Apostila, Protocolo

Metodologia

Para que você possa aprimorar seus conhecimentos e utilizar o sistema com segurança, a empresa fornecedora do software desenvolveu os materiais didáticos, com módulos que lhe possibilitará conhecer as principais funções do sistema.

Material didático

Este material contém, de forma resumida, a explicação das principais funções relacionadas ao tema em estudo. A leitura deste material deve ser acompanhada da leitura da Wiki de cada tela aqui citada, para complementação do estudo. Lá você encontrará uma descrição do funcionamento da tela, regras e dicas de utilização. Para acessá-la, basta clicar no botão “WIKI” disponível na própria tela.

Introdução

Este módulo irá orientar aos usuários quanto aos conceitos e a utilização de processos relacionados ao protocolo, ou seja, àquelas atividades relacionadas ao registro e trâmite de solicitações realizadas pelo aluno ou pelos professores, junto à instituição de ensino.

Parâmetros

A partir do cadastramento das tabelas básicas é que definiremos o funcionamento do processo de protocolo, onde serão gerenciadas as solicitações dos alunos e os documentos oficiais que tramitarão na Instituição. Por exemplo: atestados, histórico escolar, fotocópia de documentos, comprovantes, etc.

A configuração se dará através do:

• Registro dos anexos exigidos;
• Registro dos assuntos dos protocolos que podem ser requeridos na instituição;
• Indicações de quais anexos são exigidos para cada tipo de assunto;
• Definição dos setores que serão responsáveis por tratar cada tipo de protocolo;
• Definição dos assuntos de protocolo, relacionando-os aos setores envolvidos no processo;
• Definição do fluxo de atendimento entre os setores da instituição.

Anexos

Na tela Cadastro de anexo são cadastrados os documentos exigidos para retirada dos protocolos como, por exemplo, comprovante de pagamento.

Assunto

Na tela Cadastro de assunto são cadastrados os produtos ou serviços que posteriormente serão associados a protocolos como, por exemplo, 2ª Via de Histórico Escolar, 2ª Chamada de Prova, Abono de Faltas, Colação de Grau. Também poderão ser cadastradas as solicitações dos professores como solicitação de recursos (computador, projetor, etc.).

Anexos por assunto

A função Anexos por assunto vincula os anexos do protocolo aos seus respectivos assuntos.

Setor de atendimento

Na tela Cadastro de setor de atendimento são cadastrados os setores que poderão atender aos protocolos cadastrados. Normalmente os setores de atendimento são os mesmos setores da Instituição de Ensino, como Secretária, coordenação, financeiro, cobrança, etc.

Saiba mais! O vínculo do usuário ao setor de atendimento aqui cadastrado deverá ser feito na tela Cadastro de usuário.

Setores envolvidos

A função Setores envolvidos determina o fluxo de atendimento entre setores que será encaminhado cada assunto tratado na instituição. As definições desta tela irão determinar o comportamento do sistema no momento do atendimento do protocolo.

Setor

A função Setor determina para qual setor será encaminhado cada assunto tratado na instituição. As definições desta tela irão determinar o comportamento do sistema no momento do registro e atendimento do protocolo. Caso a instituição trabalhe com um fluxo de atendimento, sendo transferido entre setores, deverá configurar a tela Setores envolvidos, conforme item anterior.

É nesta função que a instituição irá definir se haverá cobrança de valores para determinada solicitação, indicando o valor a ser cobrado e se será por meio de um evento financeiro ou de título a receber.

Registro de Protocolo

Na tela Registro de protocolo é possível cadastrar e realizar a manutenção dos protocolos, assuntos e respectivos anexos exigidos pelo protocolo. Cada protocolo registrado refere-se a um determinado ano e corresponde a uma solicitação de uma única pessoa (aluno, professor, adotador, pai, mãe, terceiro, etc).

Você vai conhecer cinco pastas existentes nesta tela:

Registro

Na pasta "registro" são informados os dados do Solicitante, que pode ser um aluno, professor, pais e/ou responsáveis ou até mesmo uma pessoa da comunidade (aqui denominada como "Tipo de Pessoa = Protocolo").

Assunto

Na pasta "assunto" deve ser indicado qual foi a solicitação realizada. Somente após selecionar um assunto será possível passar para a próxima pasta.

Nesta pasta a cobrança da solicitação poderá ou não ser abonada, caso permitido na configuração do protocolo e o usuário tenha acesso a esta função.

Anexo

Na pasta "anexo" deve ser selecionado o anexo já entregue pelo solicitante.

Histórico

Na pasta "histórico" é registrada toda alteração na situação do protocolo que ocorrer na tela de atendimento.

Parecer

Na pasta "parecer" poderá ser informada a situação do encaminhamento do protocolo, sendo indicado se este poderá ser visualizado pelo aluno (público) ou somente pelo setor responsável.

Portais aluno e professor

Os registros de protocolo também podem ser realizados pelo aluno através do Portal do aluno ou pelo professor através do Portal do professor, quando esta opção for liberada pela instituição através da tela Acesso Módulo Agregado.

Além da solicitação, o aluno ou professor poderá acompanhar o andamento do mesmo, assim como as pendências para conclusão.

Atendimento

A tela de atendimento do protocolo possibilita visualizar as solicitações que estão em situação ‘aberto’ para determinado setor e ainda ter acesso aos protocolos com outros pareceres, a partir da utilização de filtros (Exemplo: pessoa, parecer, data de registro, setor de encaminhamento).

Ao selecionar o protocolo que deseja atender, deve-se clicar na pasta ‘atendimento’. Você vai conhecer quatro pastas existentes nesta tela:

Protocolo

Na pasta "protocolo" são informados os dados do Solicitante, que pode ser um aluno, professor, pais e/ou responsáveis ou até mesmo uma pessoa da comunidade (aqui denominada como "Tipo de Pessoa = Protocolo"). O usuário deve indicar o seu setor de atendimento para visualizar os protocolos atribuídos a este setor.

Atendimento

Na pasta "atendimento" são registradas as informações detalhadas referentes ao protocolo e realizado o encaminhamento para outro setor dar continuidade ao atendimento do mesmo.

Parecer

Na pasta "parecer" são registrados os pareceres de cada setor referente ao atendimento do protocolo. O parecer poderá ser público, para que seja visualizado nos portais aluno e professor, ou não (sendo privado aos atendentes do protocolo).

Documentos

Na pasta "documentos" poderão ser incluídos anexos ao protocolo para disponibilizar aos alunos ou professores para baixar o conteúdo através do respectivo portal. Quando o aluno ou professor disponibilizar um anexo através de seu portal, o atendente do protocolo poderá baixar o documento nesta pasta.

Relatório

A tela Relatório de protocolo apresenta um relatório simplificado, que contém informações de: nº do protocolo, solicitante e o parecer do protocolo. Pode ser emitido por data de digitação ou pagamento, parecer, assunto e setores envolvidos.