Apostila, Registro de ocorrência
Metodologia
Para que você possa aprimorar seus conhecimentos e utilizar o sistema com segurança, a empresa fornecedora do software desenvolveu os materiais didáticos, com módulos que lhe possibilitará conhecer as principais funções do sistema.
Material didático
Este material contém de forma resumida a explicação das principais funções relacionadas ao tema em estudo. A leitura deste material deve ser acompanhada da leitura da Wiki de cada tela aqui citada, para complementação do estudo. Lá você encontrará uma descrição do funcionamento da tela, regras e dicas de utilização. Para acessá-la, basta clicar no botão “WIKI” disponível na própria tela.
Introdução
Uma ocorrência pode ser tanto um ato cometido por um aluno ou grupo de alunos, quanto uma resposta da instituição a esses atos. Antes de efetuar o registro de ocorrências no sistema, é preciso prepará-lo para receber e tratar essas informações. Neste módulo você aprenderá a realizar estes registros.
Parâmetros
Os parâmetros definem os tipos de ocorrência e os correspondem aos setores da instituição que irão realizar o atendimento.
Setor de Atendimento
Na tela Cadastro de setor de atendimento são cadastrados os setores da instituição (secretaria, tesouraria). Esses setores são vinculados aos usuários da instituição, o que permite a identificação de cada um e faz com que cada setor visualize e trate apenas as ocorrências correspondentes a ele.
Tipo de Ocorrência
Na tela Cadastro de tipo de ocorrência são registradas todas as ocorrências que o aluno pode cometer e todas as respostas que a instituição pode dar a esses atos.
| Saiba mais!
A notificação de uma ocorrência pode ser feita por e-mail. Caso se opte por não enviar email, uma carta pode ser enviada posteriormente aos responsáveis com a descrição das ocorrências cometidas pelo aluno. |
Parâmetros por Série
A função Parâmetros por série vincula os tipos de ocorrência possíveis de acontecer a cada série da instituição.
Para cada ocorrência vinculada à série, é possível estipular um número limite de incidências para gerar o atendimento. Ou seja, após quantos registros de determinada ocorrência o aluno ela irá para atendimento do setor responsável.
Setores Envolvidos
A função Cadastro de setores envolvidos vincula cada ocorrência ao setor que irá tratá-la.
É possível inserir uma linha para cada setor que terá acesso à ocorrência. Um setor pode ser responsável por atender a ocorrência ou apenas receber um aviso de que ela foi tratada.
Ocorrência Individual
Na tela Registro individual, ao informar o código do aluno, aparecerão apenas as ocorrências pertinentes à sua série.
Feito o registro da ocorrência, caso tenha sido solicitado o envio de e-mail, será apresentada uma mensagem confirmando o envio.
Se com este registro o aluno atingir o limite de ocorrências, ele será encaminhado para atendimento.
Ocorrência por Turma
A tela Registro por turma é utilizada quando uma ocorrência foi cometida por mais de um aluno ou por toda a turma.
Atendimento
Na tela Atendimento de ocorrência, o usuário do sistema pode ver apenas as ocorrências que estão vinculadas ao seu setor. Assim, um usuário de secretaria tem acesso apenas às ocorrências que a secretaria pode efetuar atendimento ou receber aviso.
Lembre-se que se uma ocorrência chegou para atendimento é porque ela excedeu o limite de registros. Estes acontecimentos que motivaram o atendimento podem ser tratados de forma agrupada ou separadamente.
Também através desta tela, é possível encaminhar a ocorrência para ser tratada por outro setor, ou ainda agendar uma nova data para o atendimento.
Enviar Email
Na tela Envia E-mail é possível enviar ou reenviar e-mails referentes às ocorrências registradas. Só receberão os e-mails os responsáveis que optarem por este meio de comunicação no momento da matrícula do aluno.
Carta
Através da função Emissão de carta, é possível emitir cartas para serem enviadas aos responsáveis pelos alunos. Estas cartas abordam ocorrências registradas, ocorrências já atendidas ou ambas.
No item Recebimento de cartas, o usuário pode registrar a data de recebimento das cartas pelos responsáveis. Ao marcar uma carta como Entregue, ela deixa de aparecer nesta tela.
O sistema permite emitir alguns relatórios relacionados às cartas geradas pelo sistema. A tela Relatório de carta apresenta um resumo das cartas já entregues a um determinado aluno, série ou turma, bem como um resumo das cartas que ainda não foram entregues.
Relatórios
A tela Gráfico de ocorrência oferece relatórios de verificação com gráficos de ocorrências.
Na tela Ocorrência de aluno é possível emitir extratos das ocorrências cometidas por determinado aluno. Para facilitar a visualização, análise e controle das ocorrências, você pode emitir gráficos por turma ou série. Dessa forma, as ocorrências cometidas com maior frequência na instituição são facilmente identificadas.
