Apostila público, Portal do aluno, Liberação

Metodologia

Para que você possa aprimorar seus conhecimentos e utilizar o sistema com segurança, a empresa fornecedora do software desenvolveu os materiais didáticos, com módulos que lhe possibilitará conhecer as principais funções do sistema.

Material didático

Este material contém de forma resumida a explicação das principais funções relacionadas ao tema em estudo. A leitura deste material deve ser acompanhada da leitura da Wiki de cada tela aqui citada, para complementação do estudo. Lá você encontrará uma descrição do funcionamento da tela, regras, dicas de utilização e tutoriais (vídeos sobre a navegação). Para acessá-la, basta clicar no botão “WIKI” disponível na própria tela.

Vale ressaltar que todo o material didático utilizado nas capacitações está disponível para download no menu principal do sistema, através do botão "GWiki".

Introdução

Neste módulo serão repassadas as informações necessárias para que o Administrador realize a liberação do Portal do aluno, de acordo com a necessidade da Instituição.

Pré-requisito

Para possibilitar a liberação do portal do aluno, é necessário que algumas informações estejam previamente cadastradas no Módulo Gestão. São elas:

• Aluno: Verificar se os alunos estão devidamente cadastrados e matriculados.

• Quadro de horário: Verificar se o quadro de horário das turmas está devidamente cadastrado.

Portal do Aluno

É um ambiente virtual seguro e prático, no qual o aluno encontra ferramentas fundamentais para acompanhar seu estudo dentro da instituição. As funções dispostas pelo sistema no Portal do Aluno dinamizam a rotina, o que resulta, principalmente, em ganho de tempo, fluxo de informações e organização.

Funções

O Portal do Aluno engloba as seguintes funções:

• Boletim, Notas Parciais e Avaliação global
• Frequência
• Provas e Simulados
• Material de Aula
• Horário
• Protocolo
• Matrícula
• Ocorrências
• Pesquisas
• Biblioteca
• Consultas diversas
• Meus Dados
• Caixa Postal

Segue abaixo um breve descritivo de cada função, juntamente com as configurações necessárias para o correto funcionamento no Portal Aluno.

Boletim, Notas parciais e Avaliação global

Permite ao aluno e responsáveis realizar o acompanhamento de notas diretamente no sistema, sem precisar esperar o boletim impresso ao final do bimestre.

Para que esta função seja disponibilizada no Portal Aluno, verifique no Módulo Gestão se a relação listada abaixo está devidamente cadastrada: Cadastro de Tipo de Notas: Verificar se os tipos de avaliações estão devidamente cadastrados na tela Tipo de nota. Exemplo: Primeira Avaliação - AV1 – Sim, Trabalho em Equipe – TR – Não. Cadastro de Fórmulas: Verificar se, pelo menos, a fórmula do período está devidamente cadastrada na tela Fórmula de avaliação. Exemplo: Média Bimestral – Período – Media(AV1+AV2+TR)+PAR. Fórmulas do Período: Verificar se as fórmulas do período estão devidamente vinculadas às séries e aos períodos através da tela Fórmula da disciplina Exemplo: 1º Ano – 1º Bimestre – Matemática – Média Bimestral, 5ª Fase – Semestre – Banco de Dados – Média Semestral. Parâmetro de notas: Verificar se as notas máximas e data da prova de cada tipo de nota estão de devidamente cadastradas através da tela Parâmetro de notas. Digitação de notas: Verificar se as notas foram devidamente lançadas através das tela de notas parciais ou digitação de boletim (caso optem pela digitação da média). Caso a instituição trabalhe com recuperação, as notas deverão ser lançadas através da tela digitação de recuperação. Caso a instituição trabalhe com parecer descritivo, este deverá ser lançado através da tela digitação de parecer. Caso a instituição trabalhe com avaliação global, esta deverá ser lançada através da tela digitação por critério ou digitação geral. O lançamento das notas também poderá ser feito por meio do portal do professor. Acesso Módulo Agregado: Através da tela Acesso módulo agregado deverão ser liberadas as aplicações “Boletim”, “Notas Parciais”, “Notas Parciais-Médias”, “Notas Parciais-Rec. do período composto”.

Frequência

Esta função permite aos alunos e responsáveis o acompanhamento da frequência diretamente no sistema. Através dela os responsáveis são informados, em tempo real, se os alunos estão ou não na escola.

Para que esta função seja disponibilizada no Portal Aluno, verifique no Módulo Gestão se a relação listada abaixo está devidamente cadastrada: Controle Frequência: Verificar se o controle de frequência está diferente de “Digitação Manual” na tela Parâmetro institucional. Exemplo: 1 Batida = Presença para todo o turno. Geração de Calendário: Gerar os registros do calendário escolar com base nas informações do quadro de horário, através da tela Gera calendário escolar. Particularmente levando em consideração os valores dos campos Data Início e Data Fim, da pasta Período da tela de Montagem da Série. Lançamento da frequência: A frequência deverá ser lançada através da digitação do total do período, na tela digitação de notas e faltas, através da tela digitação manual ou através do portal do professor. Acesso Módulo Agregado: Através da tela Acesso módulo agregado deverá ser liberada a aplicação “Frequência”.

Provas e simulados

Permite que os alunos realizem as provas e/ou simulados lançados pela instituição.

Para que esta função seja disponibilizada no Portal Aluno, verifique no Módulo Gestão se a relação listada abaixo está devidamente cadastrada: Configuração da prova: Verificar se a prova ou simulado está devidamente configurada através do menu Acadêmico\ Correção de prova. Acesso Módulo Agregado: Através da tela Acesso módulo agregado deverá ser liberada a aplicação “Provas e Simulados”.

Material de Aula

Oferece com acesso fácil aos alunos conteúdos ministrados ou programados pelo professor. Dependendo da instituição, esta ferramenta pode ser utilizada como atividade complementar, ao se aplicar 20% da carga horária de forma virtual (à distância).

Para que esta função seja disponibilizada no Portal Aluno, verifique no Módulo Gestão se a relação listada abaixo está devidamente cadastrada: Conteúdo Programático: Verificar se os assuntos do conteúdo programático estão devidamente cadastrados na tela Cadastro de conteúdo. Exemplo: Teoria dos Conjuntos, Hidrosfera, Algoritmo, Planejamento Estratégico. Unidade Programática: Verificar se o tipo de organização está devidamente cadastrado na tela Cadastro de unidade. Exemplo: Módulo I, As Relações Matemáticas, Programação Orientada a Objetos, Marketing. Lançamento dos conteúdos: Verificar se os conteúdos foram devidamente lançados através das telas conteúdo programático e conteúdo ministrado. Este lançamento também poderá ser feito pelo professor através do portal do professor. Acesso Módulo Agregado: Através da tela Acesso módulo agregado deverão ser liberadas as aplicações “Material de aula”, “Material de aula-Conteúdo ministrado”, “Material de aula-Conteúdo programático”.

Horário

Permite aos pais, responsáveis e/ou alunos acompanharem o quadro de aulas do aluno.

Para que esta função seja disponibilizada no Portal Aluno, verifique no Módulo Gestão se a relação listada abaixo está devidamente cadastrada: Cadastro do quadro: verifique se o quadro de horário está corretamente cadastrado através da tela quadro de horário. Acesso Módulo Agregado: Através da tela Acesso módulo agregado deverá ser liberada a aplicação “Quadro de horário”.

Protocolo

Permite aos pais, responsáveis e/ou alunos requerer e acompanhar a solicitação de documentos, 2ª via, etc.

Para que esta função seja disponibilizada no Portal Aluno, verifique no Módulo Gestão se a relação listada abaixo está devidamente cadastrada: Cadastro do protocolo: verifique se o protocolo está devidamente configurado através do menu Acadêmico\ Protocolo\ Parâmetros\. Acesso Módulo Agregado: Através da tela Acesso módulo agregado deverá ser liberada a aplicação “Protocolo”.

Matrícula

Permite ao aluno realizar a reserva de sua matrícula no ano seguinte.

Para que esta função seja disponibilizada no Portal Aluno, verifique no Módulo Gestão se a relação listada abaixo está devidamente cadastrada: Cadastro do próximo ano letivo: verifique se o próximo ano letivo está devidamente configurado. Acesso Módulo Agregado: Através da tela Acesso módulo agregado deverá ser liberada a aplicação “Re-Matrícula Ensino Básico”.

Ocorrências

Essa função concede um melhor acompanhamento da evolução dos alunos em sala de aula. Ela permite ao aluno e responsáveis acompanhar as ações mais marcantes do que ocorre a cada aula ministrada.

Para que esta função seja disponibilizada no Portal Aluno, verifique no Módulo Gestão se a relação listada abaixo está devidamente cadastrada: Vínculos de Ocorrência: Verificar se todos os setores envolvidos no processo de acompanhamento escolar dos alunos foram cadastrados na tela Setor de atendimento. Exemplo: Secretaria, Coordenação, Direção, Orientação, Tesouraria, Biblioteca, Judicial. Tipo de Ocorrência: Verificar se os tipos de ocorrências foram criados na tela Tipo de ocorrência. Tanto as do tipo “Ações dos alunos” (Ação = Normal ou Enfermaria), como as do tipo “Ações tomadas pelos setores” (Ação = Afastamento, Advertência ou Atendimento). Exemplo: Atrasado – ATR – Normal, Sem Uniforme – SUN – Normal, Doente – DOE – Enfermaria, Conversar com o Aluno – Cal – Atendimento, Chamar os Pais – CPA – Advertência, Suspender por 3 dias – S3d – Afastamento, Expulsar – EXP – Afastamento. Vinculo de Ocorrência: Verificar se os tipos de ocorrências estão devidamente vinculados às suas respectivas séries na tela Parâmetros por série. Exemplo: 1ª Série – Esqueceu a lancheira, 2º Ano – Indisciplina em Sala, 3º Semestre – Baixo rendimento nos projetos. Vinculo de Setor: Verificar se os tipos de ocorrências de cada série estão devidamente vinculados aos seus respectivos setores na tela Setores envolvidos. Exemplo: 1ª Série – Esqueceu a lancheira - Orientação, 2º Ano – Indisciplina em Sala - Direção, 3º Semestre – Baixo rendimento nos projetos - Pedagógico. Vinculo de Setor: Verificar se os tipos de ocorrências de cada série estão devidamente vinculados aos seus respectivos setores na tela Setores envolvidos. Exemplo: 1ª Série – Esqueceu a lancheira - Orientação, 2º Ano – Indisciplina em Sala - Direção, 3º Semestre – Baixo rendimento nos projetos - Pedagógico. Vinculo de Setor: Verificar se as ocorrências estão sendo lançadas através das telas ocorrência individual ou ocorrência por turma. Acesso Módulo Agregado: Através da tela Acesso módulo agregado deverá ser liberada a aplicação “Ocorrências”.

Pesquisas

Permite ao aluno responder questionários lançados pela instituição para obter dados estatísticos.

Para que esta função seja disponibilizada no Portal Aluno, verifique no Módulo Gestão se a relação listada abaixo está devidamente cadastrada: Pesquisas: Verificar se as pesquisas estão devidamente cadastradas na tela Cadastro de pesquisa. Exemplo: Avaliação da Palestra de Mauro Tolledo – 01/06/2006 até 15/06/2006 – Sim - Não. Perguntas e Respostas: Verificar se todas as perguntas da pesquisa estão cadastradas, e se cada pergunta possui as devidas respostas, na tela Pesquisa x Perguntas. Exemplo: O que você achou do novo Portal dos Professores? – Muito Bom, Bom, Regular, Ruim. Acesso Módulo Agregado: Através da tela Acesso módulo agregado deverá ser liberada a aplicação “Pesquisas”.

Biblioteca

Permite ao aluno pesquisar a disponibilidade de livros na biblioteca da instituição e entrar na lista de espera.

Para que esta função seja disponibilizada no Portal Aluno, verifique no Módulo Gestão se a relação listada abaixo está devidamente cadastrada: Biblioteca: Verificar se a instituição possui este módulo contratado e se as setoriais e acervos estão devidamente cadastrados. Acesso Módulo Agregado: Através da tela Acesso módulo agregado deverá ser liberada a aplicação “Biblioteca”.

Consultas Diversas

Permite ao aluno, pais e/ou responsáveis visualizar relatórios de ficha de acompanhamento escolar, histórico acadêmico, quadro de horário, assim como declaração de imposto de renda.

Para que esta função seja disponibilizada no Portal Aluno, verifique no Módulo Gestão se a relação listada abaixo está devidamente cadastrada: Competência: Verificar se o modelo de histórico padrão dos cursos está de devidamente selecionado na tela Competência. Acesso Módulo Agregado: Através da tela Acesso módulo agregado deverão ser liberadas as aplicações “Consultas Diversas”, “Consultas Diversas-Declaração de imposto de renda”, “Consultas Diversas-Ficha de acompanhamento escolar”, “Consultas Diversas-Histórico acadêmico”, “Consultas Diversas- Quadro de horário”.

Meus dados

Permite ao aluno, pais e/ou responsáveis atualizar as informações cadastrais dos alunos.

Para que esta função seja disponibilizada no Portal Aluno, verifique no Módulo Gestão se a relação listada abaixo está devidamente cadastrada: Acesso Módulo Agregado: Através da tela Acesso módulo agregado deverão ser liberadas as aplicações “Meus dados-Censo”, “Meus dados-Dados cadastrais”, “Meus dados-Dados comerciais”, “Meus dados-Endereço”, “Meus dados-Identificação”.

Caixa Postal

A função Caixa Postal permite ao aluno, pais ou responsável se corresponder com os professores ou funcionários da instituição através de um e-mail interno do sistema, enviando e recebendo mensagens de diversos assuntos do dia-a-dia das aulas.

Para que esta função seja disponibilizada no Portal Aluno, verifique no Módulo Gestão se a relação listada abaixo está devidamente cadastrada: Acesso Módulo Agregado: Através da tela Acesso módulo agregado deverá ser liberada a aplicação “Caixa Postal”.

Importante! No momento em que se cadastra um aluno no sistema, é criado um e-mail interno para ele, que não servirá para se corresponder com e-mails fora do sistema. Esse e-mail será formado com a primeira letra “A”, indicando aluno, seguido do código do aluno “16” e por último a extensão particular do sistema “@aluno”.

Liberação do Portal

As configurações para disponibilizar o Portal do Aluno começam pela tela “ Libera Acesso Módulos”. Ela possibilita a liberação ou o bloqueio de todos os portais (ou módulos) do sistema.

Na tela “ Calendário de Liberação de Acesso”, você pode definir em quais dias da semana e em quais horários o Portal do Aluno pode ser acessado. Caso um usuário tente utilizar o portal em horário não habilitado, o sistema abrirá a tela de aviso: “Módulo temporariamente bloqueado pela instituição”.

As funções do portal que serão disponibilizadas aos alunos devem ser selecionadas na tela “ Acesso a Módulo Agregado” - atenção: esta liberação deve ser realizada anualmente.

Feito isto, é hora de ir para a tela “ Gera Login” para criar a senha que dá acesso ao portal. O sistema pode gerar senhas para todos os alunos de uma só vez. Nesta mesma tela é possível bloquear ou alterar a senha de usuários. As senhas devem conter mais de seis caracteres e não podem coincidir com a data de aniversário do usuário. O sistema aceita símbolos matemáticos, caracteres alfanuméricos ou literais. Para gerar o login, é necessário ainda criar uma resposta secreta, que deve ser diferente da senha. A instituição pode definir se a resposta secreta precisa ser informada ou não no momento do acesso ao portal.

Importante! A instituição pode gerar senhas para todos os alunos de uma única vez. A liberação de acesso é por ano letivo e deve ser feito a cada ano em Acesso Módulo Agregado.