Apostila público, Registro de notas

Metodologia

Para que você possa aprimorar seus conhecimentos e utilizar o sistema com segurança, a empresa fornecedora do software desenvolveu os materiais didáticos, com módulos que lhe possibilitará conhecer as principais funções do sistema.

Material didático

Este material contém de forma resumida a explicação das principais funções relacionadas ao tema em estudo. A leitura deste material deve ser acompanhada da leitura da Wiki de cada tela aqui citada, para complementação do estudo. Lá você encontrará uma descrição do funcionamento da tela, regras e dicas de utilização. Para acessá-la, basta clicar no botão “WIKI” disponível na própria tela.

Introdução

Neste módulo você aprenderá a utilizar as funções “Registro de Notas e Faltas”, “Encerramento letivo” e “Histórico acadêmico”.

Registro de médias e faltas

Com a função “Registro de notas e faltas” você pode digitar as médias e a frequência dos alunos no sistema.

Funções

A tela digita boletim é dividida em duas pastas. Na primeira pasta, informe se a digitação será por aluno ou turma e passe para a pasta “Nota”, onde serão apresentados os períodos para digitação. A digitação por turma possibilita que as faltas sejam digitadas no mesmo momento das notas. Quando digitado notas por aluno, as faltas deverão ser registradas através da tela digita faltas - turma.

Quando a instituição trabalhar com pareceres descritivos ao invés de notas, poderá registrar através da tela parecer descritivo.

Ao final do ano letivo, deverá ser feito o cálculo de médias. Antes do cálculo, verifique se a fórmula para calculo da média anual foi devidamente informada através da tela fórmula de avaliação e está vinculada à série através da tela parâmetros. Se os cadastros e fórmula estiverem corretos, proceda com o cálculo da média, atentando para o campo Aplicação, que deve informar “Anual”.

Com a emissão de um boletim (através da tela Relatório GDoc), você terá condições de saber quais alunos estão em recuperação anual.

Digitadas as notas de recuperação através da tela Digitação de recuperação, calcule as médias pós-recuperação (através da tela cálculo de média, atentando para o campo aplicação, que agora deve informar “Rec. Anual”) e emita o boletim do momento final.

ATENÇÃO: Para garantir a integridade das informações repassadas para o sistema é aconselhável que se faça encerramentos após a emissão dos boletins de cada período. Por exemplo: terminada a emissão dos boletins do primeiro bimestre/trimestre, quando há certeza de que as notas não serão mais modificadas, que todos os dados estão corretos, faça o encerramento do período. Agindo desta forma, ninguém mais poderá mudar os dados ali contidos. Este processo parcial, realizado a cada final de período, facilita o encerramento letivo da instituição. Para realizar o encerramento parcial acesse a tela Encerramento letivo.

Relatórios

Com as médias e faltas digitadas, você poderá emitir relatórios de notas, como:

• Boletim (tela Relatório GDoc): nesta tela serão apresentados os modelos de boletim confeccionados através da funcionalidade “GDOC”. Caso nenhum modelo esteja disponível, ou, caso os modelos disponíveis não atendam as necessidades da sua instituição, deverá ser criado um modelo específico para posterior emissão. Quando a instituição utilizar parecer descritivo, lembre-se de confeccionar um modelo que atenda a esta necessidade;
• Grade de notas (tela Relatório Grade de notas): contém alguns modelos de relatório para conferência de notas.
• Recuperação (tela Relatório de recuperação): contém alguns modelos de relatório para conferência de notas/ alunos em recuperação.

Encerramento letivo

Ao término do ano letivo, quando todas as notas dos alunos já foram calculadas e registradas, deverá ser feito o encerramento letivo. Ao efetuar esse procedimento, o ano estará oficialmente encerrado e não será mais possível fazer alterações em seus dados, a não ser que ele seja reaberto.

Atenção! Esta reabertura não é aconselhável. Ela possibilita que notas sejam alteradas, cálculos já efetuados sejam perdidos e relatórios sejam apresentados de forma diferente dos originais.

Histórico acadêmico

Após o termino do ano letivo, quando todos os boletins já foram emitidos, é hora de emitir o histórico escolar. O histórico informa os registros efetuados para o aluno durante o ano, como notas, cargas horárias e percentual de frequência.

Funções

A emissão do histórico é tratada no sistema de duas formas distintas:

• Processamento: Quando o histórico é gerado automaticamente, com base nos dados e notas digitadas no sistema no decorrer do ano letivo.
• Cadastro: Quando os dados do histórico são digitados em uma tela específica (tela “ Registro”).

Antes de emitir um histórico você deve verificar na configuração do sistema:

• Se já existe competência cadastrada para o curso que você quer emitir histórico;
• Se o modelo do histórico foi confeccionado (no GDOC);
• Se os dados da instituição estão corretos (na tela Dados cadastrais;
• Se já existe Diretor cadastrado (na tela Parâmetro institucional);

Processamento de histórico

É no Processamento de Histórico (tela processa histórico do ano) que todos os registros do aluno realizados no sistema durante o ano são gerados de forma automática, evitando a digitação um a um. Para que essas informações sejam carregadas corretamente, é imprescindível fazer o “Encerramento letivo” (conforme item anterior).

O processamento pode ser feito por aluno ou por série. Se já existir um cadastro de históricos de outros anos para o aluno, o sistema o atualiza com os dados do ano corrente.

Ao finalizar o processamento, o cadastro com todas as informações do aluno aparece na tela “ Registro”. Para pesquisar o cadastro gerado, basta digitar o código do aluno.

Caso o aluno já tenha históricos de outros anos cadastrados, eles são apresentados numa lista, incluindo o da série recém processada. Selecione o ano que você irá utilizar.

Na aba “Resultado” são apresentadas todas as informações relacionadas ao ano letivo escolhido, como carga horária total e percentual de frequência.

Na aba “Disciplina” você visualiza cada matéria cursada e suas respectivas informações.

Cadastro de Histórico

O cadastro de históricos dos alunos que ainda não tem informações registradas no sistema é digitado diretamente na tela “ Registro”.

Cada ano escolar deve representar um cadastro, para que no momento da emissão todos os anos sejam apresentados de forma correta em um único documento.

Informações adicionais ao histórico

A qualquer momento, você pode incluir dados que sejam pertinentes aos históricos processados ou cadastrados. Estas informações extras podem ser:

Observações

Você pode incluir diversas observações (através da tela Observação de histórico), sempre cadastradas por aluno.

Dependendo do modelo de histórico escolar da sua instituição, pode ser incluída uma observação a todos os alunos do curso, pela tela “Curso x Competência” campo síntese de avaliação.

Adaptações

Coloque todas as informações necessárias para incluir a adaptação, como: disciplina cursada, ano de referência, nota recebida e carga horária (através da tela Adaptações de histórico).

Dispensa de Disciplina

Ao dispensar o aluno de uma disciplina (através da tela Dispensa de disciplina) o histórico escolar apresenta a letra “D” na linha referente a esta matéria. O aluno é automaticamente aprovado na disciplina.

Dependência

Além das disciplinas do curso regular do aluno, o histórico escolar deve apresentar informações de disciplinas cursadas como dependência. Caso o modelo de histórico da sua instituição não carregue automaticamente as informações, você pode cadastrá-las como uma observação para que apareçam na emissão (através da tela Observação de histórico).

Registro de Secretaria

Esta função informa onde ficou registrado o histórico do aluno dentro do livro de registros da secretaria (através da tela Registro de secretaria). O cadastro abrange os números do livro, da folha e do registro, a data e sua relação.

Emissão do histórico

Antes de fazer a emissão dos documentos, confira se os dados inseridos no cadastro condizem com o que deve ser apresentado ao aluno.

A emissão é realizada por turma ou por aluno (através da tela Relatório GDoc). Você pode optar por apresentar o certificado e/ou a guia de transferência, de acordo com o modelo de histórico confeccionado por sua instituição.