Apostila, Financeiro, Cobrança
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Metodologia
A Gennera busca, por meio das capacitações no formato assíncrono 
, proporcionar flexibilidade de horário e acesso ao curso, pois aprendente e instrutor não necessitam estar ao mesmo tempo e no mesmo local físico para participarem.
Os materiais didáticos são subdivididos em módulos, visando disponibilizar de maneira mais detalhada cada um dos processos trabalhados dentro do sistema, sendo que cada módulo/apostila contém, de forma resumida, a explicação das principais funções relacionadas ao tema em estudo.
A leitura da apostila deve ser acompanhada da navegação e leitura da Wiki de cada tela aqui citada, para complementação do estudo (a ligação entre as páginas é feita nas palavras apresentadas em azul, basta clicar e ser direcionado a tela). Lá você encontrará uma descrição do funcionamento da tela, regras e dicas de utilização. Vale lembrar que a página com descrição da tela também é acessada ao clicar no botão “WIKI” disponível na própria tela, assim, você poderá acessá-la sempre que precisar.
Recomendamos para o estudo que você mantenha uma janela do navegador aberta com a apostila e outra janela com o acesso ao sistema. Desta forma, você pode entrar na tela indicada e estudá-la diretamente no sistema para uma melhor compreensão. Você também pode imprimir a apostila, através do caminho "Arquivo > Imprimir" de seu navegador. Caso opte pela impressão, lembre-se de imprimir também a descrição de cada tela mencionada para que o material fique completo e você não perca nenhum detalhe.
Introdução
Neste módulo você vai aprender a utilizar o sistema para cobrança das parcelas de alunos. Ele apresenta as possibilidades existentes para receber as parcelas lançadas no sistema durante a fase de matrícula, controlar a inadimplência, registrar os contatos de cobrança, etc.
Fluxo de cobrança
Normalmente, a cobrança dos alunos segue o seguinte fluxo de atividades:
- Matrícula dos alunos;
- Emissão dos boletos de cobrança;
- Recebimento das parcelas:
- Por meio do Caixa
- Por meio da Baixa Manual de Parcelas
- Por meio do Retorno Bancário
- Conferência das parcelas em aberto/atrasadas;
- Contato com o responsável pelo pagamento das Parcelas;
- Envio para Cobrança
- Cobrança Externa
Matrícula dos alunos
A matrícula é colocada como uma etapa do fluxo da cobrança por ser a primeira negociação financeira feita com o aluno ou responsável. É nesse momento que as parcelas são geradas e se define as datas de vencimento, a forma de cobrança, etc.
| Este assunto é tratado com mais profundidade na apostila Matrícula curricular (para ensino básico) ou Matrícula sequencial (para ensino superior). |
Emissão dos boletos
Após matricular o aluno no sistema, é necessário emitir os boletos ou o carnê de cobrança. Os boletos podem ser gerados individualmente, por turma ou por série. Essa emissão pode ser feita de formas diferentes, dependendo do convênio que a sua instituição tem com o banco:
- Cobrança Sem Registro: a instituição faz somente a impressão e entrega dos boletos para os alunos.
- Cobrança Com Registro (com geração do número de boleto pela instituição de ensino): a instituição também faz a impressão e entrega aos alunos. No entanto, depois de gerar os boletos no sistema, a instituição fica obrigada a gerar um arquivo de remessa e enviar ao banco, para que se realize o registro dos boletos.
- Cobrança Com Registro (com geração do número de boleto pelo banco): Nessa modalidade de cobrança, antes de imprimir os boletos, a instituição deve realizar o seguinte processo:
- a) Gerar um arquivo para o banco com os registros dos boletos que serão emitidos. Ao receber o arquivo, o banco realiza o registro no sistema interno e cria um número de boleto para cada título. Após a criação dos números de boleto, o banco disponibiliza outro arquivo para a instituição com os boletos registrados.
- b) A instituição importa o arquivo no sistema para gravar os números de boleto gerados pelo banco.
| Importante!
O responsável pela emissão dos bloquetos na instituição deve ter conhecimento de qual modalidade de cobrança passou pelo processo de HOMOLOGAÇÃO e realizar o trabalho da forma contratada junto ao banco, para o correto controle da instituição. Vale ressaltar que NENHUM BOLETO PODE SER EMITIDO E ENTREGUE AOS ALUNOS ANTES DO FINAL DESTE PROCESSO. |
Recebimento das parcelas
Quando o pagamento realizado pelo aluno é compensado na conta corrente da instituição, é preciso registrar o recebimento destas parcelas no sistema. Existem três possibilidades para realizar este registro:
Recebimento no caixa da instituição
Quando a instituição possui uma tesouraria para o recebimento de uma ou mais parcelas, é necessário ter um caixa cadastrado e seguir seu fluxo diário normal de liberação, abertura, recebimentos, bloqueio e encerramento.
| Este assunto é tratado com mais profundidade na Apostila de Caixa. |
Recebimento na Baixa manual de parcelas
A tela de Baixa manual de parcelas pode ser utilizada em duas ocasiões:
- 1. Parcelas pagas pela forma de cobrança “Depósito em Conta Corrente”.
- 2. Quando se começa a utilizar o sistema no decorrer do ano e há a necessidade de registrar os recebimentos dos meses anteriores.
Esta tela permite também estornar parcelas pagas.
| Atenção!
Nesta tela, todos os recebimentos são entendidos pelo sistema como forma de cobrança “Dinheiro”, pois esta função trata apenas parcelas já pagas (os créditos já foram efetivados na conta corrente da instituição). |
Recebimento por arquivos de Retorno Bancário
O processo de recebimento das parcelas por meio do retorno bancário consiste em acessar diariamente o Internet Banking do banco contratado pela instituição e salvar no computador o arquivo com os registros dos pagamentos dos boletos realizados em um determinado período.
Este arquivo deve ser importado no sistema através da tela Retorno bancário, para que as parcelas contidas nele sejam liquidadas de forma automática.
Ajuste Manual de Parcelas
Caso uma ou mais parcelas não sejam encontradas após a importação do arquivo de retorno, é obrigatório o tratamento dessa(s) parcela(s) de forma manual. Para este ajuste, você deve proceder da seguinte forma:
- 1. Pesquise no relatório de LOG a parcela não encontrada. Verifique se existe no sistema alguma parcela relacionada a ela (isto pode ocorrer quando um usuário faz alterações em uma parcela após a emissão do boleto, o que ocasiona a alteração do número de boleto gerado).
- 2. Identificada a parcela efetivamente paga, porém não encontrada no momento da importação do arquivo de retorno, você irá ajustar manualmente este registro realizando a baixa através da tela Ajuste manual.
Assim, é realizada a baixa no sistema da parcela paga pelo aluno. Para verificar se o ajuste foi feito de forma correta, você deve consultar a tela de consulta genérica.
Relatórios de inadimplência
Para identificar os alunos com parcelas em aberto/atraso, utilize o relatório de adimplentes e inadimplentes. Eles podem ser emitidos por aluno, turma, curso, série ou instituição.
Esta função também permite emitir cartas para os inadimplentes, com possibilidade de personalizar o texto. Para emitir etiquetas para as cartas de inadimplentes, basta selecionar o modelo da etiqueta e informar os mesmos dados utilizados para gerar as cartas.
Registro de cobrança
Através da função Registro de cobrança o sistema possibilita que você registre o contato e a negociação da dívida do aluno, assim como o agendamento para futuro contato.
A pesquisa de alunos com parcelas em atraso pode ser feita das seguintes maneiras:
- Por período
- Por dias em atraso
- Por período e dias em atraso
- Por aluno ou responsável financeiro (CPF)
Ao optar pela pesquisa por aluno, o sistema localiza todas as parcelas em aberto vinculadas a ele, independente do responsável financeiro.
Se a opção de pesquisa for por CPF, serão localizadas todas as parcelas em aberto pelas quais o dono do CPF informado é responsável. É o caso dos pais que possuem mais de um filho matriculado na instituição e também dos “adotadores” externos, que se responsabilizam pelo pagamento total ou parcial das parcelas de um ou mais alunos.
Opções de registro
- Cobrança: Você poderá informar a data, horário e a descrição da conversa realizada para negociação da dívida. (O sistema apresenta a data e hora automaticamente, mas você pode alterá-las.)
- Lembrete: Ao incluir um novo registro, você também pode criar um lembrete para eventos futuros. O lembrete aparece para o usuário que o criou. A alteração do usuário que irá visualizar pode ser feita posteriormente, utilizando a tela Lembrete.
Lembrete
A tela Lembrete permite que sejam cadastrados lembretes diversos, além daqueles realizados no registro de cobrança. Ao acessá-la, serão apresentados todos os lembretes em aberto vinculados ao usuário.
