Apostila, Encerramento letivo e histórico acadêmico, Ensino superior
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Metodologia
Para que você possa aprimorar seus conhecimentos e utilizar o sistema com segurança, a empresa fornecedora do software desenvolveu os materiais didáticos, com módulos que lhe possibilitará conhecer as principais funções do sistema.
Material didático
Este material contém de forma resumida a explicação das principais funções relacionadas ao tema em estudo. A leitura deste material deve ser acompanhada da leitura da Wiki de cada tela aqui citada, para complementação do estudo. Lá você encontrará uma descrição do funcionamento da tela, regras e dicas de utilização. Para acessá-la, basta clicar no botão “WIKI” disponível na própria tela.
Introdução
Neste módulo serão repassadas as informações necessárias para realização do Encerramento letivo e quanto à impressão e registro de Históricos Acadêmicos para instituições de ensino superior.
Pré-requisitos
Antes de emitir um histórico você deve se assegurar de que alguns dados, estritamente necessários, já estejam configurados no sistema. São eles:
- Competência - verificar se já existe competência cadastrada para o curso do qual queremos emitir histórico, assim como modelo de histórico selecionado.
- Cadastro da instituição - verificar se os dados da instituição estão de acordo e se já existe Diretor cadastrado.
- Cadastro Carga Horária - verificar se a carga horária das disciplinas está correta.
Encerramento letivo
Este procedimento impede que as informações do aluno no ano/semestre que termina sofram alterações indesejadas e faz com que todas as informações dos registros realizados para o aluno durante o ano/semestre letivo, como notas, cargas horárias, percentual de frequência, entre outros, sejam carregados de forma automática no histórico acadêmico.
Conferências iniciais
Na tela Grade de notas, emita o relatório e verifique se todas as notas estão devidamente digitadas e calculadas, com a apresentação da situação final correta do aluno para cada disciplina (aprovado ou reprovado).
Encerramento letivo
O encerramento letivo deve ser feito no momento em que os alunos já tiverem resultado final gerado (situação de aprovado ou reprovado) na série/fase que cursou, assim você estará impossibilitando alterações indesejadas nas informações do aluno no ano que termina (notas, faltas e etc.).
Este procedimento deve ser feito através da tela Encerramento letivo e, ao realizá-lo, o ano letivo estará oficialmente encerrado, não podendo ser alterado (a não ser que o mesmo seja reaberto).
| IMPORTANTE: A reabertura de um ano letivo não é recomendada, pois torna possível que notas sejam alteradas, cálculos já realizados sejam perdidos e relatórios sejam apresentados de forma diferente do que haviam sido apresentados anteriormente. O procedimento de reabertura do ano escolar é feito através desta mesma tela. |
| DICA: Sugerimos que o encerramento seja feito após cada período avaliativo na Instituição, quando há certeza de que todos os cálculos estão feitos corretamente e que os relatórios de notas estão correspondendo conforme desejado. O processo de encerramento de cada um dos períodos avaliativos facilita o encerramento letivo da instituição e ajuda a garantir a integridade das informações repassadas para o sistema. |
Relatório
Para se certificar que o aluno já está com o ano letivo encerrado, basta emitir o relatório em Relatório de encerramento letivo.
Emissão de históricos
Após o término do ano /semestre letivo, quando você já tem em mãos todas as notas registradas, calculadas e o ano/semestre letivo encerrado, é hora de gerar o histórico acadêmico. O relatório será emitido através da tela Relatório GDoc.
| Importante: As informações apresentadas no histórico são sempre carregadas das matrículas do aluno. Portanto, é necessário ter no sistema o registro das matrículas de todos os anos/semestres anteriores de cada aluno. |
Dispensa por Validação
A dispensa por validação é utilizada em ocasiões como:
- O aluno chega à instituição por meio de transferência externa
- O aluno está em sua segunda graduação (em nova instituição)
Nestes casos, para uma correta emissão do histórico acadêmico, é preciso registrar no sistema, através da tela Dispensa de disciplina, informações dos períodos estudados na outra instituição de ensino, como as disciplinas já cursadas e suas respectivas notas e/ou equivalências.
Quando o aluno se transfere para uma nova instituição ele assume o currículo vigente no ato da matrícula. Na maioria dos casos, este currículo contém disciplinas equivalentes àquelas já cursadas na instituição anterior. É preciso validar as disciplinas já cursadas para depois dispensar o aluno das disciplinas correspondentes. Ao encerrar o período letivo, estas deixam de fazer parte do currículo pendente do aluno e são apresentadas no histórico com as notas que foram repassadas no momento da dispensa.
Informações adicionais ao histórico
Quando o Histórico Acadêmico estiver pronto para emissão, você pode inserir algumas informações extras que também sejam pertinentes, como:
Observações
Para incluir observações no histórico do aluno, utilize a tela Observação de histórico.
Atividade complementar
É comum apresentar no histórico acadêmico atividades extra curriculares frequentadas pelo aluno, como práticas de ensino ou seminários. Estas atividades são cadastradas por meio da tela Atividade complementar.
Registro de secretaria
Esta função informa onde ficou registrado o histórico do aluno dentro do livro de registros da secretaria. O cadastro abrange os números do livro, da folha e do registro, a data e sua relação, sendo feito por meio da tela Registro de secretaria.
