Apostila público, Liberação do sistema

Metodologia

Para que você possa aprimorar seus conhecimentos e utilizar o sistema com segurança, a empresa fornecedora do software desenvolveu os materiais didáticos, com módulos que lhe possibilitará conhecer as principais funções do sistema.

Material didático

Este material contém de forma resumida a explicação das principais funções relacionadas ao tema em estudo. A leitura deste material deve ser acompanhada da leitura da Wiki de cada tela aqui citada, para complementação do estudo. Lá você encontrará uma descrição do funcionamento da tela, regras e dicas de utilização. Para acessá-la, basta clicar no botão “WIKI” disponível na própria tela.

Introdução

Por meio deste material você conhecerá os dados/configurações que devem ser conferidos e, se necessário, ajustados no sistema e aqueles que podem ser complementados para adequá-lo às necessidades de sua instituição.

Ajustes iniciais

Na liberação do sistema, algumas informações vêm pré-cadastradas de forma padrão, mas não necessariamente são as que sua instituição utiliza, ou foram migradas através dos dados existentes no sistema anterior. Desta forma, faz-se necessário que, antes de iniciar a utilização, sejam feitas algumas verificações, cadastradas as informações faltantes e ajustadas as informações pré-cadastradas que não correspondem à realidade de sua instituição.

Ao ser liberado o sistema, a matrícula dos alunos já pode ser realizada. No entanto, para que o sistema se adéque a sua instituição, é importante que sejam realizadas conferências dos dados cadastrados. Veja abaixo o que você deve verificar:

1. Dados da instituição – tela Dados cadastrais da instituição: o sistema está configurado com informações básicas sobre a instituição. Verificar os dados cadastrais da instituição e ajustá-los e/ou complementá-los conforme necessidade, tais como:

• CNPJ;
• Endereço;
• Diretor(a) Geral;
• Diretor(a) Acadêmico;
• Diretor(a) Responsável;
• Secretário(a).

Obs.: Os diretores, para serem vinculados nesta tela, devem ser previamente cadastrados através da tela Cadastro de professor.

2. Relatórios para conferência – a estrutura dos cursos pré-cadastrada poderá ser conferida por meio dos seguintes relatórios:

• Relação de turmas – tela Relatório de parametrização – modelo Curso x Turma: verificar as turmas (Instituição x Curso x Série x Turma) existentes para matrícula.

Obs.: Caso a instituição trabalhe com nomes distintos do que está cadastrado ou deseje liberar mais turmas para matrícula, deve alterar para que correspondam a sua realidade (vide item 3).

• Grade de disciplinas – Relatório de grade curricular – modelo Grade ofertada: verificar as disciplinas ofertadas para cada série.

Obs.: Recomendamos que se certifique se a nomenclatura das disciplinas está de acordo com os documentos oficiais utilizados pela instituição. Exemplo: boletim, histórico, etc. Caso a instituição trabalhe com nomes distintos do que está cadastrado, deve alterá-los para que correspondam a sua realidade (vide item 3).

3. Conferência dos dados acadêmicos dos cursos/séries – tela Montagem da série: Conforme identificado no item 1, verificar os dados vinculados às séries e ajustá-los e/ou complementá-los conforme necessidade, como:

• Grade Curricular (disciplinas da série);
• Turmas ofertadas;
• Documentação exigida para a matrícula;
• Períodos avaliativos (bimestre/trimestre/semestre) e vigências.

Obs.1: Caso necessário incluir disciplinas ainda não existentes, primeiro você deve incluir a disciplina no cadastro geral para depois poder incluí-la na grade. Para isso, vá primeiro na tela Cadastro de disciplina e após efetuar o cadastro retorne a esta opção que a disciplina aparecerá para ser escolhida.

Obs.2: Igualmente, para incluir a documentação, cadastrar primeiro no cadastro geral através da tela Cadastro de documentação.

Lembre-se sempre de pesquisar a existência da informação antes de incluir uma nova, evitando duplicidade nos cadastros.

Ajustes complementares

Após a conferência da estrutura padrão, o sistema poderá ser complementado para melhor se adaptar à realidade da instituição. Veja a seguir o que sugerimos que seja complementado:

1. O sistema está configurado para iniciar a numeração dos alunos (código pessoal do aluno) e das matriculas (número de matrícula) de forma sequencial e iniciando em 1 (um). Antes de iniciar o cadastramento dos alunos, verifique se este é o formato que será utilizado pela sua instituição. As opções de codificação podem ser verificadas e alteradas através da tela Parâmetro genérico. Para as numerações que utilizam a referência do ANO, este é baseado no ano informado na tela Parâmetro institucional e deve ser alterado para anos anteriores, caso necessário, lembrando sempre de retornar para o ano atual antes do início das matrículas.

2. As disciplinas da Parte Diversificada do histórico acadêmico, depois de cadastradas conforme item 3 de “Ajustes iniciais”, deverão ser indicadas como tal em: Cadastro de disciplina de histórico. Deverá ser feita a pesquisa pela disciplina e alterado o campo “Base Nacional”.

3. Caso a instituição trabalhe com período integral, deverá selecionar as disciplinas que serão trabalhadas no período oposto ao de matrícula do aluno, através da tela Montagem da série. Depois de identificadas as disciplinas integrais, os alunos deverão ser matriculados nestas através da tela de matrícula. Obs.: Vale ressaltar que o sistema atualmente não trabalha com “período integral”. Os períodos são “Manhã”, “Tarde” e “Noite”, com disciplinas integrais.

4. Cadastrar a carga horária prevista para as disciplinas de cada série através da tela Cadastro CH Prevista.

5. Para cadastrar os professores que lecionam na instituição e incluir o quadro de horário, siga as orientações em: Auxílio para cadastro de professor e quadro de horário.

6. Para liberar os portais Aluno e Professor, siga as orientações em: Liberação Portal Professor

Atenção: Antes de prosseguir para as matrículas, sugerimos que simulem a matrícula de alguns alunos (conforme capacitação de matrícula), verificando se as opções disponíveis na matrícula conferem com o que foi estabelecido pela instituição. Não salvar a matrícula neste momento.