aqui deverá ser definido o tipo de campo. Neste caso será a opção “Delimitado”. Depois de selecionado, clicar em Avançar.

• 2ª etapa – aqui deverá ser informado o tipo de delimitador existente no arquivo que será importado (verificar o que foi utilizado na confecção do arquivo, por exemplo, “Ponto e vírgula”). Depois de selecionado, clicar em Avançar.

• 3ª etapa – por último informar o formato dos dados de cada coluna existente. Neste caso, deixar como Geral. Depois de selecionado, clicar em Concluir.

Após a conclusão das 3 etapas mencionadas acima, você terá o arquivo no formato de planilha Excel. Esta planilha poderá ser salva no computador ou rede, e editada conforme necessidade.

Etiqueta através do TXT

Se o arquivo gerado e salvo no computador corresponder ao desejado, poderá ser feita a importação dos dados em um documento Word, o que possibilitará manipulá-los para geração de etiquetas, por exemplo. Para isto, siga as orientações em Geração de etiqueta.