FAQ Biblioteca

Perguntas e Respostas Frequêntes (FAQ) relacionadas com o ASP Biblioteca:

Parametrização

1. É possível definir níveis de acesso para funcionários? O que cada funcionário pode realizar dentro do sistema (permissões)?

Sim. Esta definição pode ser efetuada individualmente, ou seja, ‘por usuário’ ou coletivamente, por ‘grupo de usuário’. Além do acesso, poderão ser limitadas também as ações dos mesmos, quanto a inclusão, exclusão, consulta e atualização de dados.

Cadastro

1. Tem como diferenciar alunos do ensino médio, fundamental, faculdade, pós-graduação?

É possível somente criando categorias diferentes para alunos do ensino fundamental, médio, faculdade e pós-graduação na tela Cadastro/ Usuário Biblioteca/Categoria, sendo que, o usuário deverá estar vinculado na respectiva categoria na tela Cadastro/ Usuário Biblioteca/ Usuário, campo, Categoria.

2. O aluno matriculado em dois ou mais cursos (Exemplo: graduação/técnico/pós-graduação), qual prevalece?

No Portal acadêmico e financeiro é possível definir na parametrização que gere códigos de matrícula diferentes para cada curso. Normalmente o código de usuário é único. Se não for único e os dois registros estiverem ativos, o aluno poderá utilizar qualquer um dos códigos.

3. O aluno que está matriculado no Módulo Gestão será incluído automaticamente no Módulo Biblioteca?

Sim, sendo necessário apenas vinculá-lo a Setorial. Caso haja somente uma Setorial (Biblioteca) cadastrada, o vínculo acontecerá automaticamente.

4. O RA poderá ser o código do aluno?

Sim, poderá ser o código do aluno ou da matrícula.

5. O que fazer para que o aluno NÃO faça a reserva?

Configurando o número máximo de reservas para zero nas telas cadastro de usuário - campo "Max. Res" e Cadastro do perfil da categoria - campo "Qt. Max. Reserva".

6. Qual a diferença entre assunto e palavra-chave?

Assunto é o tema geral da obra. Palavras-chave são termos que descrevem mais minuciosamente o conteúdo da obra.

7. Quais os tipos de Classificação Decimal que podem ser utilizados pelo sistema?

O tipo de Classificação Decimal adotado pela Biblioteca, pode ser:

- CDU = Classificação Decimal Universal
- CDD = Classificação Decimal Dewey

8. Não é necessário correlacionar editora e classificação decimal?

Não é obrigatório, pois várias editoras são fornecedoras de acervos nas mais diversas áreas do conhecimento.

9. Como é feito o cadastro de funcionários e quem realiza essa tarefa?

Qualquer pessoa com acesso a esta tela poderá efetuar este cadastro, todavia, vale lembrar que o cadastro dos usuários no Módulo Gestão é aproveitado no Módulo Biblioteca. O inverso não acontece, ou seja, cadastros efetuados diretamente no Módulo Biblioteca não são atualizados no Módulo Gestão.

Catalogação

1. Existe campo para determinar qual exemplar pertence a cada Unidade?

Sim. O cadastro do acervo é único para todo o grupo, todavia o cadastro dos exemplares é efetuado por Instituição/Setorial (Unidade).

2. Quais tipos de acervo existem?

Os tipos de acervo não são pré-definidos pelo sistema. Dispomos de uma tela específica para o cadastro desta informação, com isso, cada Instituição pode cadastrar os nomes os quais já está habituada a utilizar.

3. Acervo: Cadastro de material adicional. É possível cadastrar material adicional de uma obra, a partir do registro da mesma?

Sim. É possível a partir do acervo inserir o registro de material adicional.

4. Acervo: Cadastro de material adicional. É possível o empréstimo somente do material adicional? Nesse caso ele tem que contar como mais uma obra.

Sim. Este registro contará efetivamente como uma nova obra.

5. Como está estruturada a etiqueta com código de barras?

O código de barras é composto pelo resultado do código de acervo + código do exemplar?

Não. O código de barras corresponde ao número do tombo do exemplar, que é um número gerado automaticamente pelo sistema.

7. É possível informar assuntos/temas do exemplar (título de matéria publicada por edição)?

Sim. No sistema é tratado como Conteúdo do exemplar e o cadastro é similar ao de outros materiais como livros, que são categorizado como acervo principal.

Pesquisa

1. Quais os campos de pesquisa para localizar o acervo no sistema?

Na tela de Circulação (Menu: Circulação/Circulação), o sistema dispõe dos seguintes filtros de pesquisa:
- Título
- Autor
- Classificação Decimal
- ISBN/ISSN
- Tombo
- Editora
- Idioma
- Gênero
- Palavra Chave
- Assunto
- Tipo Acervo

Circulação

1. Na tela de circulação, quando pesquiso o nome do usuário porém não aparece nesta tela, aparecendo mensagem "Nenhum Registro Encontrado". O que devo fazer?

Verificar se o usuário está vinculado a alguma Setorial, pela tela "Cadastro \ Usuário Biblioteca \ Usuário" - Pasta "Setorial".

2. Qualquer pessoa pode devolver a obra? Tem como deixar que outra pessoa devolva a obra?

Não qualquer pessoa, e sim, outro usuário registrado na mesma Setorial, mas o vínculo desta devolução ficará com o usuário que solicitou o empréstimo.

3. O aluno pode, depois de renovar uma vez a obra, emprestar novamente no mesmo dia?

Sim, pois são duas operações diferentes, sendo parametrizadas na tela Cadastro/ Usuário Biblioteca/ Usuário/ Perfil da Categoria.

4. Aluno com débito na biblioteca referentes à multa ou com materiais em atraso consegue realizar matricula?

Depende. O sistema oferece campo para parametrização. Neste caso, é verificado se o aluno tem pendências com a Biblioteca (sejam multas ou materiais em atraso) e permite ou não fazer empréstimos, reservas etc.

Penalidades

Multa

1. O Módulo Biblioteca gera os valores de multa para o sistema de contas a receber?

Para cada multa, será gerado um número de documento que poderá ser recuperado e baixado no módulo Gestão como um título a receber, na tela Financeiro/ Títulos/ Títulos Pagar e Receber.

2. Quando o aluno paga a multa, o sistema desbloqueia o cadastro do aluno ou nós definimos?

Não, primeiro o aluno deverá devolver o exemplar atrasado para que então seja feita a devolução no sistema. Em seguida, é efetuada a baixa na multa. Após a multa ser baixada, aí sim o sistema automaticamente atualizará o status do aluno para "ativo".

3. O sistema calcula automaticamente a multa?

Sim, poderá gerar automaticamente desde que estejam parametrizadas as configurações na tela Cadastro/ Usuário Biblioteca/ Usuário/ Perfil da Categoria.

4. Se o aluno reservar e não for buscar, pode gerar multa? É possível configurar isso?

Não será multado, apenas será excluído da lista de espera.

5. O aluno, devolvendo a obra em atraso e pagando a multa, o sistema libera para novos empréstimos? E a suspensão como fica?

Sim, marcados os campos "Bloqueio Autom" e "Desbloqueio" na tela de Perfil da Categoria. Quanto à suspensão, ocorrerá de acordo com os dias registrados para esta penalidade.

6. Aluno com multa fica bloqueado na biblioteca e só é liberado após pagamento. Esse processo é automático?

Sim. A baixa da multa é realizada no Módulo Gestão e automaticamente é atualizado no Módulo Biblioteca.

7. Como são gerenciadas as multas?

Caso o Módulo Biblioteca esteja integrado com o financeiro do sistema, é gerado o registro de um título ‘A Receber’ para cada multa processada. Se optar pela baixa no Módulo Gestão, as informações são atualizadas também no Módulo Biblioteca e os valores recebidos entram no fluxo de recebimentos da Instituição. Se a baixa for realizada apenas no Módulo Biblioteca, os dados não serão atualizados no Módulo Gestão. Essa opção é para ser usada apenas quando não há integração financeira entre módulos.

Suspensão

1. Como configurar a penalidade: se aluno atrasa um dia, fica dois dias suspenso?

Quando a penalidade for suspensão o aluno ficará suspenso por tempo determinado pelo usuário, não podendo emprestar nenhum exemplar. Deverá ser configurado na tela Cadastro/ Usuário Biblioteca/ Usuário/ Perfil da Categoria, campos Penalidade com "Suspensão" e Dias Susp com "2".

2. Como funciona a multiplicação?

Quantidade de dias que estará suspenso, multiplicado pelo número de dias em atraso. Só se aplica se a penalidade for suspensão ou ambas.

Relatórios

1. Onde emitir Etiquetas com código de barras e Carteirinha de aluno?

O relatório de etiquetas com código de barras poderá ser emitido na tela Relatório/Catalogação/Exemplar/Etiqueta e a carteirinha para os usuários na tela Relatório/ Usuário/ Carteirinha.