Apostila, Digitação de notas
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Metodologia
A Gennera busca, por meio das capacitações no formato assíncrono 
, proporcionar flexibilidade de horário e acesso ao curso, pois aprendente e instrutor não necessitam estar ao mesmo tempo e no mesmo local físico para participarem.
Os materiais didáticos são subdivididos em módulos, visando disponibilizar de maneira mais detalhada cada um dos processos trabalhados dentro do sistema, sendo que cada módulo/apostila contém, de forma resumida, a explicação das principais funções relacionadas ao tema em estudo.
A leitura da apostila deve ser acompanhada da navegação e leitura da Wiki de cada tela aqui citada, para complementação do estudo (a ligação entre as páginas é feita nas palavras apresentadas em azul, basta clicar e ser direcionado a tela). Lá você encontrará uma descrição do funcionamento da tela, regras e dicas de utilização. Vale lembrar que a página com descrição da tela também é acessada ao clicar no botão “WIKI” disponível na própria tela, assim, você poderá acessá-la sempre que precisar.
Recomendamos para o estudo que você mantenha uma janela do navegador aberta com a apostila e outra janela com o acesso ao sistema. Desta forma, você pode entrar na tela indicada e estudá-la diretamente no sistema para uma melhor compreensão. Você também pode imprimir a apostila, através do caminho "Arquivo > Imprimir" de seu navegador. Caso opte pela impressão, lembre-se de imprimir também a descrição de cada tela mencionada para que o material fique completo e você não perca nenhum detalhe.
Introdução
Neste módulo você vai aprender os procedimentos para cadastro e digitação de notas. Dessa forma, seguiremos um passo-a-passo por cada uma das telas necessárias, informando os procedimentos desde o cadastro de um tipo de nota, os vínculos necessários com as séries até a digitação das notas e cálculo das médias.
Cadastros iniciais
1. Cadastrar os tipos de notas: Nesta tela são cadastradas todas as avaliações (provas, trabalhos, participação) utilizadas pela instituição, informando para cada uma delas um nome por extenso e uma sigla, bem como a informação de obrigatoriedade ou não dessa avaliação.
Importante: Avaliações marcadas como obrigatórias deverão ter sua nota digitada para que a média do aluno seja calculada, caso contrário o cálculo não é efetuado. Já avaliações marcadas como não obrigatórias podem ter sua nota digitada ou não, de acordo com a necessidade.
2. Cadastrar as fórmulas das disciplinas: Nesta tela são montadas as fórmulas de cálculo que serão utilizadas para fechar a média dos alunos em cada um dos períodos. É possível montar fórmulas para diferentes momentos do ano escolar, como para o momento Período, Rec. Do Período, o Anual entre outros de acordo com as necessidades de instituição. É possível cadastrar fórmulas diferentes para cada disciplina, ou apenas uma geral a ser utilizada em toda uma série, dependendo sempre do regimento interno da instituição.
3. Concluir a parametrização das notas por série: Esta tela é usada para diversas parametrizações, porém indicaremos neste material apenas aquelas necessárias à digitação de notas. Sendo assim, na tela as fórmulas principais de cada série devem ser vinculadas para os períodos (semestre, anual, final), deve ser definido os tipos de recuperação, as configurações para dependência e demais configurações gerais.
4. Vincular as fórmulas: É possível vincular as fórmulas (média e recuperação) para as disciplinas em relação a cada período. Ao acessar esta tela pela primeira vez, o campo fórmula será preenchido com a fórmula de período selecionada nos parâmetros da série e com o campo usuário e atualização em branco. Isso significa que é necessário apenas salvar a tela para que as fórmulas sejam vinculadas as disciplinas, podendo antes disso, caso necessário, alterar a fórmula de alguma disciplina.
5. Definição de parâmetros de notas: A finalização consiste em especificar a [[Parâmetro de notas, Cadastro|parametrização de notas em relação ao tipos de notas que estão vinculados a cada uma das disciplinas. Esses tipos de notas estarão vinculados de acordo com a fórmula relacionada à disciplina naquele período. Caso num momento posterior seja feita a inclusão ou exclusão de um tipo de nota em fórmula já utilizada, é necessário retirar o vínculo feito entre a fórmula e a disciplina em fórmula da disciplina, salvar e depois efetuar o vínculo novamente para que as fórmulas sejam atualizadas. Nessa tela também definimos a nota máxima que poderá ser digitada para cada avaliação, a data em que esta acontecerá, bem como a ordem de aplicação das mesmas.
Digitação de notas e cálculo de médias
- A digitação das notas é possível fazer a digitação de diversas formas: por turma ou por aluno, digitar uma avaliação por vez ou todas ao mesmo tempo, conforme necessidade. Existem também a opção de realizar o cálculo de média a partir concomitantemente ao lançamentos das notas.
- Algumas instituições optam por digitar a média e não utilizar-se das notas parciais. A média lançada será apresentada diretamente no boletim, porém é necessário realizar por exemplo, o cálculo de recuperação anual (caso haja), a média após recuperação, para que o aluno obtenha resultado final (aprovado, reprovado, etc.)
- O cálculo de média é realizado por aplicação, ou seja, faz referência ao momento que estamos calculando e deve ser o mesmo informado no cadastro da fórmula utilizada.
- Na digitação das notas de recuperação, clique sobre qual momento deseja efetuar o lançamento.
- Após finalizar todos os procedimentos de lançamentos e cálculos recomenda-se fazer um bloqueio nos dados inseridos e calculados para que não sejam feitas
alterações indevidas e não seja necessário retrabalho. Para isso utilizaremos o processo de Encerramento letivo. É possível reabrir o período letivo encerrado, informando a operação ativar, mas é aconselhável que se faça toda a verificação necessária antes do encerramento para que não seja necessário reativar nem alterar notas após o encerramento.
- Para conferência das notas antes do processo de encerramento sugerimos a utilização da ata de resultado final, espelho de notas, grade de notas, planilha de médias, ou ainda o gráfico de médias.
Dicas
- É recomendado que o caixa seja encerrado diariamente, para o melhor controle da Instituição.
- Caso existam notas do tipo ‘obrigatórias’ ainda não digitadas, o cálculo da média da disciplina não será efetuado até que todas sejam incluídas no sistema.
- Quando a instituição trabalha com cursos curriculares, logo após o cálculo da média do período ou da recuperação do período poderemos emitir o boletim dos alunos para verificação das médias e entrega aos alunos. Para cursos técnicos que trabalham com emissão de boletim, este é emitido apenas após o cálculo da média anual do aluno, ou após a recuperação anual. A emissão de forma individual pode ser feita através da consulta genérica.
- Atenção para o campo momento informado na emissão dos boletins, pois as notas de recuperação, por exemplo, não serão apresentadas no boletim emitido para o momento período, por considerar que neste momento a instituição ainda não havia passado pelo processo de recuperação.
