Apostila público, Rematrícula sequencial

De GWiki

Tabela de conteúdo

Metodologia

Para que você possa aprimorar seus conhecimentos e utilizar o sistema com segurança, a empresa fornecedora do software desenvolveu os materiais didáticos, com módulos que lhe possibilitará conhecer as principais funções do sistema.

Material didático

Este material contém de forma resumida a explicação das principais funções relacionadas ao tema em estudo. A leitura deste material deve ser acompanhada da leitura da Wiki de cada tela aqui citada, para complementação do estudo. Lá você encontrará uma descrição do funcionamento da tela, regras e dicas de utilização. Para acessá-la, basta clicar no botão “WIKI” disponível na própria tela.

Introdução

Para que um ano letivo (período acadêmico) esteja disponível no sistema para início das matrículas, algumas informações precisam ser previamente configuradas. Estes dados definem, dentre outras coisas, qual é a estrutura de cursos disponível na Instituição (cursos, séries e turmas disponíveis).

Esta é uma fase que precede o período de matrícula e deve ser providenciada com uma relativa antecedência. Por ser um trabalho executado com pouca frequência, é natural que os administradores do sistema necessitem de um documento de referência que sirva como guia, relacionando todos os dados que devem ser incluídos ou alterados no sistema.

Importante lembrar

As definições contidas neste documento são as necessárias para montar todo o ano letivo e preparar o sistema para a matrícula dos alunos. Algumas instituições podem optar em não utilizar determinadas funcionalidades, devido à sua regra de negócio.

Listamos abaixo as configurações obrigatórias para a realização das matrículas no sistema. Desta forma, caso a instituição necessite configurar o sistema para liberar rapidamente o início das matrículas, execute primeiramente estes itens fundamentais para liberação desta função.

  • Cursos e séries/fases
  • Grade curricular dos cursos
  • Montagem das séries/fases
  • Quadro de horários, horários das aulas, professores
  • Determinação do ano padrão
Importante: Para melhorar a qualidade da gestão na instituição, todos os itens a seguir devem ser preparados no sistema, de acordo com a regra de negócio de cada instituição. Os itens listados como opcionais significa que poderão ser tratados posteriormente (caso a instituição trabalhe com aquela informação).




Levantamento inicial

É comum que o usuário comece a fazer a alteração no sistema e tenha de interromper o processo para colher alguma informação junto ao setor competente. Essas interrupções provocam um considerável atraso no processo de preparação para matrículas, além de consumir mais tempo das pessoas responsáveis pelas definições dos assuntos acadêmicos na instituição.

Portanto, antes de iniciar a atualização do sistema, é imprescindível que seja realizado um levantamento detalhado de todas as informações que serão utilizadas. Enquanto estiverem “no papel”, todas as definições podem ser revistas e alteradas sem maiores impactos ou perda de tempo.

Nesta fase, o próprio sistema pode ser usado como fonte de consulta, visto que muitas das informações já estão cadastradas, pois foram utilizadas para anos/semestres anteriores. Deve-se considerar também que muitas instituições procuram manter basicamente a mesma estrutura de cursos ao longo dos anos, realizando pequenas alterações para ajustes ou ofertando eventualmente novos cursos e/ou séries, que devem ser cadastrados no sistema.

A seguir são relacionados os principais dados que devem ser obtidos na fase de levantamento:

Informações acadêmicas

Para cursos em andamento:
1. Identifique qual Estrutura de Cursos estará disponível na instituição no próximo ano letivo.
2. Identifique quais professores lecionarão quais disciplinas no próximo ano letivo.
3. Identifique junto à coordenação se haverá alteração nos horários de aula, e como ficará o quadro de horário de todas as séries/fases.
4. Identifique quais Períodos de avaliação estarão disponíveis para cada curso da instituição, assim como a data de início e término de cada um
5. Faça o levantamento de todos os feriados e recessos que ocorrerão no próximo ano letivo.
6. Identifique quais Tipos de Notas serão utilizados pela instituição no próximo ano letivo para todas as séries. Determine uma abreviação para cada tipo de nota.
7. Identifique quais Regras de Arredondamento serão utilizadas durante o cálculo das médias.
8. Identifique quais Faixas de Frequência serão utilizadas para o tratamento das faltas dos alunos às aulas ministradas, indicando a aprovação ou reprovação dos alunos por frequência.
9. Identifique qual será a quantidade de Horas Previstas (carga horária) para cada disciplina em cada um dos Períodos do próximo ano letivo.
10. Enumere quais as Disciplinas de cada série/fase e quais Documentos serão exigidos na matrícula.
11. Identifique, para cada Série/fase, quais são as Fórmulas de Avaliação e as médias para aprovação.
12. Antes de fazer as atualizações verifique também quais são os campos disponíveis na tela de Parâmetros da série, e que valores deverão ser fornecidos para cada um.
13. Identifique, para cada Série/fase, quais modelos dos documentos oficiais serão utilizados (histórico, diploma, etc.).
Se houver novos cursos:
1. Determine quais Cursos, Séries/fases e Turmas deverão ser criadas e quais os Períodos em que as aulas serão ministradas.
2. Busque os dados da grade de curricular dos mesmos, bem como as disciplinas.
3. Identifique todos os itens listados para os cursos em andamento.

Preparação - Montagem do ano letivo

Utilizando as informações previamente obtidas, o processo de montagem do próximo ano letivo será dividido em 3 momentos:

1. Conferência dos dados (opcional para cursos em andamento; obrigatório para cursos novos)

2. Replicação de dados (obrigatório)

3. Ajuste dos dados (obrigatório)

DICA: Para cursos em andamento, a conferência dos dados é uma fase que deve ser feita nos casos de alteração de estrutura curricular. Caso contrário, as informações utilizadas no ano anterior serão as mesmas para o próximo período letivo e podemos passar diretamente para a fase de replicação dos dados.




Conferência dos dados

Neste momento deverão ser conferidos se os dados necessários para a montagem do próximo ano já estão cadastrados no sistema. O que não estiver cadastrado deverá ser feito neste momento.

Parte acadêmica

Documentação (opcional)
Verifique se todos os documentos exigidos na matrícula do próximo ano letivo estão cadastrados no sistema. Para tal, consulte a tela Cadastro de documento
  • Havendo novos documentos faça o cadastramento. Podem ser cadastrados, por exemplo:
  • Foto 3 x 4
  • Fotocópia da carteira de identidade
  • Comprovante de residência
Disciplinas (obrigatório)
1. Verifique se todas as disciplinas do próximo período estão cadastradas no sistema. Para tal, consulte a tela Cadastro de Disciplina
  • Havendo novas disciplinas faça o cadastramento.
2. Verifique se todas as atividades complementares estão cadastrados no sistema. Para tal, consulte a tela [[Atividade complementar, Cadastro | Cadastro de atividade complementar
  • Havendo novas atividades faça o cadastramento.
Períodos Avaliativos (obrigatório)
Verifique se todos os períodos avaliativos estão cadastrados no sistema. Para tal, consulte a tela Cadastro de período
  • Havendo novos períodos faça o cadastramento. Normalmente são considerados como períodos: bimestre, trimestre, semestre, etc.
Tipos de Notas (opcional)
Verifique se todos os tipos de notas estão cadastrados no sistema. Para tal, consulte a tela Cadastro de tipo de nota
  • Havendo novos tipos de notas faça o cadastramento. É importante definir a obrigatoriedade do tipo de notas.
  • Alguns exemplos de tipos de notas podem ser: Prova Mensal (PM), Trabalho (TRAB), Redação (RED), Testes (T1, T2, T3), etc.
Fórmulas de Avaliações (opcional)
Verifique se todas as Fórmulas de Avaliação estão cadastradas no sistema. Para tal, consulte a tela Cadastro de fórmula de avaliação
  • Havendo novas fórmulas faça o cadastramento.
  • Quando houver alteração de fórmula, sempre cadastre uma nova (não altere fórmulas já utilizadas)
  • Procure simular os resultados das fórmulas antes de aplicá-las.
  • Tente utilizar fórmulas de baixa complexidade. Lembre-se de considerar a obrigatoriedade do tipo de notas quando definir uma fórmula.
Cursos e Séries (obrigatório)
1. Verifique se todos os cursos estão cadastrados no sistema. Para tal, consulte a tela Cadastro de curso
  • Havendo novos cursos faça o cadastramento.
2. Verifique se todas as séries estão cadastradas no sistema. Para tal, consulte a tela Cadastro de série
  • Havendo novas séries faça o cadastramento
  • Caso seja cadastrada uma nova série, esta deverá ser vinculada à instituição através da tela Vincular IE e a competência do curso na tela Cadastro de competência
Grade Curricular (obrigatório)
1. Havendo novos cursos na instituição ou caso algum curso passe a ter uma nova grade curricular deve-se cadastrar no sistema. Para tal, acesse a tela Cadastro da grade curricular.
2. Em seguida vincule as disciplinas e cargas horárias destas disciplinas às respectivas grades. Para isso, acesse a tela Vínculo da disciplina à grade curricular.
3. Defina os pré-requisitos existente entre as disciplinas da grade. Para isso, acesse a tela Cadastro de pré-requisito.
4. Defina a equivalência de disciplinas entre grades do mesmo curso ou de cursos distintos. Para isso, acesse a tela Cadastro de equivalência.
5. Defina também qual a grade curricular ativa para cada série/fase criada acessando a tela Oferta de grade.
Parâmetros das Séries (obrigatório)
1. Complemente os dados que definem detalhadamente cada uma das séries.
2. Atualize os dados no sistema utilizando a tela Parâmetros da série
  • Muito cuidado com as alterações dos parâmetros das séries, pois elas repercutirão no sistema para o ano atual, que está em curso!
  • Como a maioria dos parâmetros afetará somente os aspectos escolares, é recomendável que essas alterações necessárias para o próximo ano sejam realizadas somente após o encerramento do ano letivo corrente.
Atenção: Caso os dados a serem utilizados no próximo ano não sejam exatamente iguais aos utilizados no ano corrente, fica a critério da instituição optar por:
  1. Replicar a informação do ano corrente para o seguinte e depois efetuar os devidos ajustes;
  2. Ou fazer um novo cadastro manualmente (neste caso, pular para o item Ajuste dos dados).






Replicação de dados

Neste momento será feita uma “cópia” da estrutura do ano letivo atual para o próximo ano.

1. A replicação é uma alternativa ao cadastro manual de todos os dados necessários para o procedimento de Rematrícula de alunos, e acessada por meio da tela Replicação de dados

2. Por intermédio desta tela é possível copiar para o ano seguinte muitas informações já cadastradas para o ano corrente, permitindo que você tenha apenas de fazer uma conferência destes dados replicados e alguns ajustes quando necessário. Vale lembrar que nesta fase estão sendo tratados os dados da estrutura de cursos, séries, turmas, disciplinas e afins que a instituição disponibilizará no próximo ano letivo, e não dos alunos. Ao fazer a replicação estamos copiando apenas os dados cadastrais de um ano para o próximo.

3. Na tela de replicação serão informados os dados de uma série origem (de onde os dados serão copiados) e de uma série/fase destino (para onde os dados serão copiados), e serão marcadas as opções (telas) que desejamos que sejam replicadas de um ano para o outro. Aqui o mais comum é que a série/fase origem e destino sejam as mesmas, porém em anos diferentes, pois a estrutura acadêmica de uma determinada série não costuma mudar muito de um ano letivo para o próximo.

Ajuste dos dados

Neste momento deverão ser ajustados os dados que se alteram a cada ano, como quadro de horário, data de início e fim dos períodos.

Atenção: A partir deste ponto, tenha cautela na utilização do campo “Ano exercício” que estará na maioria das telas. Normalmente o ano corrente aparece quando da abertura das telas e a maioria das atualizações devem ser feitas para o próximo ano/semestre!




Parte acadêmica

Montagem das Séries (obrigatório)
Atualize cada uma das novas séries/fases utilizando a tela Montagem da série
  • Na pasta Série, informe a série/fase desejada para cada um dos cursos da escola.
  • Na pasta Disciplina, informe quais serão as disciplinas ministradas na série/fase.
  • Na pasta Turma, informe as turmas que estarão disponíveis para cada série/fase.
  • Na pasta Documentação, cadastre os documentos que serão cobrados dos alunos quando da matrícula.
  • Na pasta Período, registre os períodos de cada uma das séries/fases.
Quadro de Horários (obrigatório)
1. Verifique os horários de aula que serão ministrados na instituição utilizando a tela Horário de aula
  • Havendo novos horários faça o cadastramento.
2. Verifique se todos professores que ministrarão aulas já estão cadastrados no sistema. Para tal acesse a tela Cadastro de professor
  • Havendo novos professores faça o cadastramento.
3. Monte o quadro de horário para o próximo período letivo. Utilize a tela Cadastro de quadro de horário
  • O quadro deve ser montado para todas as turmas que serão ministradas no próximo período.
Fórmula Disciplina (opcional)
Relacione as fórmulas às disciplinas de cada série/fase utilizando a tela Fórmula da disciplina
  • Essa associação é opcional caso a instituição opte por digitar as médias das disciplinas (média fechada).
  • À medida que as fórmulas são associadas às disciplinas, o sistema gera o relacionamento dos tipos de notas dessas disciplinas às séries/fases em que elas são ministradas.
Parâmetro de nota (opcional)
Verifique se todos os Tipos de Notas estão relacionados a cada série/fase utilizando a tela Parâmetro de notas
  • Quando as fórmulas foram relacionadas às disciplinas o sistema gerou automaticamente a associação entre os tipos de notas utilizados nas fórmulas e as disciplinas que as utilizam.
Regra de Arredondamento (opcional)
Verifique se todas as faixas de arredondamento de médias estão cadastradas no sistema. Para tal, consulte a tela Regra de arredondamento
  • Havendo necessidade de alteração na forma de arredondamento das médias, cadastrá-las.
  • Defina faixas de notas que abranjam todos os valores possíveis. Por exemplo, se as notas máximas e mínimas forem 100 e 0 respectivamente, não defina faixas do tipo: “1 a 50” e “51 a 100”, pois os valores de “0” a “0,9” não serão tratados, causando um mau funcionamento das fórmulas.
  • Tenha cautela também quanto à quantidade de casas decimais utilizadas.
Regra de Frequência (opcional)
Verifique se todas as faixas de frequência estão cadastradas no sistema. Para tal, consulte a tela Regra de frequência
  • Havendo necessidade de modificar as faixas de frequência, alterá-las.
  • Exemplo: Um aluno pode ser reprovado se não atender até 49,9 % das aulas ministradas, independentemente da nota.
Carga Horária Prevista (obrigatória)
Informe as cargas horárias previstas para cada disciplina de cada série utilizando a tela Cadastro de CH Prevista
  • Ao cadastrar a carga horária prevista o sistema replica a informação para a tabela de carga horária efetiva.
Determinação do Ano Padrão (obrigatório)
Altere o ano que será utilizado como “padrão” para as matrículas do próximo período letivo. Para tal, consulte a tela Parâmetro Institucional e altere o campo “Ano p/ Matrícula”
  • Ao fazer a alteração, solicite aos usuários que registram as matrículas para que tenham atenção redobrada na tela de matrícula quanto ao campo “Ano”.

Dica – Como conferir a montagem realizada

Para conferência da estrutura montada, poderão ser emitidos alguns relatórios como:

  • Curso x Turma ( Parametrização): conferir as turmas existentes para matrícula.
  • Corpo Docente ( Professor): conferir os professores cadastrados para a instituição.
  • Grade curricular ( Grade curricular): conferir as disciplinas disponíveis em cada série/fase (modelo Grade Ofertada). Se houver pré-requisito, conferir através do modelo Grade Curricular 2.
  • Quadro de horário ( Quadro de horário): conferir as disciplinas ofertadas e seus respectivos professores para cada série/fase.
Atenção: Antes de prosseguir para as matrículas, sugerimos que simulem a matrícula de alguns alunos (através da tela Matrícula sequencial), verificando se as opções disponíveis na matrícula conferem com o que foi estabelecido pela instituição. Não salvar a matrícula neste momento.




Matrículas

Neste ponto (após a montagem do próximo ano letivo estar feita e conferida) o sistema já está preparado para receber as novas matrículas. Agora a instituição deve decidir se:

1. As rematrículas serão feitas na secretaria da instituição, através da tela de Matrícula Sequencial;

2. As rematrículas serão feitas de forma automática, gerando uma reserva de vaga para o próximo ano letivo para posterior confirmação (na secretaria ou de forma automática, através do pagamento de boleto);

Atenção: Vale ressaltar a importância da correta digitação de notas e frequência dos alunos e encerramento do ano escolar antes da disponibilização da rematrícula. Isto porque, se o aluno não estiver devidamente aprovado ou reprovado em uma ou mais disciplinas, este não terá uma visualização fidedigna à sua situação no curso, o que acarretará na não disponibilização de alguma disciplina que deseja cursar no próximo período acadêmico.




Veja a seguir os procedimentos necessários para cada situação:

Matrículas na secretaria

Caso a instituição opte por realizar as matrículas na secretaria, estas serão feitas manualmente através da tela Matrícula sequencial.

Matrícula automática

Matrícula automática é o processo de promoção de todos os alunos do ano letivo corrente para a série seguinte no próximo ano letivo, de uma só vez (Exemplo: alunos do 1º Semestre de Jornalismo em 20101 irão para o 2º Semestre de Jornalismo em 20102).

Caso a opção da instituição seja por este processo, você deve realizar as 2 fases descritas a seguir:

1ª fase: Configuração
Tela: Configura
1. O objetivo desta fase é indicar ao sistema para quais séries e turmas os alunos de uma determinada série deverão ser promovidos, e quais parâmetros deverão ser obedecidos nesse processo de rematrícula automatizado. Por isso, nesta fase tratamos dos alunos em si, dizendo a quais séries/fases eles pertencem no momento e para quais séries/fases eles devem ser promovidos.
2. Caso tenha interesse em excluir (ou não configurar) a promoção de alguma turma apresentada na tela, basta apagar os campos série, ano, turma, pois quando estes não estão preenchidos, a promoção dos alunos que tem essa referência não será concluída.
Dica:

Antes de prosseguir para a 2ª fase, atentar aos seguintes pontos:

  • Verifique se existe cadastrada a parametrização anual da instituição para o ano da promoção. Para tal, consulte a tela Parâmetro anual
  • Verifique se a quantidade de vagas da turma destino suporta a quantidade de alunos da turma origem. Para tal, consulte a tela Montagem da série
  • Verifique se a quantidade de vagas das disciplinas está corretamente definida. Para tal, consulte a tela Vagas por disciplina








2ª fase: Processamento
Tela: Processa
1. É nesta tela que efetivamente é realizada a promoção dos alunos da instituição. Nela você deve informar os dados da série/fase e turma para os quais a rematrícula vai ser feita. Ao salvar, as matriculas dos alunos da turma informada serão geradas para o ano letivo seguinte de acordo com configurações feitas anteriormente (tela “Configura”).
2. Recomendamos que seja feita a promoção de uma série/fase e, após sua conferência, se tudo estiver correto, faça o processamento das demais séries.
3. A responsabilidade das informações da promoção é da instituição. Portanto, sugerimos que seja feita mais uma verificação para que se tenha certeza de que tudo esta conforme desejado.
4. Quando a instituição optar que a promoção automática gere uma matrícula do tipo “não confirmada”, esta deverá ser confirmada pelo aluno junto a instituição de ensino, sendo que o ato dessa confirmação pode se fazer por meio de assinatura do contrato (o aluno vai à secretaria e esta confirma a matrícula através da tela Matrícula Sequencial), pagamento da primeira parcela (após o pagamento do boleto e importação do arquivo de retorno bancário referente a parcela, automaticamente a matrícula será confirmada), ou outra forma definida pela instituição de ensino.

Dica - Como gerenciar o período de matrícula

A gestão das matrículas poderá ser feita através de relatórios do Portal acadêmico e também pelo Genion (BI).

No portal, sugerimos a emissão dos relatórios disponíveis na tela Resumo de Matrículas.

Para obter a listagem dos alunos matriculados por série/fase, sugerimos a emissão dos relatórios disponíveis na tela Lista Base.

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