Apostila, Registro de pessoas
Metodologia
Para que você possa aprimorar seus conhecimentos e utilizar o sistema com segurança, a empresa fornecedora do software desenvolveu os materiais didáticos, com módulos que lhe possibilitará conhecer as principais funções do sistema.
Material didático
Este material contém de forma resumida a explicação das principais funções relacionadas ao tema em estudo. A leitura deste material deve ser acompanhada da leitura da Wiki de cada tela aqui citada, para complementação do estudo. Lá você encontrará uma descrição do funcionamento da tela, regras e dicas de utilização. Para acessá-la, basta clicar no botão “WIKI” disponível na própria tela.
Introdução
Neste módulo serão repassadas as informações necessárias para o registro de pessoas no sistema.
Cadastro de aluno
Antes de iniciar o cadastro de aluno, é importante conhecer alguns conceitos básicos do sistema:
- Responsável acadêmico – É a pessoa que receberá as informações acadêmicas do aluno, tais como ocorrências, comunicados, atendimentos, entre outras.
- Cadastro de Pessoas – O sistema não possui uma tela específica de preenchimento “Cadastro e Manutenção de Pessoas”. Todas as informações referentes ao aluno, pai, mãe ou terceiro são registradas nas telas apresentadas neste módulo, e ficam centralizadas no “Cadastro de Pessoas”. Preste muita atenção na hora de realizar o registro ou alteração dessas informações, pois elas são automaticamente replicadas para todas as funções que as utilizam.
Funções
A tela “ Cadastro de Alunos” é dividida em quatro pastas que abrangem todas as informações relacionadas ao estudante. Para agilizar o processo de cadastro, o sistema permite que você registre, num primeiro momento, apenas os dados básicos. Estes dados, que se encontram na pasta “Aluno”, são suficientes para gerar o código do aluno. Porém, isso não quer dizer que as demais informações são irrelevantes. Pelo contrário, cada uma delas tem uma finalidade específica que contribui para o correto funcionamento do sistema.
As quatro pastas são:
- Registro dos dados do aluno
- Registro da filiação do aluno
- Enfermaria
- Foto do aluno
| Atenção!
Quando um aluno chega para fazer seu cadastro/matrícula, o primeiro cuidado que você deve ter é consultar o cadastro de alunos. Ao fazer isso, você evita o recadastramento do estudante, que pode gerar diversos inconvenientes nos registros do sistema. |
Registro dos dados do aluno
| O administrador do sistema deve informar a todos que utilizam esta função quais informações da tela “Aluno” são imprescindíveis para o registro de estudantes na instituição. |
Na pasta “Aluno”, ao preencher os campos indicados pelo Administrador, você pode gerar o código do aluno e salvar os dados dele no sistema. Assim, o processo de cadastramento ganha agilidade e padrão. O registro dessas informações é pré-requisito para o preenchimento das funções a seguir.
Registro da filiação do aluno
A pasta “filiação” é a função que habilita o pai e/ou a mãe do aluno para o papel de Responsável Acadêmico, sendo os endereços, incluindo o eletrônico, utilizados para comunicação de ocorrências.
Registro de enfermaria do aluno
A pasta “Enfermaria” é a função que possibilita o registro de informações médicas sobre o aluno, para eventual necessidade de primeiros socorros.
Foto do aluno
A pasta “Foto” é a função que possibilita visualizar a foto do aluno para facilitar a identificação do mesmo. A importação da foto deverá ser feita através da tela Importação de foto após o cadastro do aluno no sistema.
Eventos esporádicos do cadastro de alunos
Vínculo do aluno com a instituição
Após o cadastro do aluno, este deverá ser vinculado às instituições de ensino em que estuda através da tela aluno x instituição.
Cadastro do Grupo Familiar
Esta função, realizada através da tela Grupo familiar, permite relacionar um aluno a outros membros de sua família também matriculados na instituição.
Cadastro de Aluno x Sintoma x Medicamento
Esta função, realizada através da tela Medicamento, permite relacionar os sintomas apresentados pelo aluno e quais medicamentos devem ser aplicados. Desta forma, quando um aluno apresentar algum tipo de sintoma, deve ser consultado o cadastro do mesmo a fim de identificar e administrar o medicamento correto.
| Sintomas e Medicamentos devem ser previamente cadastrados no sistema pelo administrador do sistema. |
Importação de Foto
Esta função, realizada através da tela Importação de foto, permite a importação de foto do aluno para que seja apresentada na tela de cadastro de aluno, relatórios como boletim, fotograma, etc, e no portal do aluno.
Alteração no cadastro do aluno ou filiação
Sempre que o pai, ou a mãe, ou o terceiro for o responsável acadêmico ou financeiro pelo aluno observar:
- A emissão de documentos da matrícula do aluno será afetada por alterações indevidas em seus dados.
- Em caso de falecimento, antes de assinalar o campo Falecido, providenciar a alteração do responsável acadêmico do aluno.
Cadastro de Terceiro
Quando o pai, a mãe ou o próprio aluno não puderem ser designados para o papel de Responsável Acadêmico, o sistema permite o registro de outra pessoa que assumirá estas responsabilidades.
O “Terceiro” deve ter vínculos familiares com o estudante. Como no registro da filiação, suas informações serão utilizadas no Contrato de Prestação de Serviços e para recebimento de comunicado.
Funções
A tela “ Cadastro de Terceiro” é dividida em três pastas que abrangem todas as informações relacionadas ao terceiro. Para agilizar o processo de cadastro, o sistema permite que você registre, num primeiro momento, apenas os dados básicos. Estes dados, que se encontram na pasta “Terceiro”, e vínculo com o aluno na pasta “Aluno”, são suficientes para gerar o código do terceiro. Porém, isso não quer dizer que as demais informações são irrelevantes. Pelo contrário, cada uma delas tem uma finalidade específica que contribui para o correto funcionamento do sistema.
As três pastas são:
- Registro dos dados do terceiro
- Informações gerais do terceiro
- Vínculo com o aluno
Registro dos dados do terceiro
| O administrador do sistema deve informar a todos que utilizam esta função quais informações da tela “Terceiro” são imprescindíveis para o registro de terceiros na instituição. |
Na pasta “Terceiro”, ao preencher os campos indicados pelo Administrador, você pode gerar o código do terceiro, vincular o aluno e salvar os dados dele no sistema. Assim, o processo de cadastramento ganha agilidade e padrão. O registro dessas informações é pré-requisito para o preenchimento das funções a seguir.
Informações gerais do terceiro
A pasta “Informações gerais” é a função que permite que o cadastro do terceiro seja realizado com dados completos.
Vínculo com o aluno
A pasta “Aluno” é a função que permite que o terceiro seja vinculado ao aluno, sendo indicado como “Autorizado a buscar o aluno” e/ou “Responsável Acadêmico”.
Eventos esporádicos do cadastro de terceiros
Vínculo do terceiro com o aluno
Esta função, realizada através da tela Aluno x Terceiro, permite gerenciar e/ou vincular alunos a terceiros já cadastrados no sistema.
Cadastro de Adotador
Algumas pessoas (físicas ou jurídicas) podem oferecer auxílio a estudantes. O sistema permite o registro completo deste Adotador. Entre outras informações, o sistema identifica o aluno adotado, o período do patrocínio e possibilita a emissão de relatórios para controle.
Funções
A tela “ Cadastro de Adotador” é dividida em seis pastas que abrangem desde os dados do Adotador até seu vinculo com o aluno.
São elas:
- Adotador
- Informações gerais
- Informações específicas
- Instituição
- Evento
- Aluno
Adotador
Esta pasta solicita os dados básicos do Adotador, como: nome, se é pessoa física ou jurídica, endereço, etc. O campo “Identificação” é alterado conforme o “Tipo” de pessoa.
No caso de pessoa jurídica, o campo solicita o CNPJ. Já para pessoas físicas são solicitados CPF, RG e Data de Expedição.
Informações gerais
Os campos desta pasta se alteram de acordo com o tipo de pessoa (física e jurídica).
Pessoa Jurídica – Além de outras informações, esta pasta identifica o Adotador entre as opções:
- Cliente
- Fornecedor
- Transportadora
- Aluno
- Diversos
Nesta pasta também se identifica a origem do Adotador:
- Estrangeira
- Nacional
- Multinacional
Pessoa Física – Inclui informações adicionais ao cadastro de pessoas físicas, como título de eleitor, registro militar, passaporte, etc.
Informações Específicas
Esta pasta solicita as seguintes informações sobre o Adotador:
- Se realiza algum tipo de evento para arrecadar a verba do patrocínio do aluno.
- Qual sua situação atual (ativo ou cancelado).
Instituição
Esta pasta serve para vincular o Adotador à instituição. Caso seu órgão regulador possua mais de uma instituição, você pode selecionar aquelas que deseja vincular ou optar por vincular “Tudo”.
Evento
Esta pasta recebe as informações dos eventos realizados pelo Adotador para arrecadar fundos destinados ao patrocínio de um ou mais Adotados. Ela contém os campos:
- Descrição do evento
- Data
- Local
- Valor arrecadado
Aluno
Nesta pasta o aluno será vinculado ao Adotador. Nela você preenche informações sobre o patrocínio, como:
- O período que abrange este patrocínio.
- Observações importantes.
- Situação (ativa, pendente ou cancelada).
| Importante!
Você pode vincular mais de um aluno a um adotador. |
Relatórios
O sistema disponibiliza, através da tela Relatório de adotador, relatórios gerenciais para acesso às informações de Adotadores, como:
- Contato
- Ficha cadastral
- Alunos adotados sem matrícula.
Cadastro de Professor
O sistema permite o registro completo do Professor, para posterior vínculo no quadro de horários, liberação do portal do professor, dentre outras atividades.
Funções
A tela “ Cadastro de Professor” é dividida em seis pastas que abrangem desde os dados pessoais do Professor até suas informações de Graduação, Experiência profissional, etc.
São elas:
- Professor
- Graduação
- Disciplina
- Experiência Profissional
- Trabalho Científico
- Afastamento
Professor
Esta pasta solicita os dados básicos do Professor, como: nome, endereço, dados comerciais, profissionais, folha de pagamento, etc.
| Algumas informações das tabelas auxiliares devem ser previamente cadastradas no sistema pelo administrador do sistema: |
Graduação
Nesta pasta poderão ser informados os dados da Graduação do professor, como Instituição, data de início e término, etc.
Disciplina
Nesta pasta poderão ser informadas as disciplinas cursadas pelo professor no curso de Graduação.
Experiência profissional
Esta pasta serve para registrar um breve resumo sobre a experiência profissional do professor.
Trabalho científico
Esta pasta serve para registrar um breve resumo sobre o trabalho científico realizado pelo professor.
Afastamento
Nesta pasta poderão ser informados os dias e motivo de afastamento do professor.
| Motivo de afastamento deve ser previamente cadastrado no sistema pelo administrador do sistema. |
Eventos esporádicos do cadastro de professor
Vínculo do professor com a instituição
Após o cadastro do professor, este deverá ser vinculado às instituições de ensino em que lecionará através da tela professor x instituição.
Necessidade especial
Caso necessário, indicar a necessidade especial do professor.
Importação de Foto
Esta função, realizada através da tela Importação de foto, permite a importação de foto do professor para que seja apresentada na tela de cadastro de professor e no portal do professor.
Relatórios
O sistema disponibiliza, através da tela Relatório de professor, relatórios gerenciais para acesso às informações de Professores, como:
- Aniversário
- Relação cadastral
- Corpo docente
- Quadro de horário do professor.
Esta tela também disponibiliza relatórios para o monitoramento da digitação de notas, frequência e conteúdo ministrado pelo professor no portal do professor, através dos modelos:
- Monitoramento de notas
- Monitoramento Frequência/ Conteúdo ministrado.
